Loading...
HomeMy WebLinkAboutApproved Bylaws - 08/15/2022 - RES 4477CITY OF RENTON, WASHINGTON RESOLUTION NO. 4477 A RESOLUTION OF THE CITY OF RENTON, WASHINGTON, ADOPTING THE RENTON MUNICIPAL ARTS COMMISSION BYLAWS. WHEREAS,the Renton Municipal Arts Commission ("Commission") Bylaws were adopted by the Commission during its regular monthly meeting on July 5, 2022, and will be used for the governing of the Commission members; and WHEREAS, the Commission may recommend amendments to the Bylaws in the future, which will be subsequently reviewed by the City Administration; and WHEREAS, any proposed revisions to the Bylaws approved by the Commission will be submitted by staff to the City Council for consideration of adoption; NOW, THEREFORE, THE CITY COUNCIL OF THE CITY OF RENTON, WASHINGTON, DO RESOLVE AS FOLLOWS: SECTION I. The City Council hereby adopts the Bylaws of the Renton Municipal Arts Commission,a copy of which is attached hereto as Exhibit"A"and incorporated by this reference. The Commission shall file a copy of these Bylaws with the City Clerk. PASSED BY THE CITY COUNCIL this 15th day of August, 2022. Jaso A. Seth, Ci lerk 1 RESOLUTION NO. 4477 APPROVED BY THE MAYOR this 15th day of August, 2022. Arm*nth) Pa one, Mayor r ,, Approved as to form: G:`, x 0'', 1. r g SEAL * w S Shane Moloney, City Attorney 0c,°k ton SEP,, sowilloo RES-CED:1902:8/3/2022 2 RESOLUTION NO. 4477 EXHIBIT "A" RENTON MUNICIPAL ARTS COMMISSION BYLAWS 3 CITY OF RENTON  MUNICIPAL ARTS COMMISSION  BYLAWS     Established consistent with Title II, Chapter 8, Code of General Ordinances, City of Renton    ARTICLE I  The name of the commission is the RENTON MUNICIPAL ARTS COMMISSION (the Commission).    ARTICLE II The purpose of the Commission will be as established in Renton Municipal Code (RMC) 2‐8‐2.  The Commission shall advise the Mayor and City Council on matters of art in fulfillment of the goals of the City’s Arts and Culture Master Plan and to perform the functions and duties provided for in RMC 2-8-4 to RMC 2-8-7.   ARTICLE III  1. Membership on the Commission shall be as established in RMC 2‐8‐3.    2. In addition to the removal provisions in RMC 2‐8‐3.C, if any member has missed three or  more consecutive meetings, and such absences are not excused or permitted by the  Commission, the Commission may, by a two‐thirds majority of the quorum, recommend to  the Mayor that such member be relieved of office, and the resulting vacancy be filled in the  same manner as the original appointment.    3. Commission members are “public officials” and therefore subject to the City’s Code of  Ethics at RMC 1‐6.     ARTICLE IV – OFFICERS AND ELECTIONS  1. The officers of the Commission shall be as established in RMC 2‐8‐3.B, elected from the  entire Commission, and such other officers as the Commission may select and appoint  from time to time.      2. The officers of the Commission shall be elected annually by the members at the  Commission’s first regular meeting in December of each year; term of office will begin  on January 1.  If the election of officers is not held at the December meeting, the  election shall be held as soon thereafter as conveniently possible.      3. Unless removed from the Commission, each officer shall serve until a successor has  been duly elected.     4. All officers shall be elected by a majority vote of the quorum.    ARTICLE V – DUTIES OF OFFICERS  1. The Chair shall preserve decorum and decide all points of order, subject to appeal to the  Commission, at all meetings and serve as an ex officio member of all committees.   2. The Chair may call special Commission and/or committee meetings.  The Chair shall  appoint special committees and shall fill vacancies on said committees as they occur.   3. The Vice‐chair shall, in the absence of the Chair, perform the duties and possess the  powers of the Chair, and, in addition, perform other duties assigned by the Chair.   4. The Secretary shall, in the absence of the Chair and Vice‐Chair, perform the duties and  possess the powers of the Chair, and in addition, perform other duties assigned by the  Chair.    ARTICLE VI – MEETINGS  1. Meetings of the Commission shall be conducted in compliance with the Open Public  Meeting Act (RCW 42.30) (“OPMA”)  2. Regular meetings of the Commission shall be held on the first Tuesday of each month at  6:00 pm at the Renton City Hall 7th Floor Conferencing Center, Room 726.     3. Meetings of the Commission shall be cancelled whenever the regular meeting day falls  on a holiday and may be cancelled or changed by action of a majority of the members.    4. Special meetings of the members may be called by the Chairperson, or Vice Chairperson  in absence of the Chairperson, or by the Mayor with the concurrence of a majority of  the City Council, or by written notice signed by not less than five members of the  Commission, and, in each such case, at least three days’ prior notice shall be given  thereof.    5. Remote participation by Commissioners via telephone, internet, or other remote  communication technology is permitted if such remote participation is technically  feasible and complies with the OPMA.     6. Any Commissioner who wishes to participate in a meeting by remote communication  shall give as much advanced notice to the staff liaison as possible, prior to the meeting.    7. GENERAL DECORUM:      a. Members:  While the Commission is in session, all members must preserve  order, decency and decorum, and no member shall delay or interrupt the  proceedings of the Commission or disturb any member while speaking or refuse  to obey the order of the Presiding Officer.  Discussion by members of the  Committee shall relate to the subject matter at hand and shall be relevant and  pertinent to allow for the expeditious disposition and resolution of the business  before the Commission.      b. Staff:  Members of the administrative staff, employees of the City and other  persons attending Commission meetings shall observe the same rules of  procedure, decorum, and good conduct applicable to the members of the  Commission.    c. Public Addressing Commission:  Any person who impedes, interrupts, or  threatens the proceedings of the Commission may be barred from further  audience before the Commission by the Presiding Officer.  An individual may not  return for the remainder of that meeting unless permission is granted by a  majority vote of the Commission quorum in attendance.      d. Use of Email:  Email may be used to distribute information to the Commission.   Responses to the full group which stimulate dialogue, discussion of pending  action items are prohibited; such responses should be made during the next  Commission meeting during which a quorum is present.     ARTICLE VII –COMMITTEES  1. The Commission may from time to time establish Committees to assist in the fulfillment  of the Commission’s work, including without limitation, to:  a. provide the Commission with readily available expertise regarding the policies  and direction of the Commission,  b. Provide broad community participation in Commission activities, and  c. Examine issues brought before the Committee and make recommendations to  the Commission.  2. Accountability of Committees to the Commission. All Committees shall be accountable  to the Commission and shall have authority to make recommendations to the  Commission on matters within the Committee’s area of responsibility.  3. Only the Commission can take action binding the Commission; Committees are not so  empowered.    4. Standing Committees. The Commission shall maintain the following standing  Committees:  a. Grants Committee.   i. The Committee shall consist of a minimum of three Commissioners, and  fewer than a quorum of the Commission.   ii. The Grants Committee shall be responsible to develop, recommend to  the Commission, and implement a program as authorized by RMC 2‐8‐4.C  to establish and carry out a program of grants to groups or individuals  engaged in the arts, for the purpose of enabling those groups or  individuals to provide or support projects and/or productions which  provide public benefit.  iii. The Grants awards should support projects or productions including, but  not limited to:    1. offering free public performances, exhibitions, workshops,  screenings, or readings;   2. offering scholarships for ongoing, fee‐based arts educational or  training opportunities for Renton residents who would otherwise  be unable to attend; or,   3. offering services that expand access and inclusion; or  4. Production of one‐time performances, exhibits, special events or  programs that bring arts and/or cultural experiences to Renton  residents; or  5. Provision of opportunities for independent artists to develop and  present new work in all mediums; or  6. Development of arts and cultural opportunities for artists and  audiences from diverse communities; or   7. Provision of participatory and educational opportunities for  youth, multicultural, seniors, and special populations.    iv. Grant Application; regulations and procedures  1. The applicant project or production must be held in Renton.  2. No grants shall be awarded except upon receipt of an application  submitted to the Commission in accordance with the process  described here. To recommend awarding a grant, the commission  must be able to find the following:  a. The applicant demonstrates the public benefit or value to  the community and shows that the event will be broadly  advertised to the community (or, if intended to bring in  out‐of‐town visitors, that advertising is designed for that  purpose); and  b. The proposed project must take place in Renton.   c. The proposed project must serve and be accessible to  residents of Renton, and    d. The event is accessible financially so that members of the  public are not excluded based on ability to pay admission;  and  e. Applications are consistent with the purposes of the  Commission as outlined in RMC 2‐8‐7.     v. Funding process and procedures:  1. Applicant submits a complete proposal (available on City’s  website) according to the application review schedule.  2. Proposals are reviewed by the Grants Committee and  recommendations made to the Arts Commission for approval.  3. Notification of award or non‐award of funds.  4. City issues contract.  5. Applicant submits invoice and follow‐up report to the City after  event.  6. Payment issued by City.    b. Nominating Committee.   i. The Committee shall consist of a minimum of two Commissioners, and  fewer than a quorum of the Commission.   ii. The Nominating Committee shall review qualifications and availability of  Commission applicant to recommend for appointment to Mayor.    5. The Chairman shall be authorized to refer to one or more committees all matters falling  within the scope of each of the standing committees, and the Commission may define  and prescribe from time to time the functions and scope of each of the standing  committees.    ARTICLE VIII – QUORUM  A majority of members appointed to the Commission (whether 13 or less) shall constitute a  quorum for the transaction of business at any meeting.    ARTICLE IX – ORDER OF BUSINESS  At all regular and special meetings of the Commission, the order of business shall be as follows  unless otherwise determined by the Chairman with the concurrence of a majority of members:    1. Roll Call  2. Introduction of Guests and any presentation  3. Public Comment  4. Approval of minutes of previous meeting and other unapproved minutes  5. Correspondence  6. Committee reports (standing and special)  7. Old business  8. New business  9. Announcements  10. Adjournment    On all questions of parliamentary procedure not covered in these Bylaws, Robert’s Rules of  Order, as amended, shall prevail.    ARTICLE X – VOTING  Each member of the Commission shall be entitled to one vote, but no proxy shall be allowed.   The majority vote at any one meeting shall be sufficient to carry a proposition.    ARTICLE XI – ASSESSION POLICY   Pursuant to RMC 2‐8‐6.F, the City Council makes all final determinations for acquisitions into  the City Art Collection (“Collection”).  All acquisitions for the Collection must be reviewed by the  Arts Commission and presented to City Council before being formally accepted. The following  procedures will be followed to review and acquire an addition to the Collection:    1. Acquisitions Considerations, Procedures, and Records  a. Acquisition Considerations: An object or installation will be considered for  acquisition for the Collection when it is found to enhance or strengthen the  Collection, and that the City is able to be properly care for, store, and/or use the  object.  b. Documentation of Gift: If an acquisition is a donation to the City, and on  acceptance of the donation, the donor will be forwarded a form documenting  the gift on a template approved by the City, which will require the Donor’s  signature.  The original form will be maintained by the City, and a fully executed  copy provided to the donor for their records.  c. Registration: The donation will be listed in Commission’s electronic registration  records if all or parts thereof are to be retained in the collections.  d. Catalog File: The City Art Collection will maintain electronic catalog records of all  objects in its collections.   e. Waiver/Disclaimer: Neither the City not the Commission are responsible for  unsolicited nor unacknowledged gifts that have not undergone the procedures  outlined in this collections policy.  2. Loans: Outgoing and Incoming  a. Outgoing loans from the City’s collection must meet the following criteria:  A. The borrower must demonstrate an understanding of proper  environmental, exhibit, and security standards and shall be responsible  and liable for all damages, loss, or changes in borrowed items.  B. Insurance for full value of loaned artifacts will be required of the  borrower.  C. Borrowers or their personal representative must bear packing and  transportation costs and are responsible for returning the loaned  item(s) to the City at the time predetermined on the loan form.  D. City Council, with the consent of the Arts Commission, will approve all  outgoing loans.  b. Incoming Loans to the Collection.   A. Incoming loans must be accepted in accordance with 1.a. of this Article.  B. If the City accepts a temporary loan of an art object or installation, a  similar template form will be provided for execution and retention of  the original by the City.  Objects or installations not retrieved after a  five‐year period shall be deemed abandoned.        ARTICLE XI ‐ DEACCESSION POLICIES AND PROCEDURE  1. Pursuant to RMC 2‐8‐6.G, the Commission may occasionally find it necessary to  deaccess work or works from the City Art Collection.  2. After due consideration, the Commission can find that deaccession is appropriate, in  cases that meet one (1) or more of the following criteria:   a. The artwork has been abandoned.   b. The Commission finds the artwork to be fraudulent or inauthentic;  c. The artwork possesses substantial demonstrated faults in original design or  workmanship;   d. The current condition of the artwork presents a public or environmental hazard  and repair/restoration is not feasible due to physical conditions and/or the  expense would be disproportionate to the value of the artwork;   e. The building housing the artwork or other architectural support system for the  artwork is slated for demolition and relocation is not feasible;   f. The artwork encumbers the use of public property; and/or   g. Public use and/or ownership of the site where the artwork is located has  changed or will change, rendering the artwork incompatible with the site.     3. If the Commission finds that deaccession is appropriate, disposal will be publicly  conducted and adequately documented.   a. Artists whose work is being considered for deaccession shall be formally notified  by mail using the current address of record originally provided by the artist.   b. The Commission will prepare and deliver to the City Council a recommendation  that includes the following:   The Commission’s findings on the appropriateness of  deaccessioning of the artwork;   The Commission’s recommendations on the disposition of the  artwork, including a summary of input which may include  information from the artist community and general public and  consideration of whether the artwork should be returned to its  artist or his/her/its/their heirs, successors, or assigns, or in the case  of donations, to the donor or his/her/its/their heirs, successors, or  assigns.     ARTICLE XII – AMENDMENTS  These Bylaws may be amended or repealed, and new Bylaws may be adopted at any regular  meeting of the Commission by a majority vote of the membership, provided such changes are  submitted to all members in writing at least seven (7) days prior to such meeting.  A special  meeting may be called for such purposes.    All amendments to the Bylaws adopted by the Commission shall be provided in writing to the  office of the Mayor and City Council for their approval.  Such Bylaws shall not be in full force  and effect until approved by the City Council.      THE RENTON MUNICIPAL ARTS COMMISSION HEREBY CERTIFIES THAT THE ABOVE AND  FOREGOING VERSION OF ITS BYLAWS WERE DULY ADOPTED BY THE MEMBERS OF SAID  COMMISSION ON THE XX DAY OF XXXX, AFTER APPROVAL BY THE RENTON CITY COUNCIL.