Loading...
HomeMy WebLinkAbout600-06POLICY & PROCEDURE Subject: ENCAMPMENT RULES &  PROCEDURES  Index: Parks and Recreation  Department  Number:  600‐06  Effective Date:  6‐6‐2024  Supersedes:  1000‐01  Page:  1 of 13  Staff Contact:  Parks & Recreation  Administrator  Approved By:  1.0 PURPOSE:   This policy balances the rights and needs of involuntarily unhoused individuals with the  City’s interest in maintaining public health and safety by allowing temporary  encampments in limited circumstances and establishing procedures for the removal and  clean‐up of encampments that do not meet the standards set forth in this policy. Although  temporary encampments must be allowed for involuntarily unhoused individuals, such  encampments must be temporary, movable, and used in a way that avoids creating  nuisances, obstructions, and safety hazards.   2.0 ORGANIZATIONS AFFECTED:  All departments/divisions.  3.0 REFERENCES:  RCW 35A.12.100 RCW Chapter 63.21 RCW Chapter 63.32 RCW Chapter 9A.52   RMC Chapter 1‐3 RMC Chapter 2‐9‐8 RMC Chapter 6‐10 RMC Chapter 6‐14 RMC Chapter 6‐18 RMC Chapter 6‐25 RMC Chapter 6‐30 RMC Chapter 8‐1 RMC Chapter 9‐17 Article 1, Section 3 of the Washington State Constitution Article 1, Sec. 7 of the Washington State Constitution United States Constitution: amend. IV, amend. VIII, amend. XIV  1000‐01 Encampment Rules & Procedures  p. 2    4.0 DEFINITIONS:    4.1 Abandoned property means items of personal property left by their owner upon  City property after expressing an intent to authorized personnel that the owner  wished to relinquish any claim or right to the property. Property should not be  presumed to be abandoned by the mere fact that the owner failed to comply with  an order to remove and left the property beyond a deadline for removal. No  personal property should be treated as abandoned property unless the  circumstances of abandonment are documented by the authorized personnel.    4.2 Administrator shall mean the Parks and Recreation Department Administrator or  their designee.    4.3 Authorized personnel shall include any Renton Police Department law  enforcement officers and any other City of Renton employee, official, agent,  contractor, representative, or any other person designated by the administrator  to carry out this policy.    4.4 Body of water means any significant accumulation of water, such as a pond,  stream, or wetland, including any channel in which a flow of water occurs either  continuously or intermittently.    4.5 City property means any real property, land, easement, facility, sidewalk, street,  driveway, parking lot, unused right of way (whether improved or unimproved),  and any and all public buildings, recreation facilities, restrooms, or other facilities  of any kind in which the City of Renton maintains an ownership interest, tenancy,  easement, or any property interest of any kind.    4.6 Encampment means a camp site or location where tents, camping equipment, or  other temporary structures or equipment are used or stored on City property to  support temporary sleeping arrangements, temporary shelter, and/or storage of  personal property.     4.7 Garbage is any solid and semi‐solid waste or hazardous waste that has no safe or  productive uses beyond scrap and recycling purposes or is discarded by humans  or animals on city property or left remaining at the site of an encampment after  an order to remove where the circumstances indicate no value to the previous  owner/user remains. This definition includes any materials that would otherwise  meet the definition of personal property, but which are damaged to the extent  they have no value, or pose health and safety hazards, such as property that is  infested with bacteria, human or animal excrement or urine, maggots, or other  insects, or vermin or rodents or their feces.  Unauthorized materials prohibited  1000‐01 Encampment Rules & Procedures  p. 3  from use in parks by Section 4.1.1 of this Policy are garbage for purposes of this  Policy.    4.8 Involuntarily unhoused individual means a person who does not have a place to  sleep and shelter on private property or public property designated for that  purpose. If a person knowingly rejects or intentionally avoids an opportunity to  lawfully shelter on private property or public property designated for shelter use,  that person is not considered involuntarily unhoused for the period during which  such shelter was available.    4.9 Nuisance as used herein shall mean any condition or activity that unreasonably  interferes with the health, safety, or enjoyment of public or private property by  others, or that which is otherwise defined as a nuisance in RMC 1‐3‐3.B.19. An  encampment constitutes a nuisance if it creates or contributes to such a condition  or activity.    4.10 Obstruction refers to an encampment that impedes, blocks, prevents or presents  an obstacle to the City, its staff, agents, invitees, permittees, tenants, or  authorized members of the public from using, protecting, or maintaining City  property as intended by the City. An obstruction includes, but is not limited to, an  encampment that is likely to delay, disrupt, make unsafe, or otherwise interfere  with, park users’ ability to safely use the park for its intended recreational  purpose.      4.11 Order to remove means an oral or written order to remove all personal property  and garbage associated with an encampment.    4.12 Park shall have the same meaning as that meaning prescribed by the Renton  Municipal Code, specifically, RMC 2‐9‐8.A.1, as it now exists or is hereafter  amended.    4.13 Personal property means an item that is not garbage and: is reasonably  recognizable as belonging to a person; has apparent utility in its present condition  and circumstances; and is not hazardous or unlawful to possess in City parks.  Examples of personal property that may be found at an encampment include, but  are not limited to: identification, personal papers and documents, tents, bicycles,  radios and other electronic equipment, eyeglasses, prescription medications,  photographs, jewelry, crutches, wheelchairs, clothing, shoes, jackets, sleeping  bags, bed rolls, blankets, backpacks, duffel bags, tools, cutlery, dishes, watches,  medical records, toiletries, pursues, handbags, equipment, books, and baby  strollers. The City’s authorized personnel will determine whether an item is  personal property, and in cases when the status of an item cannot reasonably be  determined in the staff member’s judgment based on the totality of the  1000‐01 Encampment Rules & Procedures  p. 4  circumstances, the staff member will treat the item as personal property under  this policy.    5.0 POLICY:    5.1 Pursuant to the administrator’s authority in Renton Municipal Code (RMC)  2.9.8.C.10 to permit camping in City parks, involuntarily unhoused individuals are  permitted to temporarily camp in a tent or other easily moveable shelter in City  parks during times that the park is open to the public for general recreational use.  For the permission to apply, the individual must comply with all other applicable  laws, park rules and the following restrictions:       5.1.1 Any encampment permitted on city property pursuant to this Policy must  be temporary and easily moveable by the user/occupant. Materials used  to create shelter from the elements, such as pallets, that are too heavy to  easily move to new locations and/or that contain nails, sharp edges, or  other materials that create hazards for users of City parks and/or City staff  are not permitted.    5.1.2 No encampment is permitted to create an obstruction or nuisance. The  location of any tent or other temporary shelter in a City park must be  chosen so that it avoids damage to the park and avoids unnecessary  disturbance of other park users and users of surrounding properties. Users  of encampments are required to regularly remove garbage, keep the site  free of litter and waste, avoid damage to property, and refrain from  unlawful activities.    5.1.3 No encampment is ever permitted within fifty (50) feet of the following  areas:  a body of water, the Renton Municipal Airport, the Maplewood Golf  Course, playgrounds, reservable athletic fields, sport courts, trails, skate  parks, facility rentals, or areas that are reservable for special events or  recreational use.    5.1.4 The permission granted by this policy is not intended to provide a legal  entitlement to camp in a specific area of City parks, nor is it intended to  allow for encampments to be established for extended periods of time  beyond necessary to address basic sheltering needs. The City does not  intend to put strict limits on the time for which an encampment may be  established in a single location but reserves the right to require any  encampment to be removed so long as there is somewhere else in the City  for involuntarily unhoused individuals to lawfully relocate to.        1000‐01 Encampment Rules & Procedures  p. 5  5.2 Authorized personnel may issue an order to remove an encampment following the  procedures of this Policy if any one or more of the following three circumstances  apply:  5.2.1 Authorized personnel determine the encampment is not permitted by this  policy.    5.2.2 Authorized personnel determine the encampment is otherwise permitted  by this policy, but there are other places within the City that the  encampment occupants may relocate their temporary shelter to, and  there is an articulable health, safety, or welfare reason for requiring the  encampment to be removed, including, but not limited to:    5.2.2.1 A need to clean or maintain the property,    5.2.2.2 Receipt of a complaint and/or determination by authorized        personnel that the encampment is creating a nuisance, is suspected  of harboring illegal activities, negatively impacting use of the park  for its intended recreational purposes or creating health and safety  risks.    5.2.3 Authorized personnel offer the occupants an opportunity to relocate to  available indoor emergency or transitory housing.      5.3 Failure to comply with an order to remove is subject to enforcement pursuant to  RMC Chapters 2‐9 and 6‐30, as well as any other applicable law. Failure to remove  garbage as required by an order to remove may serve as evidence of Littering in  violation of RMC Chapter 6‐14. Any enforcement of underlying laws shall be  conducted by a law enforcement officer based upon an investigation of the  circumstances. A law enforcement officer may seek advice from the City Attorney  department and/or seek a warrant to assist with enforcement as necessary.    5.4 If alternative sheltering locations are not explicitly offered to those using the  encampment in conjunction with the order to remove, those individuals who are  ordered to remove their encampment are permitted to temporarily relocate and  seek shelter in a City park or an area within the same park that is open to  recreational use by the public so long as the encampment complies will all  conditions of this policy. However, unless otherwise specified in the order to  remove, no encampment may be relocated closer than 1000 feet away from the  removed encampment.    5.5 Any personal property that is not removed by its owner as required by an order to  remove, and does not meet the definition of abandoned property, will be collected  and stored by the Parks and Recreation Department at no cost to the owner of the  property. The Parks and Recreation Department Administrator or designee is  1000‐01 Encampment Rules & Procedures  p. 6  empowered to dispose of lost property in accordance with Chapter 63.21 RCW  and/or unclaimed property in accordance with Chapter 63.32 RCW.     5.6 Authorized personnel may grant a request from an involuntarily unhoused  individual to waive the application of Park Rules or laws on the basis they believe  enforcement would violate their constitutional rights. Authorized personnel shall  document the facts and circumstances related to such request for a waiver. If a  waiver is not granted by the authorized personnel, the requesting individual  should be directed to submit a request for reconsideration of the request in  writing to the Parks and Recreation Administrator c/o City Clerk, 1055 S. Grady  Way Renton, WA 98057.      6.0 ENCAMPMENT REMOVAL AND NOTICE PROCEDURES:    6.1 Required Notice Procedures. Prior to the removal of an encampment, the  authorized personnel shall provide notice of the order to remove in accordance  with this section. If the encampment is not permitted (e.g., the encampment is an  obstruction), the notice shall be made pursuant to Section 6.1.1, below. If the  encampment is otherwise permitted (e.g., the encampment is not an obstruction),  the notice shall be made pursuant to Section 6.1.2, below.    6.1.1 Order to Remove Unpermitted Encampment.  Authorized personnel may  order users of encampments that are not permitted by this policy to  remove the encampment and relocate to permitted locations or other  available shelter as quickly as the authorized personnel deem necessary  and reasonable under the circumstances to protect public health and  safety.       6.1.1.1 When circumstances allow the City to provide time to remove the  encampment without undue obstructions or safety hazards, orders  should be designed to allow reasonable opportunity for voluntary  compliance for the occupants to remove the encampment and  relocate to a lawful location without resort to threats of penalty or  forcible removal of the encampment.      6.1.1.2 Orders to remove may be oral or in writing, but advance notice of  removal by the City is not required if the users cannot be located  to provide notice prior to the time the authorized personnel deem  necessary under the circumstances for the unauthorized  encampment to be removed.    6.1.2 Order to Remove Encampments that are Otherwise Permitted. Except  where there is an emergency or an obstruction, an  order to remove  encampments that are otherwise permitted by this policy should provide  1000‐01 Encampment Rules & Procedures  p. 7  involuntarily unhoused individuals at least forty‐eight (48) hours to remove  and relocate their personal property. The notice should be provided in a  manner that is reasonably calculated to reach known and unknown users  of the encampment, so they are aware of the deadline for removal. To the  extent the circumstances reasonably and safely allow, and as deemed  necessary to provide adequate notice, the authorized personnel should:    6.1.2.1 Attempt to directly contact users of the encampment to:    6.1.2.1.1 Advise them of the order to remove, impacted area,  deadline for removal, and that the City may clean up the  encampment if they fail to remove the property and  garbage by the deadline.    6.1.2.1.2 Advise them of alternative permitted sheltering  locations, and    6.1.2.1.3 Advise them of social services that may be available to  assist them with housing or other related resources, and    6.1.2.1.4 Determine whether the owner of any personal property  intends to abandon personal property and allow such  property to be disposed of by the City without claim for  redemption.    6.1.2.2 Post and/or hand deliver a written notice of the order to remove,  in a form substantially similar to the example notice attached  hereto as Exhibit A, in areas calculated to make all known and  unknown users encampment aware of the following:    6.1.2.2.1 Description of the location and boundaries/area of  encampment    6.1.2.2.2 The deadline to remove the encampment,    6.1.2.2.3 Contact information regarding available alternative  lawful sheltering locations and services,    6.1.2.2.4 Notice that the City may cleanup and remove the  encampment if the users fail to timely do so, and    6.1.2.2.5 Information about where and how personal property  may be claimed if removed by the City after the users’  deadline to remove the encampment.  1000‐01 Encampment Rules & Procedures  p. 8      6.2 Language. When feasible, any notice or order should be provided in English and  the primary language(s) known or believed to be spoken by the occupants of the  encampment. If necessary, Language Line may be used to effectively  communicate.    6.3 Personal Property. Any personal property not timely removed by its owner in  accordance with a notice to remove shall be handled in accordance with Sections  7 and 8 of this Policy.    6.4 Records. Authorized personnel shall document each order to remove, and their  efforts made to notify users of the encampment by retaining copies of all written  notices, recording how and where the notices were posted and/or delivered,  descriptions of oral notifications including languages spoken and identify or  describe the individuals notified.     6.5 Third Party Service Providers. To the extent the City coordinates with social  service providers who are able to assist users of removed encampments find  shelter and/or claim property, authorized personnel should notify the City’s  Human Services Division of all orders to remove and provide such information as  they may request to allow the division or organizations as it may contract with to  assist the encampment users. Notice should be provided to the City’s Human  Services Division in advance, when feasible.    7.0 CLEAN UP AND DISPOSITION OF PERSONAL PROPERTY  7.1 If the encampment users fail to timely remove the encampment, including all  garbage and personal property, authorized personnel may cleanup the property  to make it safe to use by the public and repair damage caused by the encampment  and/or its users.    7.2 Garbage removed as part of a cleanup effort shall be handled so that it is  deposited into an appropriate solid waste landfill, recycled, and/or treated as  hazardous waste and disposed of as required by applicable disposal regulations.    7.3 Authorized personnel shall not destroy any personal property which appears to be  the property of any person. If any personal property, other than garbage, is  removed from an encampment, it shall be taken into temporary custody by the  City, inventoried with descriptions of from where within the encampment it was  removed and when it was taken, and stored for safekeeping in accordance with  the terms of this policy and applicable laws governing found property.    7.4 Notice of Encampment Removal Required. If authorized personnel conduct a  cleanup of the encampment and any personal property is taken into the City’s  1000‐01 Encampment Rules & Procedures  p. 9  temporary custody, a written notice shall be posted in a form substantially similar  to the notice attached hereto as Exhibit B. Such notice shall not be removed by  the City or authorized personnel for a period of ten days following the cleanup.  The purpose of this notice is to inform any persons associated with the  encampment where their property is located and how it can be claimed.    7.4.1 The posting of said notice shall be affixed to a location at or around the   encampment in a place that is reasonably calculated to make all known  and unknown users’ encampment aware of said notice. Such notice shall  be posted by the City’s authorized personnel, and a copy of the notice  posted and the date and time of posting said notice shall be recorded and  maintained by the Renton Police Department front counter (425‐430‐ 7500).    7.4.2 The notice shall contain the date the cleanup was performed, whether  personal property was stored by the City, where the personal property is  stored, how any stored personal property may be claimed by its owner,  and information regarding how to obtain a temporary, transitional, or  permanent, alternative legal shelter and/or related services.    7.4.3 If any occupant of the temporary shelter or campsite is present at the time  the written notice is posted, a verbal notice shall also be extended by  authorized personnel to the effect that a campsite was removed, personal  property was taken and informing them where the property is being stored  by the City of Renton and how it can be claimed. To the extent there is a  language barrier, the City’s authorized personnel shall take all reasonable  steps to ensure the verbal notice is understood by the recipient, including  the use of a translation service approved by the City.    7.4.4 The notice shall contain contact information for authorized personnel of  the City who can provide information about how the person whose  encampment has been removed can obtain temporary alternative shelter  or other human services as may be required under the circumstances.    8.0 RECOVERING PERSONAL PROPERTY    8.1 Individuals claiming that personal property has been removed from an  encampment may contact the Police Chief or his or her designee or use the  contact information provided in the notice pursuant to Section 7 above, who will  inform the individual how the property may be recovered.    8.2 The individual should describe the personal property with particularity, including  where within the encampment they left it. No identification is required for an  1000‐01 Encampment Rules & Procedures  p. 10  individual to recover the property. The log of personal property shall indicate the  name and date of birth of who received the recovered property.    8.3 Personal property may be recovered by the individual at the location where the  property is stored. Alternatively, the individual may request that the property be  delivered to the individual at a location within the City of Renton, which location  must be safe and appropriate for delivery by vehicle and the person must be able  to legally store/possess the property in the requested location.    8.4 Storage, recovery, and delivery of personal property shall be at no cost to the  individual that owns the property.    8.5 Personal property that is not recovered after 70 days from and including the day  the property was stored shall be considered unclaimed and/or lost property and  may be discarded or donated by the City pursuant to applicable policies and laws.       1000‐01 Encampment Rules & Procedures  p. 11  EXHIBIT A NOTICE OF ORDER TO REMOVE ENCAMPMENT  All occupants and users of the Encampment at or near [insert address in bold face type, e.g.  1700 block of Oakesdale Avenue NW and/or insert a picture, map or satellite image outlining  or depicting the area] are ordered to remove all garbage, waste, and Personal Property,  including tents, shelters, and other belongings and to personally vacate the site of the  Encampment by no later than [insert deadline for removal of Encampment in bold face type,  e.g. JULY 1, 2024, at [insert time in bold face type, e.g. 9:00 AM] that balances/considers the  time the occupants reasonably need to relocate and the nature of the hazard, threat to public  safety, or obstruction the encampment poses.  Encampments that are otherwise allowed in  the location and time should be given no less than forty‐eight (48) hours to comply].  Any  interference with the City’s clean‐up of the property or other failure to comply with this  Order to Remove may subject the responsible person to civil or criminal penalties and/or  arrest.      If you do not remove your Personal Property and garbage by this deadline, garbage, waste, and  hazardous material may be disposed of and Personal Property may be removed for storage and  retrieval. Persons wishing to reclaim personal property collected by the City may do so by  contacting The Renton Police Department – Front Counter, 1055 S Grady Way, Renton, WA  98057, at 425‐430‐7500. Personal property collected by the City of Renton in connection with  this Encampment will be stored, without charge, for seventy (70) days following removal from  the clean ‐up site. After seventy (70) days, any unclaimed property may be disposed of.    This Order is issued pursuant to City Policy 600‐06. If you would like a copy of the policy or  assistance obtaining alternative temporary shelter or other services, please contact [insert in  bold face tvpe the contact person and title, e.g. Jane Smith, Human Services Director] at Renton  City Hall, 1055 S Grady Way, Renton, WA 98057 at [insert contact telephone number in bold  face tvpe, e.g. 425‐430‐1234 and email address in bold face type, e.g. sgtsmith@rentonwa.gov].  If you were not offered alternative legal shelter or specific location to relocate, you must relocate  no less than 1000 feet from this Encampment.      Pursuant to City Policy 600‐06, temporary sheltering is allowed for those without alternative legal  shelter in certain areas of City Parks during times the park is open to the public for recreational  use. No encampment may obstruct recreational usage of the park or create a nuisance or safety  hazard.  Encampments must be located at least 50 feet away from a body of water, the Renton  Municipal Airport, the Maplewood Golf Course, playgrounds, reservable athletic fields, sport  courts, trails, skate parks, facility rentals, or areas that are reservable for special events or  recreational use.  Any shelter and personal property used for an encampment in a City park must  be light and small enough to be readily moveable and relocatable by their user upon order by the  City. Occupants of encampments are required to comply with any notice to remove an  encampment in such time as required by the notice. Encampments in unpermitted locations or  1000‐01 Encampment Rules & Procedures  p. 12  that constitute an obstruction or safety hazard may be required to be removed without delay  and/or removed by the City without advance notice.         1000‐01 Encampment Rules & Procedures  p. 13  EXHIBIT B    NOTICE OF ENCAMPMENT REMOVAL OF PUBLIC LAND  AND PROPERTY RETRIEVAL PROCEDURE   On [insert date of clean up in bold face type, e.g. JULY 1, 2024], at [insert time in bold face  type, e.g. 9:00 AM] the City of Renton conducted a cleanup of an unauthorized encampment in  the vicinity of [insert address in bold face type, e.g. 1700 block of Oakesdale Avenue NW, the  GPS coordinates, or other description that accurately portrays the location of the  encampment] upon real property owned by the City of Renton. All persons, property,  temporary shelters, campsites, and waste have been removed from this vicinity.     Personal property was collected as part of this clean up, and is being held by the City of Renton  at [insert in bold face type the location of the property]. Persons wishing to reclaim personal  property collected by the City as part of the clean‐up project may do so by contacting [insert in  bold face tvpe the name of the person and their job title, e.g. Sgt. Jane Doe at the Renton  Police Department], 1055 S Grady Way, Renton, WA 98057, at [insert in bold face type the  contact telephone number, e.g. 425‐430‐1234] for a period of up to seventy (70) days  following removal of the property as part of the clean‐up project referenced above on [insert in  bold face type the date and location of the clean‐up project, e.g. JULY 1, 2024). Personal  property collected by the City of Renton in connection with this clean‐up project will be stored,  without charge, for ten (10) days following removal from the clean‐up site. After ten (10) days,  the property will be considered unclaimed property and disposed of in accordance with Chapter  63.32 RCW, after a minimum of sixty (60) days.    If you have any questions about how or where to obtain alternative temporary shelter or other  services, please contact [insert in bold face type the contact person and title, e.g. Jane Smith,  Human Services Director] at Renton City Hall, 1055 S Grady Way, Renton, WA 98057 at [insert  contact telephone number in bold face type, e.g. 425‐430‐1234].