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HomeMy WebLinkAbout09/21/2016 - MinutesR e n t o n L i b r a r y A d v i s o r y B o a r d M e e t i n g M i n u t e s R e n t o n C i t y H a l l , 7 t h f l o o r C o u n c i l C o n f e r e n c e R o o m S e p t e m b e r 2 1 , 2 0 1 6 5 : 3 0 p . m . I . C A L L T O O R D E R C h a i r E r i c a R i c h e y c a l l e d t h e m e e t i n g t o o r d e r a t 5 : 3 0 p . m . I n A t t e n d a n c e M e m b e r s : L y n n e K i n g , E r i c a R i c h e y , K i m U n t i C i t y S t a f f : K e l l y B e y m e r , M a r g i e B e i t n e r K C L S S t a f f : A m y E g g l e r E x c u s e d : L a u r i e B e d e n I I . A P P R O V A L O F A G E N D A L y n n e K i n g m a d e a m o t i o n t o a p p r o v e t h e a g e n d a a s p r e s e n t e d . K i m U n t i s e c o n d e d . A l l w e r e i n f a v o r , m o t i o n c a r r i e d , a g e n d a a p p r o v e d . I I I . A P P R O V A L O F M I N U T E S L y n n e K i n g m a d e a m o t i o n t o a p p r o v e t h e J u n e 2 0 1 6 m i n u t e s a s p r e s e n t e d , K i m U n t i s e c o n d e d . A l l w e r e i n f a v o r , m o t i o n c a r r i e d , m i n u t e s a p p r o v e d . I V . O R A L C O M M U N I C A T I O N S / P U B L I C C O M M E N T S N o n e . V . B O A R D C O M M U N I C A T I O N L y n n e K i n g a d v i s e d t h a t s h e h a d t a l k e d t o C a t h e r i n e P l o u e - S m i t h a n d s h e m e n t i o n e d s h e m i g h t w a n t t o c o n t i n u e a s a m e m b e r o n t h e L i b r a r y A d v i s o r y B o a r d b u t s h e d i d n o t w a n t a f i v e y e a r t e r m . E r i c a R i c h e y s a i d s h e c o u l d c h e c k w i t h C a t h e r i n e a g a i n t o f i n d o u t i f s h e w a n t s t o r e a p p l y o r g e t a f o r m a l c o m m i t m e n t i f s h e w a n t s t o r e n e w h e r t e r m . K e l l y B e y m e r o f f e r e d t o c h e c k w i t h t h e M a y o r ’ s o f f i c e t o d e t e r m i n e c i t y p o l i c y — w h e t h e r o r n o t a p e r s o n w o u l d n e e d t o r e a p p l y o r p o s s i b l y r e t r a c t h e r r e s i g n a t i o n ; h o w m a n y t e r m s C a t h e r i n e h a s s e r v e d , a n d w h e t h e r s h e c a n s t a r t a n e w t e r m . K i m U n t i a n d E r i c a R i c h e y c o m m e n t e d t h a t i t w a s n i c e t o s e e t h e g r a s s c u t a t t h e o l d l i b r a r y . V I . C I T Y R E P O R T / K e l l y B e y m e r U p d a t e s — N o r t h H i g h l a n d s / O l d L i b r a r y ; R o a d / P a r k C o n s t r u c t i o n : K e l l y B e y m e r g a v e a b r i e f u p d a t e o n t h e o l d l i b r a r y b u i l d i n g . I t h a s t a k e n s o m e t i m e t o t r a n s i t i o n o w n e r s h i p d u e t o H U D p r o c e s s a n d t h e f a c t t h a t t h e r e w e r e t h r e e ( 3 ) h o u s e s d e m o l i s h e d o n t h i s p r o p e r t y . H : \ B o a r d s a n d C o m m i s s i o n s \ L i b r a r y B o a r d \ 2 0 1 6 \ 2 0 1 6 0 9 \ 2 0 1 6 0 9 M i n u t e s _ D R A F T . d o c C i t y o f R e n t o n L i b r a r y B o a r d M i n u t e s S e p t e m b e r 2 1 , 2 0 1 6 P a g e 2 o f 4 F u n d i n g w a s e s t a b l i s h e d f o r a d d i t i o n a l c l e a n - u p o f t h i s p r o p e r t y w h i c h r e q u i r e d g o i n g t h r o u g h t h e c o n t r a c t p r o c e s s . T h e r e w a s o n e m a j o r c l e a n u p o f t h e p r o p e r t y a n d t h e r e w i l l b e c o n t i n u e d e f f o r t s t o m a i n t a i n t h i s a r e a . A h o m e l e s s c a m p s w e e p w i l l b e c o n d u c t e d i n t h i s a r e a a n d t h e P a r k s a n d P o l i c e w i l l c o n t i n u e t o m o n i t o r a n d m a n a g e t h i s p r o p e r t y . R e n t o n H o u s i n g A u t h o r i t y o w n s t h e b u i l d i n g a t t h i s s i t e a n d b e c a u s e o f H U D t h e r e a r e r e s t r i c t i o n s o n w h a t c a n b e d o n e w i t h t h e b u i l d i n g . A l s o p a r t l y b e c a u s e o f g r a n t f u n d i n g — t h e C i t y i s w a i t i n g o n a d e t e r m i n a t i o n a s t o w h a t w i l l b e d o n e . A m y E g g l e r n o t e d t h e r e i s h o p e t h a t t h i s f a c i l i t y c a n b e u s e d a s a S o c i a l S e r v i c e s B u i l d i n g ( w h e t h e r t h i s h a p p e n s w i t h a H U D G r a n t o r w i t h o u t t h e u s e o f g r a n t f u n d i n g ) . K e l l y B e y m e t a l s o m e n t i o n e d t h a t t h e C i t y A t t o r n e y a n d t h e C o m m u n i t y & E c o n o m i c D e v e l o p m e n t D e p a r t m e n t a r e w o r k i n g t o g e t h e r o n a l o t l i n e a d j u s t m e n t f o r t h i s p r o p e r t y . S u n s e t L a n e — t h i s r o a d w a y w i l l c i r c l e t h e n e w S u n s e t N e i g h b o r h o o d P a r k . T h e C i t y c o n t i n u e s t o w o r k o n t h i s p r o j e c t a n d d e t e r m i n e b e s t p r a c t i c e s . G r e g g Z i m m e r m a n m e t w i t h K C L S s t a f f i n a n e f f o r t t o d e t e r m i n e b e s t o p t i o n s f o r p a r k i n g a n d p o s s i b l y a n e a s e m e n t t h a t w i l l w i d e n t h e L i b r a r y d r i v e w a y e n t r a n c e . T h e C o m m u n i t y S e r v i c e s s t a f f g a v e a p r e s e n t a t i o n t o C i t y C o u n c i l f o r t h e 6 0 % d e s i g n d r a w i n g s f o r S u n s e t P a r k , P h a s e I — D e v e l o p m e n t ( N E p o r t i o n o f P a r k ) . C i t y s t a f f c a n f o r w a r d t h i s p r e s e n t a t i o n t o R L A B m e m b e r s . D e v e l o p m e n t o f t h e S u n s e t P a r k i s s l a t e d t o h a p p e n i n 2 0 1 8 / 2 0 1 9 w h i c h w i l l i n c l u d e a n i c e w a l k p a t h a r o u n d t h e p a r k . P h a s e 2 f o r t h i s p r o j e c t w i l l i n c l u d e a w a t e r f e a t u r e , c h i l d r e n ’ s p l a y g r o u n d , a n d a d u l t e x e r c i s e e q u i p m e n t . A s p a r t o f P h a s e 3 t h e C i t y i s h o p i n g t o h a v e a N a t u r a l T h e a t e r — s c r e e n o n g r e e n o r p e r f o r m a n c e s o f f e r e d i n t h e p a r k s e t t i n g . C e l e b r a t i o n E v e n t f o r L i b r a r y A w a r d : K e l l y B e y m e r i n f o r m e d t h e b o a r d o f t w o p o s s i b l e d a t e s t h a t a r e b e i n g h e l d f o r t h e L i b r a r y A w a r d c e l e b r a t i o n ; t h e y a r e l o o k i n g a t T h u r s d a y , N o v e m b e r 3 o r T h u r s d a y , N o v e m b e r 1 0 , 2 0 1 6 ( w i t h a r e m i n d e r t h a t N o v e m b e r 1 1 i s a C i t y H o l i d a y ) . U p c o m i n g E v e n t s : ( K e l l y B e y m e r ) • T u e s d a y , S e p t e m b e r 2 8 — L a s t F a r m e r ’ s M a r k e t f o r t h i s y e a r • O c t o b e r 8 , 2 0 1 6 — S e n i o r R e s o u r c e E X P O f o r 5 0 + ( p r e s e n t a t i o n s a n d l u n c h p r o v i d e d ) E r i c a R i c h e y i n q u i r e d a b o u t t h e F a l l H a r v e s t E v e n t a n d i f i t w a s o n t h e s c h e d u l e f o r t h i s y e a r . K e l l y r e p o r t e d t h a t i t w a s n o t a s s u c c e s s f u l a s t h e C i t y w o u l d h a v e h o p e d f o r s o t h e y a r e n o t c o n t i n u i n g w i t h t h i s e v e n t i n 2 0 1 6 . T h e r e w i l l b e a “ S m a l l B u s i n e s s ” c e l e b r a t i o n , l i g h t i n g o n d o w n t o w n c i t y s t r e e t s t h a t i s b e i n g p l a n n e d b y b u s i n e s s o w n e r s . H : \ B o a r d s a n d C o m m i s s i o n s \ L i b r a r y B o a r d \ 2 0 1 6 \ 2 0 1 6 0 9 \ 2 0 1 6 0 9 M i n u t e s _ D R A F T . d o c C i t y o f R e n t o n L i b r a r y B o a r d M i n u t e s S e p t e m b e r 2 1 , 2 0 1 6 P a g e 3 o f 4 K e l l y a l s o a d v i s e d t h a t w e c o n t i n u e t o r e p l a c e s t a f f p o s i t i o n s i n t h e C o m m u n i t y S e r v i c e s D e p a r t m e n t i n c l u d i n g t h e N e i g h b o r h o o d C o o r d i n a t o r ; S p e c i a l E v e n t s M a n a g e r ; a n d p o s s i b l y t h e H u m a n S e r v i c e s M a n a g e r . V I I . K C L S R E P O R T / A m y E g g l e r A m y E g g l e r a s k e d t h e b o a r d m e m b e r s i f t h e y w o u l d p r e f e r t h a t s h e p r e p a r e a n u p d a t e / r e p o r t f o r K C L S a n d t h e n e m a i l t o t h e m p r i o r t o t h e m o n t h l y m e e t i n g w i t h t h e i n t e n t i o n t h a t t h e g r o u p c a n d i s c u s s o r a s k q u e s t i o n s o n c o n t e n t s o f t h e r e p o r t . T h e b o a r d m e m b e r s a g r e e d t h a t t h i s w o u l d b e a g o o d o p t i o n . A m y g a v e a s h o r t r e p o r t o n t h e s u m m e r w r a p u p a n d F a l l s t a r t u p f o r K C L S . T h e y h a v e b e e n o f f e r i n g “ L i b r a r y t o G o ” a t t h e F a r m e r s M a r k e t . K C L S c o n t i n u e s t o c o m m u n i c a t e w i t h t h e P o l i c e r e g a r d i n g p a r k i n g o n S u n s e t . A m y E g g l e r a n d K e l l y a l s o d i s c u s s e d t h e p o s s i b i l i t y o f g e t t i n g a c o n s t r u c t i o n s i g n f r o m p u b l i c w o r k s t h a t c o u l d b e d i s p l a y e d o n a n e a s e l a t t h e L i b r a r y t o b e v i e w e d b y t h e p u b l i c w h i c h w o u l d e x p l a i n t h e p a r k i n g o n S u n s e t L a n e a n d t h e d e v e l o p m e n t p h a s e s o f t h e n e w S u n s e t a r e a . T h i s w o u l d a l s o h e l p e x p l a i n t h a t p a r k i n g w i l l g e t w o r s e s h o r t t e r m , h o w e v e r i t w i l l g r e a t l y i m p r o v e a s t h e p r o j e c t n e a r s c o m p l e t i o n . A s h o r t d i s c u s s i o n f o l l o w e d a s t o w h e t h e r a g r a n d o p e n i n g w o u l d b e h e l d a t t h e H i g h l a n d s L i b r a r y . A t t h i s t i m e t h e r e i s n o p l a n t o h o l d a g r a n d o p e n i n g m o s t l y d u e t o t h e o n - g o i n g c o n s t r u c t i o n , l i m i t e d s p a c e , a n d p a r k i n g i s s u e s . A m y i n d i c a t e d t h e l i b r a r y w i l l c o n t i n u e p r o g r a m s w i t h V a l l e y C i t i e s — S o c i a l W o r k W a l k - I n s ; N e i g h b o r h o o d L e g a l S e r v i c e s ; a n d t h e W a l k i n g W A H i s t o r y — t o p i c s p r e s e n t e d a n d p r o m o t e d l o c a l l y . E r i c a R i c h e y a s k e d a b o u t t h e F e e d i n g P r o g r a m s o f f e r e d l a s t y e a r a n d w h a t t h e p l a n s a r e f o r t h i s p r o g r a m . A m y i n d i c a t e d t h a t F r e d G u r n e y i s t r y i n g t o e x t e n d t h e p r o g r a m a t R e n t o n H i g h l a n d s ( F r i d a y s s e e m t o b e m o s t p o p u l a r ) . K C L S i s l o o k i n g i n t o w h a t t o i m p r o v e o n d i n n e r s a n d l u n c h e s , a n d t h e L i b r a r y s t a f f i s h o p i n g t o c o n t i n u e o f f e r i n g t h i s p r o g r a m i n s o m e w a y b e c a u s e t h e y f e e l i t i s n e e d e d i n t h e c o m m u n i t y . K i m U n t i a s k e d i f m o r e p e o p l e a r e u s i n g t h e H i g h l a n d s L i b r a r y s i n c e t h e n e w l o c a t i o n o p e n e d . A m y c o n f i r m e d t h a t a t t e n d a n c e a t t h e n e w l o c a t i o n h a s i n c r e a s e b y a p p r o x i m a t e l y 3 0 % . S h e i n d i c a t e d t h a t a t t e n d a n c e f o r t h e “ R e n t o n C l u s t e r ” i s u p i n g e n e r a l . E r i c a R i c h e y m e n t i o n e d t h e S t u d e n t I D p r o g r a m a n d a s k e d i f K C L S h a d a n y s t a t i s t i c s o n u s e o f t h i s p r o g r a m . A m y s a i d t h e y d i d n o t h a v e a n y u s e r e p o r t s y e t , b u t t h e g o o d n e w s w a s K C L S w a s s u c c e s s f u l i n g e t t i n g t h e p r o g r a m u p a n d r u n n i n g a n d i t o f f e r s a g r e a t s e r v i c e . H : \ B o a r d s a n d C o m m i s s i o n s \ L i b r a r y B o a r d \ 2 0 1 6 \ 2 0 1 6 0 9 \ 2 0 1 6 0 9 M i n u t e s _ D R A F T . d o c C i t y o f R e n t o n L i b r a r y B o a r d M i n u t e s S e p t e m b e r 2 1 , 2 0 1 6 P a g e 4 o f 4 V I I I . O L D B U S I N E S S N o n e . I X . N E W B U S I N E S S V a c a n c y o n R e n t o n L i b r a r y A d v i s o r y B o a r d — K e l l y B e y m e r w i l l c h e c k w i t h t h e M a y o r ’ s o f f i c e o n p r o t o c o l f o r n e w b o a r d m e m b e r . W e c a n c h e c k a p p l i c a t i o n s o n f i l e a n d o f f e r s u g g e s t i o n s i f s o m e o n e h a s a p e r s o n i n m i n d f o r t h e p o s i t i o n . X . I N F O R M A T I O N K e l l y B e y m e r n o t e d t h a t t h e L i b r a r y B o a r d / P a r k B o a r d w i l l h a v e t h e i r a n n u a l H o l i d a y C e l e b r a t i o n i n c o n j u n c t i o n w i t h t h e D e c e m b e r m e e t i n g . T h i s m e e t i n g w i l l p r o b a b l y b e s c h e d u l e d f o r t h e f i r s t w e e k i n D e c e m b e r ( D e c . 8 ) . N o a d d i t i o n a l i n f o r m a t i o n p r o v i d e d . X l . A D J O U R N M E N T K i m U n t i m a d e a m o t i o n t o a d j o u r n t h e S e p t e m b e r m e e t i n g . L y n n e K i n g s e c o n d e d . A l l w e r e i n f a v o r , m o t i o n c a r r i e d , t h e m e e t i n g a d j o u r n e d a t 6 : 2 4 p . m . O c t o b e r 1 9 , 2 0 1 6 R e n t o n C i t y H a l l C o u n c i l C o n f e r e n c e R o o m 7 t h f l o o r N o v e m b e r 1 6 , 2 0 1 6 R e n t o n C i t y H a l l C o u n c i l C o n f e r e n c e R o o m 7 t h f l o o r * H : \ B o a r d s a n d C o m m i s s i o n s \ L i b r a r y B o a r d \ 2 0 1 6 \ 2 0 1 6 0 9 \ 2 0 1 6 0 9 M i n u t e s _ D R A F T . d o c o L I . C D 0 0 0 . 2 r s C D - C 0 4 - . C - o a ) I