Loading...
HomeMy WebLinkAbout100-03POLICY & PROCEDURE  Subject:  Social Media Policy  Index: Executive Services Department  Number: 100‐03  Effective Date:  May 1, 2024  Supersedes:  n/a  Page:  1 of 17  Staff Contact:  Kristi Rowland, DCAO  Approved By:  1.0 PURPOSE:  The City of Renton is committed to providing communications efforts to constituents across  multiple platforms, including social media outlets. Public expectation, frequency of use, current  and emerging technology, and the rapid growth of social media usage in other local, state, and  federal government entities all underline the ability of social media to enhance communications  and engagement between municipal government and the wide audience the city serves.   Social networking within government serves two main purposes: a. to communicate and deliver  information to the public on government matters; b. and, in a limited public forum, to facilitate  constituent involvement, interaction, and feedback on specific issues as they pertain to city  business.   This Policy is adopted to provide guidance and information both to the public and for the city’s use  of social media, including, but not limited to, web and mobile cell phone applications, blogs, photo  and video sharing sites, micro‐blogging, social networking sites and wikis. This policy is not  intended to address any one particular form of social media; rather social media in general, as  advances in technology will occur and new tools for sharing information will emerge.   While the city’s website (www.rentonwa.gov) is the city’s primary Internet presence, the city  recognizes that, when used appropriately, social media may be useful in furthering the goals of the  city and the missions of departments in informing and interacting with the public.   Other laws, ordinances and policies may also apply to the use of social media and this policy should  not be interpreted to conflict with any of those laws, ordinances and policies, including  requirements under the Americans with Disabilities Act.   2.0 ORGANIZATIONS AFFECTED:  This Policy applies to all city Officers, Employees and Agents when working with Social Media tools  on behalf of the city and applies to Social Media sites as addressed in this Policy. (All departments  / divisions.)  3.0 REFERENCES:  3.1 Agents ‐‐ all city representatives, including its employees, volunteers, and other agents of  the city, including without limitation, independent contractors and anyone acting on behalf  of, appearing to act on behalf of, or in the name of the city.   3.2 City Social Media Sites/Accounts – Those pages, sections, or posting locations in social  media websites established, managed, or maintained by an employee or officer of the city  authorized to do so as part of the Employee’s or Officer’s duties.   Social Media Policy  Policy & Procedure 100‐  p. 2 3.3 Content ‐ any posts, writings, material, documents, photographs, graphics, or other  information that is created, posted, shared, distributed, or transmitted via social media.     3.4 Custodian ‐The City Clerk is responsible for ensuring that all city records, including social  media content, are maintained by the city and organized so that they can be produced as  required by the Public Records Act and are properly preserved or disposed of in  accordance with applicable retention schedules.     3.5 Digital Identity – Information about a user of a social media site that differentiates that  user from others.     3.6 Employees ‐‐ all city representatives and anyone employed by the city.     3.7 Social Media – internet and mobile‐based applications, websites and functions, other than  email with a focus on immediacy, interactivity, user participation, and information sharing.  These venues include social networking sites, forums, weblogs (blogs, vlogs, microblogs),  online chat sites, and video/photo posting sites or any other such similar output or format.  Current examples include Facebook, Instagram, Twitter, YouTube and this policy includes  emerging new web‐based platforms generally regarded as social media or having many of  the same functions as those listed.     3.8 Social Media Account ‐ any account established on Social Media.     3.9 Social Media Administrator – The city employee or employees expressly designated by the  Communications Director to monitor, manage, supervise or control the city social media  sites as provided in this Policy.      4.0 POLICY:    4.1 ADMINISTRATIVE ROLES AND RESPONSIBILITIES    4.1.1 Social Media Administrator. The Communications and Engagement Division  is responsible for implementing this policy and leading the city’s social media  efforts for official city business. The Communications and Engagement  Director shall serve as the Social Media Administrator of the city, assisted by  the Digital Communications  Specialist or other designee.    4.1.2 The City of Renton’s Official Social Media Account. The Social Media  Administrator is responsible for developing and administering the city’s  presence on a Social Media Account that is the city’s official social media  account or site. The Social Media Administrator and employees of the  Communications Division shall review, monitor, and enforce all approved  Social Media Accounts and sites.    4.1.3 Departmental‐Specific Social Media Accounts. A Department may seek to  develop its own departmental Social Media Account specific to the needs of  the Department. On a case‐by‐case basis, the Social Media Administrator must  review and approve or deny all requests for developing a Department’s own  Social Media Account, as provided in Section 5 “The city official social media  site and other specific social media sites/accounts.” Final approval will be at  the discretion of the Communications and Engagement Director.  Social Media Policy  Policy & Procedure 100‐  p. 3   4.1.4 Existing Social Media Account/Platform. The Social Media Administrator must  review existing departmental social media sites or tools that have already been  established as of the effective date of this Policy to ensure that they follow this  Policy. Within 60 days of the effective date of this Policy, the Digital  Communications Specialist must recommend approval or denial of the site or  tool to the Communications and Engagement Director. Each department shall  review the department’s Social Media site or tools and submit a written request  for approval of such sites to the Communications and Engagement Director. In  the event the request is denied, the site or tool must be immediately taken  down and its use discontinued as provided in Section 4.10 Deactivating a Social  Media Account.)    4.1.5 Additional duties of the Social Media Administrator. (or the Departmental  Social Media Administrator, as applicable).The Social Media Administrator  shall:     • Ensure the city’s official Social Media Account is implemented and  regularly maintained and kept current. (Option: If department social  media administrator add: “Department Social Media Administrators shall  ensure that the department’s social media sites/accounts/platforms are  regularly maintained and kept current.)   • Review information posted to the department’s Social Media sites by city  employees or agents to ensure the Content is appropriate, professional,  and consistent with the city’s policies and the purpose for which the site  exists. Frequent review of sites that provide opportunity for comment or  other interaction is essential. The Social Media Administrator must  establish a schedule for the regular review of each site and submit the  schedule for review and approval of the department director.  • The Department Social Media Administrator shall keep the Department  Administrator and Communications and Engagement Director informed  of the department’s social networking tools and activities.  • Communicate regularly with the Custodian of public records to ensure  that the city social media site complies with any applicable public records  laws.   • Establish a process to ensure that this Policy is broadly disseminated and  that all employees are aware of and confirm their understanding of this  policy.     Social Media Policy  Policy & Procedure 100‐  p. 4 4.2 STANDARDS OF CONDUCT. City employees are responsible for ensuring that all use and  contributions to the content of city social media sites adhere to the standards of conduct  and requirements as outlined in this Policy and that their personal use adheres to the  standards of conduct as regulated by this Policy. Any employee, agent, or official who is  authorized to edit, post or alter content of a city social media site must agree in writing to  comply with any training or other requirements, policies or restrictions and have on file in  the office of the Social Media Administrator such written agreement before editing, posting  or altering content on a City Social Media Site. Similarly, employees and agents are prohibited  from disclosing confidential information except under policies and regulations that address  disclosure of that information. For example, Public Records Acts, Freedom of Information  Acts, and Public Information Acts generally provide for the disclosure of public records but  prohibit disclosure of exempt or confidential information. Specific limitations are found in  Section 4.6.12 Intellectual Property Rights and Confidential Information of this Policy.    4.3 POLICY ENFORCEMENT. The Social Media Administrator will be the coordinating authority  for review and monitoring and enforcement of any approved City Social Media Sites. The  Deputy Chief Administrative Officer shall be the final decision‐making authority for the  approval or denial of any Social Media Sites and the use of such Sites by the City    4.4 THE CITY OFFICIAL SOCIAL MEDIA SITE AND OTHER SPECIFIC SOCIAL MEDIA SITES    4.4.1 Official Social Presence. The official ciity social media site is the primary  tier of the city’s social media presence. This tier includes any official city  presence on a social media site. City employees and departments are  encouraged to contribute content and ideas to this site by contacting the  Communications and Engagement Division.    4.4.2 Department‐Specific Social Media. A Department may seek to develop its  own site, account or platform specific to its needs. Department‐specific  social media sites should be focused and limited in scope and topic and  should complement rather than supplant the official city social media site  or existing web resources. General departmental pages and associated  content should be included and managed within the current city social  media site. On a case‐by‐case basis the Social Media Administrator must  review and approve or deny all requests for developing additional city  social media sites/accounts/platforms, as follows:    The department shall submit a request in writing on a form provided by the  Social Media Administrator. The request shall state:    i. how or in what respect there is a clear benefit of specific  stakeholder outreach that is not already met by the City  social media site;  ii. how the department has developed an effective strategy to  develop and maintain the site/account/platform; and  iii. how the content contained on the Department social media  site will be captured and retained in accordance with Public  Records Act guidelines.     Social Media Policy  Policy & Procedure 100‐  p. 5 The Social Media Administrator will be the coordinating authority for review and monitoring and  enforcement of any approved city social media sites. Administrator access to the account shall be  granted to the Social Media Administrator. The Deputy Chief Administrative Officer shall be the  final decision‐making authority for the approval or denial of any social media sites and the use of  such sites by the city.     4.5 STANDARDS AND BEST PRACTICES OF CITY SOCIAL MEDIA SITES    4.5.1 The Social Media Administrator shall develop and provide detailed best  practices guidance for the city social media sites, accounts and platforms.  The following general standards apply to all city social media sites, accounts  and platforms including departmental, committee, board, agency or  committee sites.    4.5.2 Limited Public Forum. Unless otherwise specifically noted, when the city  establishes a city website or social media account it does so to communicate to  the public, to inform and relay official city content. The city therefore regulates  the city social media sites that it maintains for the following reasons:     i. Posts on city social media sites appear to carry the approval  of the city and unauthorized posts on those sites can confuse  people as to whether the city endorses the post or if a  specific post forms a position of the city and whether it is the  city’s official position;    ii. City social media sites unless expressly noted, are not  intended to operate as a traditional open public forum as  there are ample open forums for purposes of expressing  opinions and views. Social media and internet sites are many  and varied and offer an ever‐expanding opportunity for  expression over a multitude of platforms, in many different  languages and countries all of which can be easily accessed  through internet searches.    4.5.3 Right to Remove Posts that Do Not Comply with the Rules of the Limited Public  Forum. When the city social media site has not been opened as a traditional  public forum or where the city social media site has been opened as “non‐public”  and “limited public” forums, the social media administrator is authorized to  remove unauthorized Content or links posted on city social media sites that do  not conform with the requirements of this Policy in a viewpoint‐neutral manner.  Under no circumstances should this policy be interpreted to allow censorship  based on viewpoint; a post or comment that complies with the rules of a limited  public forum cannot be censored based on the views expressed.    4.5.4 Required Disclosures. A clear statement of the intent, purpose and subject  matter of a site, as well as a statement clearly articulating whether the site  accepts comments and if so, any restrictions that might affect the nature of the  forum as either limited or traditional. The site should prominently disclose that  all content posted to the site are subject to public disclosure laws.     Social Media Policy  Policy & Procedure 100‐  p. 6 Any other disclaimer or notice should be clearly posted on city social media sites. The  following statements must be included on each city social media site following the city’s  description of the purpose of that social media site or tool and a user assents by use to the  rules of the forum and the conditions established for its use as established in this Required  Notice as described:    CITY OF RENTON SOCIAL MEDIA POSTING & COMMENTING POLICY    The following policy shall govern all posts and comments by public visitors to all City of  Renton Social Media sites:    PRIVACY POLICY AND DISCLAIMER    Any individual accessing, browsing, and using a City of Renton social media site as a visitor  unequivocally accepts the social media policies (hereafter “Policies”) set forth in this  document.    The City of Renton maintains the right to modify these Policies. Any modification is effective  immediately upon posting the modification on the social media policy page unless otherwise  stated. Continued use of a City of Renton social media site following the posting of any  modification signifies acceptance of such modification.    All users of a City of Renton social media site are also subject to the site’s own Privacy  Policy. City of Renton has no control over a third‐party site’s privacy policy or their  modifications to it.    All content of this site and all comments submitted to this page are public and are subject to  disclosure pursuant to the state’s Public Records Act. Please be aware that anything you post  may survive deletion whether by you or others.    • Requests for emergency services should be directed to 9‐1‐1 not through this site.    • Individual complaints, concerns, or service requests will not be addressed via social  media unless the city specifically identifies the site for that purpose.    • To protect your privacy and the privacy of others, please do not include sensitive  personally identifiable information, such as social security numbers. The city‐hosted  tools and websites should not be considered secure.    • If you have specific questions regarding a city activity or program that involves details  you do not wish to share publicly, please contact the Communications Division, with  contact details listed at www.rentonwa.gov.    • Posts to this site may be removed in a viewpoint‐neutral manner under the city’s Policy  for city social media sites if allowed by law and under this policy Section 6.1.2 (Right to  Remove Posts that Do Not Comply with the Rules of the Limited Public Forum) and  Section 6.20 (Removing Content, Posts or Comments of the Public) subject to the right  of appeal under Section 8.6 (Right to Appeal Removal of Content or Application of this  Policy to the Public) but may be preserved as a public record.     Social Media Policy  Policy & Procedure 100‐  p. 7 All posts and comments uploaded to City of Renton social media sites that allow  posts will be periodically reviewed.     The city also reserves the right to discontinue any or all city social Media Sites at any time.    Practical and legal considerations may sometimes constrain, prevent, or prohibit  discussion by the city of certain topics, including, but not limited to litigation, pending  investigations, and other topics through various media including social media.    Following or “friending” persons or organizations is not an endorsement by the city  and is only intended as a means of communication.    Any references or links to a specific entity, product, service or organization posted by  individuals on the city social media sites should not be considered an endorsement by the  city or its departments or employees.    The city does not review, sponsor, or endorse any other website(s) linked to its website or  to city social media sites. The views and opinions of authors expressed on those websites  do not necessarily state or reflect the opinion of the city and may not be quoted or  reproduced for the purpose of stating or implying any endorsement or approval of any  product, person, or service by the city or its employees or agents.    The city is not responsible for content that appears on external links.    The city is not responsible for and does not guarantee the authenticity, accuracy,  appropriateness or security of any link, external website or its content.    Investors determining whether to invest or continue to invest in the city’s debt offerings  should not rely on information posted on the site in making their decisions to invest or not to  invest; information regarding the city’s financial position is posted at www.rentonwa.gov    Any questions should be directed to the Social Media Administrator at  communications@rentonwa.gov.    4.5.5 Solicitation of Public Comment – limited public forum. Where comments are  solicited or invited on the site the following statement must be included:    “The purpose of this site is to discuss matters of public interest in and to the  City of Renton as identified and raised by the city for discussion. We encourage  you to submit comments that are on topic, but please address your comments  to the specific topic(s) discussed. This is a forum limited to the specific topics  identified and raised by the city.”    Users who submit Content to this city social media site agree they have read,  understand, and agree to the following terms and conditions by virtue of such use:     Social Media Policy  Policy & Procedure 100‐  p. 8 Terms of Use    1. I am submitting content voluntarily and on my own behalf.  2. The content I post reflects my own original thoughts or work.  3. I understand that the city has the right to re‐post or share any content, photos or  videos that I submit on this or other city social media sites.  4. I have read and understand the Policy, including the right of the city to remove, or  archive content as described in the city’s policy and as may be allowed by law.  5. I understand that any content I provide may be considered a “public record” under  state law.  6. I understand and agree that unless specifically identified as a resource for receiving  requests for information under the state public information laws, city social media  sites are not proper vehicles for making requests for public information or public  records under state law and any such requests must be made to the appropriate  custodian of the records.  7. I understand and agree that my and others’ comments are subject archiving and that  my comments and others’ comments are subject to removal in whole or in part from  this site if my or their comments contain:    a.  comments not directly on the topic raised for discussion,  b. obscene, indecent, or profane language, or pornographic images  c.  direct threats,  d. content that promotes discrimination on the basis of race, color, creed, sex,  sexual orientation, national origin, ethnicity, age, disability, or gender identity,  e. the solicitation, promotion or endorsement of specific commercial  services, products or entities, f. links to any site or content posted by automatic software programs (i.e.”bots”),  g. the promotion or encouragement of illegal activity, personally identifiable  information or sensitive personal information that if released violates federal  or state law,  h. The promotion or endorsement of a political campaign or candidate,  i. information that compromises the public safety or security of the public or  security systems,  j. Information that directly interferes or compromises ongoing investigations,  public safety tactics, or the safety of public safety officers,  k. Confidential or exempt information in violation of state or federal law, or  l. Appear to violate the intellectual property right of the city or a third party  under federal or state law.    I also understand that the views and comments expressed on this site only reflect those of  the comment’s author, and do not necessarily reflect the official views of the city, its  selected and appointed officers and employees or its departments and agencies.    8. Waiver of Liability. Because various laws exist that create liability for various actions,  including but without limitation defamation, invasion of privacy, false light, breach of  contract, procurement violations, violations of due process among many potential  areas of exposure for which the city accepts no responsibility based on the actions of  others or for creating this social media site, I, for myself, successors and assigns,  release and hold harmless and agree to indemnify the city, including its officers and  Social Media Policy  Policy & Procedure 100‐  p. 9 employees, from any and all actions, claims, liabilities and damages of whatever kind  and nature arising out of or in connection with my use of the city social media  site/account.    By posting or commenting I acknowledge that I understand and accept these terms of use.    4.5.6 Archiving Content. The city will archive content in accordance with the Public  Records Law. Any content that is removed may also be considered “public  records” and will be archived as required by law to the extent possible using then  current reasonable options.    4.5.7 City and Departmental logo. Departments may use a departmental logo in their  social media Site/account. Where appropriate for a particular site, social media  pages will include the City of Renton’s logo. Page names should be descriptive of  the department/division using the site.    4.5.8 Restricted Access Platforms. City departments may only create restricted access  sites or subsites for internal use (i.e., for use to allow employees to communicate  among themselves) and only after approval by the city Social Media  Administrator. When using platforms that limit access, the Social Media  Administrator must identify an appropriate platform for use and establish the  guidelines for access and monitor access for compliance.    4.5.9 Biographies used on City Social Media Sites. Departmental accounts that require  biographies or other user‐specific information will read “City of Renton,  Department name” and contain a link to the department’s website. Where  possible, departmental usernames should begin with “City of Renton.”    4.5.10 Identification. Allcity social media sites must clearly indicate that the social  media site that is maintained by the city and must have appropriate city contact  information prominently displayed.    4.5.11 Links. Links placed on city social media sites should only link to a resource on the  city’s website at www.rentonwa.gov, or a city‐owned website, a state, federal or  local government site, an educational website (.edu) or an organization with an  official partnership or supportive business relationship with a city department or  program, such as IMLA at www.imla.org.    4.5.12 Design. Design elements (logos and descriptive text for logos, background,  images) should be appropriate to the subject matter and consistent with the City  of Renton’s design guidelines, which are available from the Communications and  Branding Guide.    4.5.13 Intellectual Property Rights and Confidential Information. Information that is  proprietary, copyrighted or any other intellectual property, attorney‐client  privileged, or information subject to state or federal privacy laws, and  information not subject to disclosure under the Washington Public Records Act  (“confidential information”) must not be posted on city social media sites. Any  questions concerning this standard should be directed to the Social Media  Social Media Policy  Policy & Procedure 100‐  p. 10 Administrator and City Attorney. An owner of copyrighted material or other  intellectual property who believes the owner’s rights are infringed must promptly  notify the Social Media Administrator. The Social Media Administrator must take  appropriate action upon notification.    4.5.14 Data Tracking. Most social media sites offer some mechanism for capturing data  or tracking user trends and activity. It is the responsibility of the Social Media  Administrators to use these applications to ensure the most effective use of  social media outlets.       4.5.15 References, Links and Embedded Content.    i. Any references or links to a specific entity, product, service  or organization posted by individuals on the city social media  sites must not be considered an endorsement by the city or  its departments or employees.    ii. The city should not sponsor or endorse any other website(s)  linked to its website or to city social media sites. The views  and opinions of authors expressed on those websites do not  necessarily state or reflect the opinion of the City of Renton  and may not be quoted or reproduced for the purpose of  stating or implying any endorsement or approval of any  product, person, or service by the city or its employees or  agents.    iii. The city is not responsible for Content that appears on  external links.    iv. The city is not responsible for and does not guarantee the  authenticity, accuracy, appropriateness or security of any  link, external website or its content.    v. The city reserves the right to and may delete links and  embedded content that violate the city’s social media policy.    4.5.16 Security and Privacy Risks. Applications (such as streaming video, music, photos,  and subscriptions to RSS feeds) that may be useful to a city social media site’s  mission can cause clutter and security risks. An application should only be used to  serve a city purpose and add to the user experience, and only if it comes from a  trusted source and has gone through the approval process outlined in this Policy.  An application may be removed at any time if it causes a security breach or  contains or is suspected of containing a virus without notice. Where social media  sites are hosted by third parties, they are governed by those parties’ privacy  policies. Additionally, the city social media sites are governed by federal, state,  and other laws that establish privacy rights.   Social Media Policy  Policy & Procedure 100‐  p. 11 4.6 Employee Requirements for the City’s Social Media Sites    4.6.1 City‐Issued Email Accounts. Employees responsible for setting up or maintaining  city social media sites must use their city‐issued email accounts in order to  conduct municipal social media operations in a manner that is cybersecurity  prudent and more password secure. By operating social media platforms using  only public emails, the city’s IT Division is able to better control accounts in the  event that a rapid change must be made.     4.6.2 Usernames. Social Media Administrators and employees authorized as part of  their official duties to post information, make comments, and send messages to  the public on a department’s social media site must set up the account using the  city /department name where a user creates a business account in the user’s  name to facilitate transparency in communications. Accounts established under  this provision are city‐owned accounts and belong to the city.   4.6.3 Username Guidelines for Business Accounts. A platform requiring a user to  create a business account in the user’s name established by an employee under  this policy must:    4.6.4 No Expectation of Privacy. There is no reasonable expectation of privacy  associated with the administration of a city social media site or an account  established under this policy.     4.6.5 Records Retention. All social media interaction involving a city social media site  or account may be subject to relevant records retention law and open records  statutes.     4.6.6 Transition of Employee Role. Upon employee termination, retirement, or other  form of separation from employer or change in job duties, account ownership  remains the city’s and the employee must take all necessary steps to protect the  city’s interest in the site or account.     4.6.7 Approval for Restricted Access Platforms. Administrators and city employees  must not form groups/pages that are private or closed to the public under  Section 6.6 (Restricted Access Platforms) without the express approval of the  Deputy Chief Administrative Officer and Social Media Administrator. It is  important to note that in the event that such a group is created, it may be  subject to records retention, open records statutes and other applicable law.    4.6.8 Guidelines for Employees. Employees using city social media sites in their  official capacity, in the scope of their employment or while on duty, whether as  an administrator or as a responder to a posting, must follow these guidelines:    i. Unless posting or responding as the site administrator,  employees must be clear about his/her role in regards to  the subject and the extent of the employee’s authority to  speak for the city.  ii. Write and post about his/her area of expertise, especially  as related to the city and daily assignment(s). When  writing about a topic for which an employee is not the  city's expert, make this clear to readers.  iii. Keep postings factual and accurate. If a mistake is made,  admit to it and post a correction as soon as possible.  iv. Reply to comments in a timely manner, when a response  is appropriate. When disagreeing with others' opinions or  providing comments, be sure the comments are  meaningful, respectful, and relevant to the topic.\  v. Understand that postings are widely accessible, not  retractable, and retained or referenced for a long period  of time, so consider content carefully.  vi. Ensure comments do not violate the city's privacy,  confidentiality, and applicable legal guidelines for external  communication. Never comment on anything related to  legal matters, litigation or any parties with whom the city  may be in litigation without the specific approval of the  law department.  vii. Refrain from expressing personal opinions or positions  regarding policies, programs, or practices of other public  agencies, political organizations, private companies, or  non‐profit groups.    4.6.9 Acknowledgment. All employees must sign a written acknowledgement  that they have received, read, understand and agree to comply with this  Policy.    4.6.10 Privacy. All users of city social media sites are subject to the site's own  privacy policy as well as privacy laws applicable to the city. The city has no  control over third parties' privacy policies or modifications to such policies.    4.6.11 Data Ownership and Copyright Policy. The city retains the rights to all text,  photographs, graphics of any kind and other content found on city social  media sites that was produced by the city. All social media communications  or messages composed, sent, or received on city equipment in an official  capacity are the property of the city. The city maintains the sole property  rights to any image, video or audio captured while a city employee is  representing the city in any capacity even if disseminated over city social  media sites whether the dissemination is authorized or unauthorized unless  a release of those property rights has been specifically granted.    Social Media Policy  Policy & Procedure 100‐  p. 13  4.6.12 Use of City Seal or Logo. Any use of the city seal or logo is prohibited  without the express written permission of the city.    4.6.13 Third Party Copyright or other Intellectual Property Interest. Content that  violates a legal ownership interest of any party or copyright or other  intellectual property should not be posted or submitted in any form  without permission of the holder of those rights. Any person redistributing  content subject to a third‐party copyright or other intellectual property via  the city social media sites must adhere to the terms and conditions of the  third‐party intellectual property or copyright holder and upon request of  the holder of the copyright or owner of other intellectual property such  content may be removed from the site.     4.6.14 Removing Content, Posts or Comments of the Public. When the city  determines to remove content of a person who is not an employee and who  was not acting on behalf of the city, the Social Media Administrator must  endeavor to contact the person promptly to notify them of the action. The  person may appeal the decision under Section 8.6 Right to Appeal Removal  of Content or Application of this Policy to the Public of this Policy. When  content is removed because it is a potential security breach or may contain  a virus, the notice under this Section is not required, but the person  responsible for the post may appeal the decision under Section 8.6 Right to  Appeal Removal of Content or Application of this Policy to the Public.    4.7 RECORDS RETENTION, PUBLIC RECORDS AND OPEN MEETINGS    4.7.1 Public Records and Records Retention. Custodian must ensure that city social  media sites meet the requirements of law regarding record retention,  disposal and retention schedules. Departments maintaining city social media  sites or using social media tools must preserve records as required by law for  the required retention period in a format that preserves the integrity of the  original record and is easily accessible. Further, the Social Media  Administrator, or any employee may only destroy, transfer, or otherwise  dispose of records in accordance with records disposition schedules.    4.7.2 Open Records. State law governs whether content in city social media sites,  including a list of subscribers and posted communications, is a public record.  The Social Media Administrator, or the appropriate department, board,  commission or committee of the city maintaining the account or site is  responsible for working with the Custodian in responding completely and  accurately under the requirements of State law to any public information  requests for information on social media. City social media sites must offer  notice to users that their use of city social media sites may be subject to  public information requests and that their identifying information and posts  to city social media sites to the extent required by law must be disclosed. An  employee who removes, deletes or redacts content from social media may be  destroying a public record if such record is not properly archived and made  available for public inspection.  Social Media Policy  Policy & Procedure 100‐  p. 14    4.7.3 Open Meetings and Public Business. State law governs whether  communications must be discussed in an open meeting or constitutes a  meeting. Communications about public business may come under the state  Open Meetings law. Employees and members of any council, board,  committee, commission or agency must comply with state law and must not  use city social media sites to discuss matters that can only be discussed in an  open meeting under the state law regulating Open Meetings. A member of a  public body such as a board member who “likes,” comments, shares, tweets,  or otherwise engages in another board member’s content on social media  may be communicating city business and the state law may apply.    4.8 LIMITATION ON LIABILITY OF CITY    4.8.1 The city strives to post accurate and relevant content but does not guarantee  the accuracy of any information posted on city social media sites and  assumes no liability for damages resulting from reliance on any inaccuracies.    4.8.2 The city does not warrant that city social media sites will be uninterrupted,  permanent or error‐free.    4.8.3 The city social media sites should not be considered by investors  determining whether to invest or continue to invest in the city’s debt  offerings; information regarding the city’s financial position is posted at  www.rentonwa.gov/finance.    4.8.4 City social media sites are not intended to operate as traditional open public  forums. When the city opens the site for public comment it does not intend  to open the site for any and all purposes but to open the site for limited  discussion of only those topics specified by the city on that site. In some  instances, sites may be non‐public forums, that is, not open to public  comment at all, and in other instances, sites may be designated limited  public forums and their purpose is only to advance the business purposes of  the city on those specific topics.    4.8.5 Right to Appeal Removal of Content or Application of this Policy to the  Public.    4.8.5.1 Post Removal Reconsideration. When a post or comment has been  removed, anyone aggrieved, other than an employee as provided in  8.6.3 below, may seek to have the Social Media Administrator  reconsider the decision to edit or remove a comment by providing  the Social Media Administrator with a written request stating the  reason or reasons why the comments do not fall within those  limitations established in this policy or offer other bases to establish  a right to publish the comments or other communications on the city  social media site. The Social Media Administrator or other  appropriate official shall strive to render a written decision on the  Social Media Policy  Policy & Procedure 100‐  p. 15  request within one business day (excluding official city holidays) of  receipt of the request noting the basis for the decision. The decision  of the Social Media Administrator or other appropriate official shall  be the final administrative decision of the city.    4.8.5.2 When a person other than an employee as provided in 8.6.3 below  believes this policy violates their rights in ways other than set out in  8.6.1, that person may seek to have the Social Media Administrator  review all or part of the policy as applicable to that person by  providing the Social Media Administrator with a written request  stating the reason or reasons why the policy violates the person’s  rights. The Social Media Administrator shall strive to render a written  decision on the request within 5 business days (excluding official city  holidays) and give the bases for the decision. For good cause, the  Social Media Administrator may extend the time for rendering a  decision to the extent reasonably necessary. The decision of the  Social Media Administrator shall be the final administrative decision  of the city.    4.8.5.3 The rights to appeal created in this Section do not apply to an  employee when the employee is acting in an official capacity or as a  representative of the city and may only apply when the employee is  acting in the employee’s personal capacity as a private party and  when exercising the rights accorded a person under the Constitution  and the laws of the United States. An employee who feels aggrieved  by any action under this Policy not covered by this Section should  seek review through established grievance procedures, if applicable,  or through the employee’s chain of command.    4.9 TRANSFERRING OWNERSHIP, ADMINISTRATIVE RIGHTS AND RESPONSIBILITIES FOR A  SOCIAL MEDIA SITE ACCOUNT    When the Social Media Administrator or an employee needs to make a change to the  administrators responsible for the city social media account, the following actions shall  occur:     Notify the City’s Social Media Administrator and Communications & Engagement  Division before the change needs to occur. Include whether the change in ownership is  to a different administrator or to an entirely different department or board, as  applicable, within the city.   The new administrator shall be given all administrative rights to the social media  site/account and the administrator’s digital identity.   Administrative rights for the departing administrator must be revoked  immediately when such administrator separates from service or is transferred  to a different role.    4.10 DEACTIVATING A SOCIAL MEDIA SITE/ACCOUNT  Social Media Policy  Policy & Procedure 100‐  p. 16    If a decision is made by the Social Media Administrator or Communications and Engagement  Division to deactivate a social media site/account, because it is no longer of use, or  accomplishing the goals of the city or department or board, or otherwise does not comply  with city policy, the following actions shall occur:     Confirm all public records management to preserve content related to the  site/account has occurred   Set a timeline for deactivating the site   Develop a “sign‐off” message to post on the site that includes when the site shall be  closed and a “sign‐off” message to post during the final days/weeks   Confirm with the Social Media Administrator or Communications and Engagement  Division once the site has been deactivated that the site is completely deactivated   Determine whether to protect the site name by keeping it active to prevent use of  the City’s name for improper purposes and upon a determination that it is necessary  to protect the site name take all necessary action to do so.    4.11 USE OF CITY SOCIAL MEDIA SITES IN TIMES OF DISASTER OR EMERGENCY    In disaster or emergency situations, the Division of Emergency Management may assume  control of city social media sites to ensure that communications are managed appropriately.  The Social Media Administrator either directly or under the direction of the Division of  Emergency Management must facilitate use of the city’s social media sites to ensure timely  dissemination of information during the emergency.    4.12 EMPLOYEE OBLIGATIONS AND RESTRICTIONS IN OFFICIAL USE OF CITY SOCIAL MEDIA  SITES/ACCOUNT    4.12.1 Employees assigned to work on and maintain city social media sites/accounts  must adhere to the principles and standards articulated in this policy. Non‐ exempt employees must not work on departmental social media  sites/accounts during off‐duty hours unless specifically pre‐approved to do  so in writing by the employee’s supervisor. All such time worked outside the  employee’s normal work schedule must be reported and included in the  employee’s regular work week. If an employee is in a non‐exempt position,  any work in excess of 40 hours will be paid overtime either as compensatory  time or as required by law and city policy.     4.12.2 City resources, work time, social media tools, and a city employee’s official  position must not be used for personal profit, private gain or loss, or  business interests or to participate in political activity. For example, a  building inspector may not use the city’s logo (or its likeness), email, or work  time to promote a side business as a plumber or support a political  candidate.    4.12.3 An employee’s use of city resources or equipment, including the Internet or  city social media sites is not private and an employee has no expectation of  Social Media Policy  Policy & Procedure 100‐  p. 17  privacy while using the Internet or the city social media site. An employee’s  use may be investigated and monitored at any time.    4.12.4 City resources, work time and social media tools may be used to a limited  extent pursuant to the terms of any applicable Collective Bargaining  Agreement and for concerted activity protected by federal, state or local  law.    4.12.5 Employees shall protect all confidential and exempt information, including all  sensitive information relating to city business, its employees or residents, as  required by law or policy.    5.0 PROCESS:    5.1 CONTROLLING AUTHORITY ‐ This Policy does not amend any duly adopted law or  ordinance of the city.    5.2  SEVERABILITY AND SAVINGS ‐ If any part or provision of this Policy or the application to  any person or circumstance is held invalid or unconstitutional, such declaration shall not  affect the other parts or provisions or application of the Policy which can be given effect  without the invalid or unconstitutional part or provision or application and are therefore  deemed severable.    5.3 EFFECTIVE DATE. This Policy shall become effective immediately upon adoption.