Loading...
HomeMy WebLinkAbout800-11  POLICY & PROCEDURE    Subject:  COUNCIL EMAIL    Index: LEGISLATIVE  Number: 800‐11  Effective Date:    12/10/2018  Supersedes:    8/6/2007  Page:   1 of 4  Staff Contact:   CAO  Approved By:   Resolution #4363 on  12/10/2018   1.0 PURPOSE:    To facilitate email communication between and among Councilmembers, City staff,  residents, and others; to establish procedures for retention of email messages in  compliance with the Public Records Act, and to assist Councilmembers in complying the  Open Public Meetings Act and other applicable laws.     2.0 ORGANIZATIONS AFFECTED:    City Councilmembers    3.0 REFERENCES:    RCW 40.14  RCW 40.16  RCW 42.30  RCW 42.56  WAC 434.12A  Policy & Procedure 800‐04    4.0 POLICY:    4.1 All Councilmembers’ email communications in the City‐hosted email system are  public records, and must be maintained, retained, and disposed of in accordance  with State law.    4.2 Emails are subject to public records disclosure per RCW 42.56.     4.3 All Councilmembers’ email records generated in the conduct of City business are  the property of the City of Renton, regardless of where the records are located.     COUNCIL EMAIL  Pg. 2  4.4 Council email shall be maintained in compliance with the Public Records Act  through software applications and policies administered by the City Clerk  Division and the Information Technology Division.    4.5 Deletion of any public record, including email that has retention value, may be  illegal in the State of Washington and subject to criminal penalties.    4.6 Councilmembers must exercise caution when directly communicating with  fellow Councilmembers via email, so as to not unintentionally violate the Open  Public Meetings Act. To avoid a violation of the letter or spirit of the law, any  interactive email (i.e. email requiring or inviting two‐way communication)  between or among a quorum of Councilmembers must be restricted to matters  that are not currently or likely to come before Council. A quorum means four  Councilmembers. Forwarding of informational materials between or among  Councilmembers on a “no comment” or “FYI only” basis is not a violation of the  law. Passive receipt of an email is also not a violation of the law.     4.7 Councilmembers who are serving in a quasi‐judicial role (i.e. land use appeals)  must not engage in generating or reading substantive emails concerning the  matter on appeal. For purposes of this provision, a substantive email is one that  relates to a matter before the Council while acting in a quasi‐judicial role and has  any information other than the scheduling or procedures of the hearing. Any  substantive emails received by a Councilmember must, without review by the  Councilmember, be routed to the Council Liaison to then be routed to the City  Attorney’s office or to the counsel representing Council if the City Attorney’s  office is not representing Council. If the substantive email contains or discusses  information that is not within the closed record, the quasi‐judicial body may not  consider it. In the even the substantive email contains or discusses information  that is both within and without the closed record, only those parts of the email  that relate to information within the record may be considered by the judicial  body. Other parts must be redacted and not considered.    4.8 See Policy & Procedure 800‐04 regarding the handling of Council correspondence  received from residents.    5.0 DEFINITIONS:    5.1 Council Action: “Action” under the Open Public Meetings Act means the  transaction of the official business of a public agency by a governing body  including, but not limited to, receipt of public testimony, deliberations,  discussions, considerations, reviews, evaluations, and final actions. “Final Action”  means a collective positive or negative decision, or an actual vote by a majority  of the members of a governing body when sitting as a body or entity, upon a  motion, proposal, resolution, order or ordinance.  COUNCIL EMAIL  Pg. 3  5.2 Electronic Mail (Email) System: A means of creating and sending messages  between computers using a computer network or over a modem.    5.3 Email Messages or Communications: Any communication that is broadcast,  created, sent, forwarded, replied to, transmitted, stored, held, copied,  downloaded, displayed, viewed, read or printed by one or several electronic  communications systems or services. This includes the contents of the  communication, the transactional information (metadata), and any attachments  associated with such communication.    5.4 Public Records: Any “writing” containing information relating to the conduct of  government or the performance of any governmental or proprietary function  prepared, owned, used or retained by any State or local agency regardless of  physical form or characteristics.     “Writing” as regards public regards, means handwriting, typewriting, printing,  photostating, photographing, and every other means of recording any form of  communication or representation, including, but not limited to, letters, words,  pictures, sounds or symbols, or combination thereof, and all papers, maps,  magnetic or paper tapes, photographic films and prints, motion picture, film and  video recordings, magnetic or punched cards, discs, drums, diskettes, sound  recordings, and other documents including existing data compilations from  which information may be obtained or translated.    5.5 Public Records Disclosure: Records requests and related process regulated by  RCW 42.56, whereby “each agency… shall make available for public inspection  and copying all public records, unless the record falls within the specific  exemptions of this section or other statute.”    5.6 Quasi‐Judicial Role: A quasi‐judicial role occurs when Councilmembers are  performing a function as a member of an appellate body, determining the legal  rights, duties or privileges of a party to a hearing or other contested matter,  rather than matters affecting the public as a whole. An example is an appeal of a  land use ruling.    5.7 Records Management and Retention: The City’s program for records  management, is facilitated by the City Clerk Division and is based on Records  Management Guidelines and the State records retention schedule issued under  the authority of the Washington State Local Records Committee through the  office of the Secretary of State, Division of Archives and Records Management in  compliance with RCW 40.14.     COUNCIL EMAIL  Pg. 4  5.8 Retention Value: The degree of importance attributed to a document measured  by the records retention schedules issued and approved by the Washington  State Local Records Committee.     5.9 Transitory Messages: Email messages which are a public record, but have no  State mandated retention value and can be deleted when its administrative use  has ended.    6.0 PROCEDURES:    6.1 Each Councilmember is responsible for complying with laws and regulations that  govern City email communications. Councilmembers are encouraged to send and  receive email messages related to City business through the City email system. A  copy of each such email message sent and received on other systems should be  forwarded to a City account for retention requirements.    6.2 The Council Liaison shall manage and maintain email messages for Council in  accordance with the City’s email policy.     6.3 The City Attorney’s Office shall provide current information and advice to the  Council President, the Council Liaison, and individual Councilmembers to assist  with email compliance when requested.