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HomeMy WebLinkAbout03/16/2016 - MinutesR e n t o n L i b r a r y A d v i s o r y B o a r d M e e t i n g M i n u t e s R e n t o n C i t y H a l l , 7 t h f l o o r C o u n c i l C o n f e r e n c e R o o m M a r c h 1 6 , 2 0 1 6 5 : 3 0 p . m . I . C A L L T O O R D E R C h a i r E r i c a R i c h e y c a l l e d t h e m e e t i n g t o o r d e r a t 5 : 4 3 p . m . I n A t t e n d a n c e M e m b e r s : L a u r i e B e d e n , L y n n e K i n g , C a t h e r i n e P l o u e - S m i t h , E r i c a R i c h e y C i t y S t a f f : K e l l y B e y m e r , M i c h a e l K i r k , M a r g i e B e i t n e r K C L S S t a f f : J o h n S h e l l e r E x c u s e d : K i m U n t i I I . A P P R O V A L O F A G E N D A L a u r i e B e d e n m a d e a m o t i o n t o a p p r o v e t h e a g e n d a a s p r e s e n t e d . L y n n e K i n g s e c o n d e d . A l l w e r e i n f a v o r , m o t i o n c a r r i e d , a g e n d a a p p r o v e d . I I I . A P P R O V A L O F M I N U T E S L y n n e K i n g m a d e a m o t i o n t o a p p r o v e t h e F e b r u a r y 2 0 1 6 m i n u t e s , L a u r i e B e d e n s e c o n d e d . A l l w e r e i n f a v o r , m o t i o n c a r r i e d , m i n u t e s a p p r o v e d . I V . O R A L C O M M U N I C A T I O N S / P U B L I C C O M M E N T S N o n e . V . B O A R D C O M M U N I C A T I O N S N o n e . V I . A C T I O N I B R I E F I N G N o n e . V I I . C I T Y R E P O R T I K e l l y B e y m e r K e l l y B e y m e r i n t r o d u c e d M i c h a e l K i r k , a s t h e n e w F a c i l i t i e s D i r e c t o r . M i c h a e l h a s b e e n i n t h i s p o s i t i o n f o r a b o u t f o u r w e e k s n o w . M i c h a e l c o m m e n t e d t h a t h e i s e x c i t e d a n d g l a d t o b e h e r e a n d t h a t h e h a s e n j o y e d h i s f i r s t m o n t h a t t h e C i t y ; h e i s e x c i t e d a b o u t r o l l i n g u p h i s s l e e v e s a n d g e t t i n g t h i n g s d o n e a n d l o o k s f o r w a r d t o c o n t i n u a l l y s e r v i n g . M i c h a e l a l s o m e n t i o n e d t h a t t h i s i s h i s f i r s t c i t y h e h a s w o r k e d f o r ; h e h a s w o r k e d f o r p r i v a t e d e v e l o p e r s a n d p r i v a t e e n t i t i e s a n d i s o r i g i n a l l y f r o m F l o r i d a . M i c h a e l h a s a B a c h e l o r ’ s d e g r e e i n A r c h i t e c t u r a l E n g i n e e r i n g a n d C o n s t r u c t i o n M a n a g e m e n t . H e p r e v i o u s l y s e r v e d i n a D i r e c t o r r o l e a t b o t h L a r i m e r a n d P i m a C o u n t i e s . H : \ B o a r d s a n d C o m m i s s i o n s \ L i b r a r y B o a r d \ 2 0 1 6 \ 2 0 1 6 0 3 \ 2 0 1 6 0 3 M i n u t e s . d o c C i t y o f R e n t o n L i b r a r y B o a r d M i n u t e s M a r c h 1 6 , 2 0 1 6 P a g e 2 o f 4 K e l l y p r o v i d e d a s h o r t u p d a t e f o r o n - g o i n g C a p i t a l I m p r o v e m e n t P r o j e c t s w i t h i n t h e C o m m u n i t y S e r v i c e s D e p a r t m e n t . S u n s e t R e d e v e l o p m e n t P l a n — K e l l y B e y m e r r e p o r t e d t h a t M i c h a e l K i r k , F a c i l i t i e s D i r e c t o r h a s b e e n w o r k i n g o n t h e d r i v e w a y a n d e a s e m e n t a t t h e H i g h l a n d s L i b r a r y . T h e r e i s a l s o s o m e m i n o r f i n i s h i n g w o r k f o r t h e D o w n t o w n L i b r a r y . I t w a s n o t e d t h a t t h e R e n t o n H o u s i n g A u t h o r i t y a n d C i t y o f R e n t o n a r e w o r k i n g o n t h e p a r k i n g a s p a r t o f t h e p h a s e o f t h e S u n s e t N e i g h b o r h o o d P a r k . T h e 1 s t p h a s e i n c l u d e d g r a n t m o n e y f o r g r a d i n g a n d t u r f . K e l l y i n d i c a t e d t h a t t h e r e s t r o o m f a c i l i t y w i l l b e a f i r s t p r i o r i t y . P a v i n g a r o u n d S u n s e t L a n e i s s c h e d u l e d t o b e c o m p l e t e d b y A u g u s t 2 0 1 7 ( a p p r o x i m a t e l y o n e y e a r o u t ) . T h e y a r e w o r k i n g o n p e r m i t s a t t h i s t i m e . E r i c a R i c h e y i n q u i r e d a b o u t t h e i n t e n d e d u s e f o r t h e o l d R e n t o n H i g h l a n d s B u i l d i n g . K e l l y e x p l a i n e d t h e N o r t h H i g h l a n d s b u i l d i n g i s b e i n g c o n s i d e r e d f o r u n d e r p r i v i l e g e d p r o g r a m s ( a p p r o v e d b y N e i g h b o r h o o d H o u s e s e r v i c e o r g a n i z a t i o n s f o r r e s o u r c e s a n d c l a s s e s ) . T h e c i t y m a y p o t e n t i a l l y r e a p p l y f o r C N I G r a n t ; w i t h a p o s s i b l e p h a s e d p a y b a c k t o g o t o w a r d s p a r k a n d c u r r e n t H i g h l a n d s L i b r a r y . R e - p u r p o s i n g t h e b u i l d i n g i s w h a t t h e C i t y i s l o o k i n g i n t o . T h e c i t y i s i n t h e n e g o t i a t i n g s t a g e w i t h t h i s f a c i l i t y . E r i c a R i c h e y a l s o a s k e d a b o u t t h e a r t w o r k ; t h e T u r t l e s c u l p t u r e t o b e s p e c i f i c . K e l l y i n d i c a t e d t h a t t h e h i s t o r i c a r t w o r k w i l l b e p r e s e r v e d . C a t h e r i n e P l o u e - S m i t h i n q u i r e d a b o u t L i b e r t y P a r k . K e l l y B e y m e r s a i d i t i s o n t h e c a p i t a l p l a n a n d i s s l a t e d t o b e d o n e i n 2 0 1 6 . T h i s i n c l u d e s t h e s o u t h p o r t i o n — p l a y g r o u n d u p d a t e , s h e l t e r a n d a r e a l e a d i n g t o t h e L i b r a r y . T h e r e a r e p l a n s t o w i d e n t h e p a t h a n d a d d t h r e e p i e c e s o f o u t d o o r e x e r c i s e e q u i p m e n t . V I I I . K C L S R E P O R T / J o h n S h e l l e r J o h n S h e l l e r r e p o r t e d o n t h e o p e n i n g s c h e d u l e d f o r H i g h l a n d s L i b r a r y . T h e N o r t h H i g h l a n d s L i b r a r y w i l l b e c l o s e d f o r o n e w e e k ; t h e y a r e p u t t i n g n e w b o o k s u p f i r s t i n t h e n e w f a c i l i t y a n d t h e n t h e y w i l l c l o s e t h e e x i s t i n g L i b r a r y o n S a t u r d a y , M a r c h 1 9 a t 5 : 0 0 p . m . — s t a f f w i l l b e i n t o p a c k u p b o o k s . M o v e r s a r r i v e o n M o n d a y , M a r c h 2 1 a t e x i s t i n g L i b r a r y a n d w i l l m o v e e v e r y t h i n g i n o n e d a y . A n o t i c e i s p o s t e d o n t h e w e b s i t e a n d o n b u i l d i n g a n d i n f o r m a t i o n i s p r o v i d e d o n L i b r a r y h o l d s a s w e l l . S t a r t i n g o n F e b r u a r y 2 3 , t h e L i b r a r y h a s b e e n o p e n o n S u n d a y s . T h e p u b l i c s e e m s t o l i k e t h i s n e w a d d i t i o n t o t h e l i b r a r y h o u r s . H : \ B o a r d s a n d c o m m i s s i o n s \ L i b r a r y B o a r d \ 2 0 1 6 \ 2 0 1 6 0 3 \ 2 0 1 6 0 3 M i n u t e s . d o c C i t y o f R e n t o n L i b r a r y B o a r d M i n u t e s M a r c h 1 6 , 2 0 1 6 P a g e 3 o f 4 J o h n m e n t i o n e d t h e “ s o f t l a u n c h ” f o r t h e H i g h l a n d s L i b r a r y i s s c h e d u l e d f o r S a t u r d a y , M a r c h 2 6 w i t h a s n e a k p r e v i e w o n W e d n e s d a y , M a r c h 2 3 ( 5 : 3 0 — 6 : 3 0 p . m . ) . J o h n n o t e d t h a t D r i R a l p h , D e s i g n C o o r d i n a t o r w i l l b e t h e r e W e d n e s d a y e v e n i n g t o g o o v e r t h e a r t w o r k . H e v o i c e d s o m e c o n c e r n s o v e r t h e p a r k i n g a v a i l a b i l i t y d u e t o l a c k o f s u r f a c e s t r e e t p a r k i n g b e c a u s e o f o n - g o i n g c o n s t r u c t i o n a n d a c t i v e l a n d s c a p i n g i n t h e a r e a . H e n o t e d t h a t a l l f e n c i n g w i l l b e o u t b e f o r e s o f t o p e n i n g . L a u r i e B e d e n i n q u i r e d a b o u t t h e n u m b e r o f p a r k i n g s p a c e s a v a i l a b l e . J o h n a d v i s e d t h e r e a r e 3 0 s p a c e s i n t h e g a r a g e a n d t h e n w i t h t h e a d d i t i o n a l s u r f a c e p a r k i n g t h a t s h o u l d d o u b l e w h a t i s a v a i l a b l e c u r r e n t l y . C a t h e r i n e P l o u e - S m i t h a s k e d i f t h e p a r k i n g g a r a g e u n d e r t h e L i b r a r y i s o n l y a v a i l a b l e f o r L i b r a r y P a t r o n s . J o h n c o n f i r m e d t h a t t h i s g a r a g e i s d e s i g n a t e d a s L i b r a r y P a t r o n s o n l y . W i t h t h e c o m m u n i t y p a r k t h e y f e e l t h e r e w i l l b e m o r e p e o p l e w a l k i n g f r o m t h e n e i g h b o r h o o d s a n d h o p e f u l l y t h i s w i l l r e d u c e t h e n e e d f o r p a r k i n g a l o n g w i t h s u r r o u n d i n g s u r f a c e s t r e e t s . K e l l y B e y m e r i n d i c a t e d t h a t t h i s i s s u e w i l l b e m o n i t o r e d a n d i f i t b e c o m e s a n i s s u e t h e n t h e C i t y a n d K C L S w i l l w o r k t o g e t h e r t o f i n d a s o l u t i o n . I X . O L D B U S I N E S S 2 0 1 6 G o a l s : E t i c a R i c h e y d i s c u s s e d t h e r e v i s e d l i s t o f 2 0 1 6 g o a l s ; e x p l a i n e d h o w t h e b o a r d m e m b e r s r e - g r o u p e d i n t o f o u r m a j o r c a t e g o r i e s a n d t a l k e d a b o u t s o m e o f t h e c h a n g e s m a d e . B o a r d m e m b e r s p r e s e n t a g r e e d t h i s w a s a b e t t e r w a y t o e s t a b l i s h a n d a c h i e v e g o a l s . B o a r d m e m b e r T e r m s : A l i s t o f c u r r e n t t e r m s w a s d i s t r i b u t e d f o r r e v i e w . X . N E W B U S I N E S S R e v i e w o f B y L a w s / B o a r d m e m b e r T e r m s : I t w a s d e c i d e d t h a t t h e r e v i e w o f B y L a w s a n d t e r m s , w i t h t h e p o s s i b i l i t y o f a d d i n g n e w m e m b e r s a n d / o r t e e n m e m b e r , w o u l d b e p u s h e d t o t h e A p r i l 2 0 m e e t i n g . C o p i e s o f t h e B y L a w s a n d t e r m s w e r e p r o v i d e d a t t h e M a t c h m e e t i n g t o a l l o w m e m b e r s t i m e f o r r e v i e w a n d t o m a k e n o t e s f o r d i s c u s s i o n . K e l l y B e y m e r o f f e r e d t o i n v i t e t h e P o l i c e t o c o m e t o a L i b r a r y B o a r d m e e t i n g t o t a l k a b o u t t h e d o w n t o w n a r e a a n d w h a t i s b e i n g d o n e t o d e t e r u n w a n t e d b e h a v i o r . L y n n e K i n g s u g g e s t e d i t m i g h t b e b e t t e r t o w a i t u n t i l t h e n e w l i b r a r y o p e n s a n d t h e n i n v i t e t h e m a s t h e r e m i g h t b e n e w a r e a s o f i n t e r e s t t h a t d e v e l o p . J o h n S h e l l e r a g r e e d w i t h h e r . T h e r e w a s s o m e d i s c u s s i o n a b o u t t h e h o m e l e s s c a m p s a n d r e s o l v i n g t h e s e i s s u e s . K e l l y m e n t i o n e d t h a t R e n t o n s a i d “ N o ” t o t h e p r o p o s a l o f d e s i g n a t i n g s a f e l o c a t i o n s f o r t h e p u b l i c t o d i s p e r s e d r u g s . T h e i d e a w a s t o a t t e m p t t o c o n t a i n t h e a c t i v i t y i n o n e s p o t a n d p o s s i b l y H : \ B o a r d s a n d c o m m i s s i o n s \ L i b r a r y B o a r d \ 2 0 1 6 \ 2 0 1 6 0 3 \ 2 0 1 6 0 3 M i n u t e s . d o c C i t y o f R e n t o n L i b r a r y B o a r d M i n u t e s M a r c h 1 6 , 2 0 1 6 P a g e 4 o f 4 o f f e r s e r v i c e s o r a i d t o t h o s e t r y i n g t o d e t o x . T h e C i t y i s l o o k i n g i n t o o t h e r p o s s i b i l i t i e s b u t d i d n o t w a n t t o o f f e r a p l a c e f o r t h e s e p e o p l e t o c o n g r e g a t e . E r i c a R i c h e y o p e n e d d i s c u s s i o n o n e l e c t r o n i c a c c e s s S t u d e n t I D c a r d s . J o h n S h e l l e r i n d i c a t e d t h e i r g o a l i s t o h a v e t h i s p r o g r a m a v a i l a b l e t o a l l d i s t r i c t s b e f o r e t h e e n d o f t h e 2 0 1 6 - 2 0 1 7 s c h o o l y e a r ( J u n e 2 0 1 7 ) . J o h n m e n t i o n e d o n e o f t h e h u r d l e s i s t r a n s p o r t a t i o n f o r s t u d e n t s a n d a n o t h e r b e i n g p r i v a c y i s s u e s . H e a l s o a d v i s e d t h e y w i l l b e s e n d i n g o u t n o t i c e s t h r o u g h t h e s c h o o l s w h e r e t e a c h e r s d i s t r i b u t e t o t h e c h i l d r e n t o t a k e h o m e . L y n n K i n g a s k e d a b o u t t h e M a n u a l / H a n d b o o k a s p a r t o f t h e 2 0 1 6 G o a l s . S h e t h o u g h t a w r i t e u p o n t h e h i s t o r y o f t h e c o n s t r u c t i o n f o r l i b r a r i e s i n R e n t o n w o u l d b e o f i n t e r e s t t o n e w m e m b e r s c o m i n g o n b o a r d a n d a l s o a b r i e f s y n o p s i s o f w h a t h a s b e e n g o i n g o n w i t h r e c e n t d e v e l o p m e n t s . X I . I N F O R M A T I O N N o a d d i t i o n a l i n f o r m a t i o n p r o v i d e d . X I I . A D J O U R N M E N T L y n n e K i n g m a d e a m o t i o n t o a d j o u r n t h e M a r c h m e e t i n g . C a t h e r i n e P l o u e - S m i t h s e c o n d e d . A l l w e r e i n f a v o r , m o t i o n c a r r i e d , t h e m e e t i n g a d j o u r n e d a t 6 : 4 0 p . m . 2 N e x t M e e t i n g s : A p r i l 2 0 , 2 0 1 6 R e n t o n C i t y H a l l C o u n c i l C o n f e r e n c e R o o m 7 t h f l o o r M a y 1 8 , 2 0 1 6 R e n t o n L i b r a r y 1 0 0 M i l l A v e n u e S o u t h , R e n t o n W A K i n g P a r k e r R o o m * H : \ B o a r d s a n d C o m m i s s i o n s \ L i b r a r y B o a r d \ 2 0 1 6 \ 2 0 1 6 0 3 \ 2 0 1 6 0 3 M i n u t e s . d o c S I G N - I N S H E E T — R e n t o n c : R e n t o n L i b r a r y A d v i s o r y B o a r d D A T E : W e d n e s d a y , M a r c h 1 6 , 2 0 1 6 N a m e A d d r e s s C i t y / Z i p P h o n e o r E m a i l P L E A S E P R I N T L A R G E & C L E A R D o y o u w i s h t o s p e a k ? Y e s . / V 2 ’