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HomeMy WebLinkAbout01/20/2016 - MinutesR e n t o n L i b r a r y A d v i s o r y B o a r d M e e t i n g M i n u t e s R e n t o n C i t y H a I I , 7 t h f l o o r C o u n c i l C o n f e r e n c e R o o m J a n u a r y 2 0 , 2 0 1 6 5 : 3 0 p . m . I . C A L L T O O R D E R C h a i r E r i c a R i c h e y c a l l e d t h e m e e t i n g t o o r d e r a t 5 : 3 5 p . m . I n A t t e n d a n c e M e m b e r s : L a u r i e B e d e n , L y n n e K i n g , E r i c a R i c h e y , C a t h e r i n e P l o u e - S m i t h , K i m U n t i C i t y S t a f f : T e r r y H i g a s h i y a m a , K e l l y B e y m e r , P e t e r R e n n e r , D i a n e W a g n e r , M a r g i e B e i t n e r K C L S S t a f f : J o h n S h e l l e r G u e s t s : K i n g P a r k e r I I . A P P R O V A L O F A G E N D A L y n n e K i n g m a d e a m o t i o n t o a p p r o v e t h e a g e n d a a s p r e s e n t e d . K i m U n t i s e c o n d e d . A l l w e r e i n f a v o r , m o t i o n c a r r i e d , a g e n d a a p p r o v e d . I I I . A P P R O V A L O F M I N U T E S K i m U n t i m a d e a m o t i o n t o a p p r o v e t h e O c t o b e r 2 0 1 5 m i n u t e s , L y n n e K i n g s e c o n d e d . A l l w e r e i n f a v o r , m o t i o n c a r r i e d , m i n u t e s a p p r o v e d . I V . O R A L C O M M U N I C A T I O N S / P U B L I C C O M M E N T S N o n e . V . B O A R D C O M M U N I C A T I O N S N o n e . V I . A C T I O N / B R I E F I N G T h e g r o u p d i s c u s s e d t h e 2 0 1 6 g o a l s a n d t h e s t e p s t o i n i t i a t e t h e g o a l p r o c e s s . T h e y t a l k e d a b o u t o n g o i n g e d u c a t i o n o n i n t e l l e c t u a l f r e e d o m , c o m m u n i t y c o n n e c t i o n a n d h o w b o a r d c a n b e t t e r u s e t h e d a t a a n d a s s i s t . T h e y a l s o t a l k e d a b o u t t e c h n o l o g y , i . e . e - b o o k s , w h e r e d o e s K C L S s e e i t s e l f i n f i v e y e a r s . S o m e o f t h e o t h e r g o a l i t e m s d i s c u s s e d a r e a t t a c h e d a n d i t w a s d e c i d e d t h e F e b r u a r y m e e t i n g m a y b e a g o o d t i m e t o d i s c u s s p r i o r i t i z i n g t h e l i s t a n d a d d a c t i o n i t e m s a n d a s s i g n i n g d u t i e s . V I I . C I T Y R E P O R T / T e r r y H i g a s h i y a m a , P e t e r R e n n e t P e t e r R e n n e r t a l k e d a b o u t t h e H i g h l a n d s L i b r a r y a n d t h e l e n g t h o f t i m e t o g e t e l e c t r i c i t y t o t h e b u i l d i n g , t e s t c o m m i s s i o n i n g o f e q u i p m e n t s u c h a s H V A C s y s t e m , a n d w h i l e o v e r s e e i n g t h e c o m m i s s i o n i n g o n e m u s t d e c i d e t o s l o w d o w n r e v i e w i n g a l l e q u i p m e n t a n d m a k e s u r e i t i s a l l w o r k i n g t o t h e b e s t o f i t s a b i l i t y . T h e r e i s a l s o c l e a n u p a n d m o r e p r e s e n t a t i o n a n d p o w e r , w h i c h w a s e x p e c t e d t h r e e w e e k s a g o . T h e e q u i p m e n t t e s t i n g i n c l u d e s e l e v a t o r s , H V A C , e t c . T h e c o n d i t i o n s a r e v e r y m u d d y r i g h t n o w d u e t o t h e r a i n a n d t h e d r i v e w a y i s n o t y e t d o n e . H : \ B o a r d s a n d C o m m i s s i o n s \ L i b r a r y B o a r d \ 2 0 1 6 \ 2 0 1 6 O 1 \ 2 0 1 6 1 M i n u t e s . d o c C i t y o f R e n t o n L i b r a r y B o a r d M i n u t e s J a n u a r y 2 0 , 2 0 1 6 P a g e 2 o f 3 D e l a y i s o k a y , b e t t e r t o h a v e t h i n g s w o r k ! N o t e o n t h e v a n d a l i s m w i t h t h e w i n d o w s : t h e p o l i c e a r e c o n f i d e n t t h e y h a v e a n i d e a o f w h o d i d t h i s a s t h e p e r s o n i s k n o w n t o h a v e d o n e t h i s e l s e w h e r e a n d t h e y j u s t n e e d a l i t t l e t i m e t o p u t t o g e t h e r a c a s e . T h e g r a n d o p e n i n g i s o b v i o u s l y p u s h e d b a c k a t t h e m i n i m u m o n e m o n t h b u t t h e b o a r d w i l l b e u p d a t e d a s s o o n a s t h e i n f o r m a t i o n i s a v a i l a b l e , h o p i n g f o r m i d t o e n d o f M a r c h . O n e o f t h e i t e m s s t i l l o u t s t a n d i n g f r o m t h e D o w n t o w n L i b r a r y i s t h e c h a n g e o r d e r f r o m e l e c t r i c a l c o n t r a c t o r , m o s t l y h a v i n g t r o u b l e a g r e e i n g o n n u m b e r s b e t w e e n s u b s - c o n t r a c t o r s , t h e C i t y , e t c . a n d n o t e d t h e r e i s a o n e - y e a r w a r r a n t y o f w o r k a f t e r c o m p l e t i o n . S t i l l w o r k i n g o n t h e r a i l i n g a c r o s s b r i d g e , i n s t a l l a t i o n o f t h r e e p l a q u e s , t h e l a n d s c a p i n g , a n d a f e w o t h e r i t e m s . V I I I . K C L S R E P O R T / J O H N S H E L L E R J o h n S h e l l e r t a l k e d a b o u t t h e S k y w a y L i b r a r y a n d t h e l o c a l s t a f f w h o w e r e u n a b l e t o p r o c e e d w i t h a n y t h i n g u n t i l a f t e r J a n u a r y 3 b u t w e n t i n w h i l e f u r n i t u r e w a s b e i n g i n s t a l l e d a n d s e t u p l a p t o p / c a r d a r e a , e t c . , a n d h e s a i d t h e c o l l e c t i o n i s a p p r o x i m a t e l y 1 / 3 n e w a n d d i s c u s s e d t h e s h e l v i n g , h a v i n g t h e m o v e r s k e e p e v e r y t h i n g i n o r d e r t o u n l o a d s h e l f b y s h e l f f u l l c o l l e c t i o n J a n u a r y 4 , ( 2 - 3 d a y t u r n a r o u n d ) . T h e S k y w a y L i b r a r y h a s i n d u s t r i a l f e e l h i g h c e i l i n g s , c o o l w i n d o w s , w i t h l i g h t s t h a t c h a n g e c o l o r s , c o n f e r e n c e t a b l e w i t h l a r g e g l a s s t o p a n d a i r p l a n e t a i l s t a b i l i z e r , a n d a r e a l f e e l o f R e n t o n . J o h n w i l l s e t a d a t e , m a y b e a T u e s d a y o r W e d n e s d a y b e f o r e t h e o p e n i n g a n d w i l l i n v i t e t h e g r o u p f o r a w a l k t h r u . H i g h l a n d s s h e l v i n g i s n o t r e a d y . T h e n e w b u i l d i n g i s l a r g e r a n d o v e r Y 2 o f t h e f a c i l i t y w i l l b e n e w c o l l e c t i o n . O n c e o c c u p a n c y i s r e c e i v e d , K C L S s t a f f w i l l c l o s e e x i s t i n g l i b r a r y t o m o v e a n d f i n e t u n e t o n e w l i b r a r y . W a l k t h r u b e t w e e n n o w a n d o p e n i n g b u t n o t y e t r e a d y . I X . O L D B U S I N E S S T e r r y m e n t i o n e d t h a t u n f o r t u n a t e l y , R e n t o n w a s n o t s e l e c t e d f o r t h e C h o i c e g r a n t . X . N E W B U S I N E S S T h e B o a r d C o u n c i l p r e s e n t a t i o n w i l l b e i n e i t h e r M a r c h o r A p r i l . E r i c a a n d J o h n w i l l n e e d t o g e t t o g e t h e r a n d p l a n o n a b o u t a 1 0 m i n u t e p r e s e n t a t i o n . C i t y S t a f f c h a n g e s w e r e b r i e f l y d i s c u s s e d a n d t h e g r o u p w a s a d v i s e d b o t h T e r r y a n d P e t e r w i l l b e r e t i r i n g a n d D i a n e i s m o v i n g o u t o f h e r c u r r e n t p o s i t i o n s o t h i s i s t h e i r l a s t m e e t i n g . K e l l y B e y m e r a n d M a r g i e B e i t n e r w e r e i n t r o d u c e d a s t h e n e w C i t y c o n t a c t s . X l . I N F O R M A T I O N M i s c e l l a n e o u s h a n d o u t s w e r e i n c l u d e d i n t h e p a c k e t f o r t h e g r o u p a n d b r i e f l y d i s c u s s e d . H : \ \ B o a r d s a n d C o m m i s s i o n s \ L i b r a r y B o a r d \ J a n 2 0 1 6 C i t y o f R e n t o n L i b r a r y B o a r d M i n u t e s J a n u a r y 2 0 , 2 0 1 6 P a g e 3 o f 3 X I I . A D J O U R N M E N T L y n n e K i n g m a d e a m o t i o n t o a d j o u r n t h e J a n u a r y m e e t i n g . C a t h e r i n e P l o u e - S m i t h s e c o n d e d . A l l w e r e i n f a v o r , m o t i o n c a r r i e d , t h e m e e t i n g a d j o u r n e d a t 6 : 5 0 p . m . N e x t M e e t i n g s : F e b r u a r y 1 7 , 2 0 1 6 R e n t o n C i t y H a l l t h C o u n c i l C o n f e r e n c e R o o m 7 f l o o r M a r c h 1 6 , 2 0 1 6 R e n t o n C i t y H a l l C o u n c i l C o n f e r e n c e R o o m 7 t h f t H : \ \ B o a r d s a n d C o m m i s s i o n s \ L i b r a r y B o a r d \ i a n 2 0 1 6 S I G N - I N S H E E T — R e n t o n R e n t o n L i b r a r y A d v i s o r y B o a r d D A T E : W e d n e s d a y , J a n u a r y 2 0 , 2 0 1 6 N a m e A d d r e s s C i t y / Z i p P h o n e o r E m a i l P L E A S E P R I N T L A R G E & C L E A R . . . . . . . . . L y H r n / < t ‘ c 4 i ’ 2 a I + e v i ’ j ñ y / 2 L y y i w ‘ , — o ‘ 7 ( t L . 4 . 1 q . . L . / ) ’ L t N . K 1 N . . D o y o u w i s h t o s p e a k ? Y e s N o —