Loading...
HomeMy WebLinkAboutRFQ Renton School Xings Exhibit A for 8-28-20EXHIBIT A  Construction Management Scope of Work Page 1   Construction Management Scope of Work  1. GENERAL  a. Construction Management. The Consultant shall manage the Project  Construction as set forth in the XXXXX Project Contract Construction Documents,  WSDOT LAG Manual, 2020 WSDOT Standard Specifications, and the WSDOT  Construction Manual except as may be modified below.  b. Consultant’s Responsibilities.  i. The Consultant staff consists of:  1. Construction Manager  2. Resident Engineer  3. Construction Observer, if employed by the Consultant  4. Documentation Specialist  5. Public Outreach Sub‐Consultant  6. Material Testing Laboratories, if employed by the Consultant  ii. The Consultant’s responsibilities are the tasks assigned to Consultant  staff as described within the task descriptions below.  iii. The Consultant tasks, as assigned below, may be reassigned by the  Consultant. The Consultant must notify the Project Manager of such  reassignment. The Construction Manager shall remain responsible for  completeness, accuracy, and timeliness of the Consultant’s work.  c. City’s Responsibilities  i. The City staff consists of:  1. Project Manager  2. Engineer  3. Construction Observer, if employed by the City  4. Material Testing Laboratories, if employed by the City  ii. The City’s responsibilities are the tasks assigned to City staff as described  within the task descriptions below.  d. Others Responsibilities  i. Engineer of Record, Permit and Environmental Compliance Manager, and  City Public Works Department shall be independently responsible for  tasks assigned as described within the task descriptions below.  e. Directing the Contractor  i. The Contractor is responsible to get its direction from the contract  documents.  ii. Clarification will be made in writing in RFI’s.  EXHIBIT A  Construction Management Scope of Work Page 2   iii. Representatives of the Engineer are not authorized to accept Work, to accept  materials, to issue instructions, or to give advice that is contrary to the Contract.  Work done or material furnished which does not meet the Contract  requirements shall be at the Contractor’s risk and shall not be a basis for a claim  even if the representatives purport to change the Contract (Std. Spec. 1‐05.2).  In the event City or Consultant staff finds it necessary to give direction to  the Contractor, the entity giving direction may be found responsible for  the work so directed. A written record of the directive must be made.  f. Duty of the Consultant. The presence of the Project Manager and/or the  Engineer during construction or discussions with the Contractor does not change  the duties and responsibilities of the Consultant, City, or Contractor.  g. Deliverables The required deliverables, if any, are described in each of the tasks  below.    2. RESPONSIBILITIES  a. Construction Manager  i. Staff management  ii. Progress review  iii. Billing  iv. Preconstruction meeting (3.v.)  v. Construction Observer and Documentation Specialist oversight (3.z.)  vi. Weekly construction meetings (3.cc.)  vii. Serial letters (3.vv.)  viii. Protests (3.bbb.)  b. Resident Engineer  i. ROM (3.g.)  ii. Non‐materials submittal list (3.h.)  iii. Bid analysis (3.i.)  iv. Pre‐award meeting (3.k.)  v. Record keeping (3.o.)  vi. Materials (3.q.)  vii. Buy America (3.r.)  viii. Subcontractors (3.s.)  ix. UDBE subcontractors (3.t.)  x. Progress schedule (3.u.)  xi. Preconstruction meeting (3.v.)  xii. Labor (3.w.)  xiii. Project labor list (3.x.)  EXHIBIT A  Construction Management Scope of Work Page 3   xiv. Contractor’s equipment rate list (3.y.)  xv. Construction Observer and Documentation Specialist oversight (3.z.)  xvi. Weekly construction meetings (3.cc.)  xvii. Safety (3.dd.)  xviii. Weekly statements of working days (3.ff.)  xix. Contractor’s weekly look‐ahead schedule (3.gg.)  xx. Conformity with and deviations from plans and stakes.(3.hh.)  xxi. Permanent monuments (3.jj.)  xxii. Correction notices (3.kk.)  xxiii. Work suspension. (3.mm.)  xxiv. IDR’s (3.qq.)  xxv. Pay notes (3.rr.)  xxvi. RFI’s (3.tt.)  xxvii. Training (3.uu.)  xxviii. Serial letters (3.vv.)  xxix. Progress payment forms (3.ww.)  xxx. Force Account (3.xx.)  xxxi. Progress payments (3.yy.)  xxxii. Field directives (3.aaa.)  xxxiii. Change orders (3.bbb.)  xxxiv. Protests (3.ccc.)  xxxv. Notices (3.ddd.)  xxxvi. Change tracking (4.f.)  xxxvii. Progress Schedule (4.h.)  xxxviii. Posting Notices (4.i.)  xxxix. CM construction office (5.h.) and (5.i.)  c. Construction Observer (Inspector)  i. Pre‐award meeting (3.k.)  ii. Non‐materials submittal schedule (3.p.)  iii. Materials (3.q.)  iv. Subcontractors (3.s.)  v. Preconstruction meeting (3.v.)  vi. Labor (3.w.)  vii. Construction Observer and Documentation Specialist oversight (3.z.)  viii. Weekly construction meetings (3.cc.)  ix. Safety (3.dd.)  x. Contractor’s weekly look‐ahead schedule (3.gg.)  xi. Conformity with and deviations from plans and stakes (3.hh.)  EXHIBIT A  Construction Management Scope of Work Page 4   xii. Testing (3.ii.)  xiii. Permanent monuments (3.jj.)  xiv. Correction notices (3.kk.)  xv. Environmental (3.ll.)  xvi. Work suspension. (3.mm.)  xvii. Photographs (3.nn.)  xviii. Diary (3.oo.)  xix. Field notebooks (3.pp.)  xx. IDR’s (3.qq.)  xxi. Pay notes (3.rr.)  xxii. As‐built plans (3.ss.)  xxiii. Force Account (3.xx.)  xxiv. Progress payments (3.yy.)  xxv. Field directives (3.aaa.)  xxvi. City Public Works Department Notification (3.eee.)  xxvii. CM construction office (5.f.)  d. Documentation Specialist  i. ROM (3.g.)  ii. Record keeping (3.o.)  iii. Non‐materials submittal schedule (3.p.)  iv. Materials (3.q.)  v. Buy America (3.r.)  vi. Subcontractors (3.s.)  vii. UDBE subcontractors (3.t.)  viii. Preconstruction meeting (3.v.)  ix. Labor (3.w.)  x. Construction Observer and Documentation Specialist oversight (3.z.)  xi. Weekly construction meetings (3.cc.)  xii. Meeting minutes (3.ee.)  xiii. IDR’s (3.qq.)  xiv. Pay notes (3.rr.)  xv. RFI’s (3.tt.)  xvi. Training (3.uu.)  xvii. Serial letters (3.vv.)  xviii. Progress payment forms (3.ww.)  xix. Force Account (3.xx.)  xx. Progress payments (3.yy.)   xxi. Change orders (3.bbb.)  EXHIBIT A  Construction Management Scope of Work Page 5   xxii. Protests (3.ccc.)  e. Public Outreach Sub‐consultant  i. Public outreach (3.fff.)  f. Testing Laboratory  i. ROM (3.f.)  ii. Materials testing and approval  iii. On‐site compaction testing  iv. On‐site concrete testing  g. Project Manager  i. Advertisement (3.a.)  ii. Contract addenda (3.b.)  iii. Bidder questions (3.c.)  iv. Bid deadline and opening (3.c. and d.)  v. Conformed construction documents (3.f.)  vi. ROM (3.g.)  vii. Bid analysis (3.i.)  viii. Determination of bidder responsibility and bid responsiveness (3.j.)  ix. Pre‐award meeting (3.k.)  x. Preparation of contract documents for execution (3.l.)  xi. Award (3.m.)  xii. Execution (3.n.)  xiii. Record keeping (3.o.)  xiv. Materials (3.q.)  xv. Subcontractors (3.s.)  xvi. Preconstruction meeting (3.v.)  xvii. Notice to proceed (3.z.)  xviii. Work suspension. (3.mm.)  xix. IDR’s (3.qq.)  xx. Serial letters (3.vv.)  xxi. Progress payment forms (3.ww.)  xxii. Progress payments (3.xx.)  xxiii. Change orders (3.aaa.)  xxiv. Notices (3.ccc.)  h. Engineer  i. The Authority vested in the “Engineer” by the Standard Specifications  shall be vested in the City Transportation Design Manager who performs  the duties of the Certification Authority.  ii. Directing the Contractor (1.e.)  EXHIBIT A  Construction Management Scope of Work Page 6   iii. Contract addenda (3.b.)  iv. Bidder questions (3.c.)  v. Conformed construction documents (3.f.ii)  vi. Pre‐award meeting (3.k.)  vii. Materials (3.q.)  viii. Preconstruction meeting (3.v.)  ix. Work suspension. (3.mm.)  x. Change orders (3.aaa.)  xi. Protests (3.bbb.)  i. Engineer of Record  i. Contract addenda (3.b.)  ii. Bidder questions (3.c.)  iii. Conformed construction documents (3.f.)  iv. ROM (3.g)  v. Non‐materials submittal list (3.h.)  vi. Bid analysis (3.i.)  vii. Pre‐award meeting (3.k.)  viii. Record keeping (3.o.)  ix. Materials (3.q.)  x. Preconstruction meeting (3.v.)  xi. Weekly construction meetings (3.cc.)  xii. Conformity with and deviations from plans and stakes (3.hh.)  xiii. Permanent monuments (3.jj.)  xiv. RFI’s (3.tt.)  xv. Change orders (3.bbb.)  j. Permit and Environmental Compliance Manager  i. Review and approval of Contractor’s SPCC plan  ii. Environmental (3.ll.)  k. City Public Works Department  i. Water Manager (3.ddd.)  ii. Sewer and Surface Water Manager (3.ddd.)  iii. Streets Manager (3.ddd.)  3. TASKS  a. Advertisement  i. Prepared by Project Manager   ii. Placed in newspaper by City Clerk  iii. Two separate ads, posted for the duration of 21 calendar days (LAG  46.2.24)  EXHIBIT A  Construction Management Scope of Work Page 7   iv. Electronic copies of the plans and specifications shall be placed by the  Project Manager and shall be available, on line, at Builder’s Exchange  from the first date of advertisement, continuously, until physical  completion.  b. Contract Addenda  i. Contract addenda will be prepared by the Engineer of Record, reviewed  by Project Manager, and signed by Engineer (LAG 46.2.24).  c. Bidder Questions  i. Questions must be in writing, email preferable.  ii. Answers will be prepared by the Engineer of Record, reviewed by the  Project Manager, and signed by the Engineer.  iii. All answers shall be made in writing and posted on the bidding website  (Std. Spec. 1‐02.4(1), last paragraph).  iv. Answers that change the contract will generate contract addenda  d. Bid deadline  i. The bid delivery will be to the City Clerk and the deadline will be as  advertised.  e. Bid Opening  i. The bid opening by the City Clerk will be at least 48 hours following the  bid deadline  f. Conformed Contract Documents  i. Following the bid opening, the Engineer of Record will cause the contract  documents to incorporate all the changes made during the bidding  process.  ii. The Engineer will sign the contract documents for construction approval.  g. ROM  (Constr. Man.9‐1.2C)  i. The Record of Materials shall be prepared independently by WSDOT or  testing lab and the Engineer of Record and maintained by the Resident  Engineer or Documentation Specialist  ii. The ROM shall be prepared following bid opening and prior to Award  iii. Made available at the Pre‐award Meeting  iv. See (3.q)  h. Non‐materials Submittal List (Constr. Man. 1‐05 Other submittals page 1‐51)  i. The Engineer of Record and Resident Engineer shall independently  prepare a list of all contract‐required non‐materials submittals. (See  Figure 1‐1, Constr. Man. 1‐05 page 1‐55)  ii. Following bid opening and prior to award  iii. Made available at the pre‐award meeting  EXHIBIT A  Construction Management Scope of Work Page 8   iv. See (3.p)  i. Bid Analysis  i. The Project Manager shall tabulate all the bids by bid item and evaluate  the apparent low bid for balance and other irregularities (Std. Spec. 1‐ 02.13.2.). The Engineer of Record and Resident Engineer shall review for  concurrence.  j. Determination of Bid Responsiveness and Bidder Responsibility  i. The Project Manager shall determine bid responsiveness and bidder  responsibility. A bid may be considered irregular and not responsive for  any of the conditions listed in Std. Spec. 1‐02.13. Further instruction that  shall be followed is contained in LAG 46.2.26.  ii. A bidder may be deemed not responsible and the proposal rejected for  any of the conditions listed in Std. Spec. 1‐02.14. Further instruction that  shall be followed is contained in LAG 46.2.22, 27, and 28.  iii. The Project Manager shall submit the low bid information to WSDOT  Local Programs for review and approval.  iv. Before award of a contract, a bidder shall submit to the contracting  agency a signed statement in accordance with chapter 5.50 RCW  verifying under penalty of perjury that the bidder is in compliance with  the responsible bidder criteria requirement of subsection (2)(f) of RCW  39.26.160. A contracting agency may award a contract in reasonable  reliance upon such a sworn statement (RCW 39.26.160 (4)).  k. Pre‐award Meeting (Std. Spec. 1‐02.15)  i. The Project Manager shall schedule and preside over a pre‐award  meeting.  ii. Required participants  1. Engineer  2. Project Manager  3. Engineer of Record  4. Resident Engineer  5. Construction Observer/s  6. Contractor’s Project Manager  7. Contractor’s Site Foreman/Superintendent   iii. Agenda shall include at least the following:  1. Time of contract compliance letter and response  2. A pre‐award progress schedule (3.o.ii).  3. Executed documents deadline  4. Construction phasing  EXHIBIT A  Construction Management Scope of Work Page 9   5. Lump sum breakdowns  6. A complete statement of the origin, composition, and  manufacture of any or all materials to be used;  7. ROM  8. Non‐materials submittal List  9. Special citizen outreach requirements  10. Date for pre‐construction meeting/s  11. Date for notice to proceed  12. Construction offices  13. Lay‐down locations  l. Preparation of contract documents for execution  i. The Project Manager shall prepare the contract documents for execution  by the Contractor.  m. Award  i. The Project Manager shall prepare the contract for award and submit the  material to the City Clerk who will submit the contract to the City Council  for award.  n. Execution (Std. Spec. 1‐03.3, RCW 35A.40.200, RCW 35.23.352(1))  i. The Project Manager will deliver the complete the contract package to  the Contractor.  ii. The Contractor must execute and return the contract documents in full  within ten days from the date at which he or she is notified that he or she  has been awarded the contract.  iii. The Project Manager will deliver the contractor‐executed contract to the  City Clerk for the Mayor’s execution.  o. Record Keeping  i. Filing system.  1. The City will provide the filing format that shall be used by the  Consultant  2. Original copies of all contract construction documents shall be  kept and filed by the Documentation Specialist and delivered to  the Project Manager in cardboard file boxes with printed external  tables of contents upon contract completion.   3. Electronic copies of all contract construction documents shall be  kept and filed by the Documentation Specialist and delivered to  the Project Manager in PDF format on a “thumb drive” upon  contract completion.  ii. Timeliness.  EXHIBIT A  Construction Management Scope of Work Page 10   1. The Documentation Specialist shall update the status of  submittals and subcontractors on a daily basis and make them  available to the Construction Observer and Resident Engineer and  the Engineer of Record at 7:00 AM the morning following every  status change.  All other records shall be updated on a weekly  basis and made available on line to the City, the Contractor, and  all members of the construction management team and at the  weekly construction meeting following the status change.   iii. Final records.  1. Upon contract completion, the Documentation Specialist shall  provide the Project Manager with documentation of the work  performed on the contract. Documentation consists of field  books, inspector’s record of field tests, Resident Engineer’s and  inspector’s diaries, all invoices, weigh bills, truck measurements,  quantity tickets, receiving reports, field office ledgers, mass  diagrams, cross‐sections, computer listings, and work profiles.  Photographs or video tapes before, during, and after construction  could be useful, especially if care is taken to show any unusual  conditions, equipment, or procedures (LAG Man. 52.8.83.4).  iv. The Documentation Specialist shall be responsible for filing all meeting  minutes (3.dd).   v. Contractor Records  1. The Document Specialist shall obtain proof from the Contractor that it  has met all the requirements for Records and Retention (Constr. Man.  1‐07.11(10)B)  p. Non‐materials Submittal Schedule  i. The Documentation Specialist shall maintain a non‐materials tracking  spreadsheet, supplied by the City, of status and delivery deadlines of  non‐material submittals for the purpose of notifying the contractor and  construction observer of pending requirements for up‐coming  construction activity.  ii. The Resident Engineer shall review the non‐materials tracking  spreadsheet at the weekly construction meetings  q. Materials  i. All materials must be approved by the Project Manager prior to use. The  Resident Engineer shall insure that the quality of materials and  workmanship on a project conform to the contract specifications (LAG  52.3)  EXHIBIT A  Construction Management Scope of Work Page 11   ii. All QPL, RAM, ASA, CMO, and MCC submittals shall be delivered to the  Documentation, Resident Engineer, and the Project Manager.  iii. Each RAM submittal package shall be delivered complete. Parts of  assemblies, submitted individually will be returned to the Contractor.  RAMS that vary from the specifications must be reviewed and approved  by the Engineer of Record.  iv. The Documentation Specialist shall maintain and update a City form  material submittals tracking spreadsheet with all material submittals.  v. Materials shall also be tracked by bid item on appropriate WSDOT forms  272‐024.  vi. The Resident Engineer shall be responsible for reviewing materials  submittals for conformance with the specifications and approving, or  obtaining materials approvals.  vii. The Construction Observer shall receive all Materials on site. Only  approved materials shall be accepted and all materials shall have  identification stamps or tags. Non‐approved materials and/or materials  missing identification shall be rejected and either quarantined or  removed from the site. Used materials shall be removed from the site  immediately.  viii. The Construction Observer shall keep trip tickets, invoices, weigh bills,  truck measurements, quantity tickets or other record of the quantities of  all materials delivered  ix. Materials Certification.  The Documentation Specialist shall provide the  Engineer, for his signature, a completed Materials Certification form  (DOT Form 140‐574) upon completion. This materials certification shall  be completed in accordance with Construction Manual Section 9‐1.5 and  Section 52.3 of the LAG Manual (LAG Man. 52.8.83.6).  r. Buy America  i. The Resident Engineer shall be responsible that all ferrous materials meet  “Buy America” requirements (Special Provision 1.06).  ii. The Documentation Specialist shall obtain and file all CMO’s and/or  MCC’s from the Contractor.  s. Subcontractors   i. All subcontractors must be approved by the Project Manager before  performing any work on the project (Std. Spec. 1‐08.1)  ii. The Construction Observer shall keep track of all subcontractors on the  job site and require removal of all unapproved subcontractors by the  Contractor.  EXHIBIT A  Construction Management Scope of Work Page 12   iii. All subcontractors must meet the conditions set forth in Std. Spec. 1‐ 08.1.  iv. The Contractor must submit a completed WSDOT form 421‐012 for each  proposed subcontractor. The request must be reviewed and approved by  the Resident Engineer to ensure that the proposed subcontractor meets  the requirements of WAC 296.127.10 (Constr. Man. 1‐08.1.).  v. All subcontractors must submit intents to pay prevailing wages  documents L&I form F700‐029‐000 and appropriate addenda before  performing any work on the project.  vi. All contracts with all subcontractors and lower tier subcontractors shall  contain the exact language contained in Form FHWA 1273 as revised  May 1, 2012  vii. All subcontractors must have a City of Renton Business License.  viii. The Contractor shall insert the notification set forth in the Standard  Specifications in all solicitations for sub‐contractor and supplier bids.  (Std. Spec. 1‐07.11(2)3.)  ix. Subcontractor contract retainage requirements GSP1‐08.1 (June 3, 2019 )  must be met.  x. The Documentation Specialist shall keep files of all subcontractors and  their submittals, and shall maintain and update a City form subcontractor  tracking spreadsheet with all subcontractor approval submittals.  xi. Removal.  If dissatisfied with any part of the subcontracted Work, the  Engineer may request in writing that the Subcontractor be removed. (Std.  Spec. 1‐08.1 last paragraph).  xii. If required, the Construction Observer shall observe and record VIN  numbers on contractor trucks.  t. UDBE Subcontractors ( See Special Provision for UDBEs 1275)  i. Upon award, the UDBE goal percentage is replaced with the individual  UDBE sub‐contractor dollar amounts provided with the bid that become  Conditions of Award (COA’s)  ii. COA UDBE’s and their contract dollar amounts (Special Provision 1‐07.11,  page 52) cannot be changed without meeting the conditions set forth in  LAG 26.3.6.  iii. COA UDBE’s shall be interviewed by the Resident Engineer on behalf of  the Engineer and make CUF determinations using DOT Form 272‐052,  Special Provision 1‐07.11, pages 50, 51.  iv. Reporting.  The Contractor shall use the WSDOT implemented DMCS to  file UDBE and DBE payment.  The Documentation Specialist shall monitor  EXHIBIT A  Construction Management Scope of Work Page 13   DBE participation and track all Subcontractor payments and monitor  attainment of Condition of Award (COA) Commitments.  v. The Construction Observer shall verify trucks that are on‐site match the trucks  listed by license plate on DOT Form 350‐077.  If trucks are on‐site that are not  listed on the log, document in the Inspector Daily Report the license plate  number and identifying logo.  Notify the Project Engineer of the unlisted  trucks.    u. Progress Schedule   i. The Progress Schedule shall be type B unless otherwise indicated in the  contract (Std. Spec. 1‐08.3 (2)) and (Special Provisions, page 75).  ii. Prepared by Contractor  iii. A pre‐award schedule, of sufficient detail to demonstrate completion of  the project within the time of contract, shall be submitted at the pre‐ award meeting (Std. Spec. 1‐02.15.3.).  iv.  A preliminary schedule shall be submitted five calendar days following  Contract Execution (Std. Spec 1‐08. 3(2)B).  v. The entire project schedule, if different from the pre‐award schedule,  shall be submitted within 30 calendar days following contract execution.  (Std. Spec. 1‐08. 3(2)B)  vi. The progress schedule shall be reviewed and approved or returned by the  Resident Engineer 15 calendar days following submittal by the  Contractor, (Std. Spec. 1‐08. 3(2)B)  vii. The Resident Engineer shall determine if the Contractor will perform at  least 30% of the work (Std. Spec. 1‐08.1) and:  viii. Collectively, lower tier subcontractors shall not do work that exceeds 25  % of the total amount subcontracted (Std. Spec. 1‐08.1.7.) to all  Subcontractors except for structure work.  ix. The Resident Engineer shall require updates, as may be required, for  review and approval. (Std. Spec. 1‐08. 3 (3))  v. Preconstruction Meeting (LAG  Man. 52.2)  i. The Pre‐construction meeting shall be scheduled and managed by the  Resident Engineer.  ii. List of invitees shall include:  1. The Project Manager  2. The Project Specialist (Joey)  3. The Engineer  4. The Engineer of Record  5. The City’s Public Works representatives  EXHIBIT A  Construction Management Scope of Work Page 14   6. The Resident Engineer  7. The Construction Manager  8. The Documentation Specialist  9. The Construction Observer/s  10. The Public Outreach Sub‐consultant  11. The franchise utility representatives  12. The WSDOT Local Programs Engineer  13. The WSDOT inspector (for projects on state highways and/or in  WSDOT limited access ROW.  iii. The Agenda shall be prepared by the Resident Engineer and shall include  at a minimum those items listed in (LAG Appendix 52.101)  iv. First Order of Work (Std. Spec. 1‐08.4)  1. When shown in the Plans, the first order of work shall be the  installation of high visibility fencing to delineate all areas for  protection or restoration.  v. Forms  1. The Resident Engineer should provide the Contractor a  description of all required forms, giving the Contractor an initial  supply of each. Additional forms required by the Contractor over  the course of the work should be provided by the Resident  Engineer upon request by the Contractor. Remind the Contractor  that all form submittals, including those of subcontractors, lower‐ tier subcontractors, and suppliers, should be routed through the  Prime Contractor for submittal (Constr. Man. P. 1‐52).  w. Labor  i. Minimum wages shall meet Federal or Washington State prevailing wage  rates, whichever is higher.  ii. Intents to pay prevailed wages   1. The Prime Contractor and all subcontractors and lower tier  subcontractors must submit intents to pay prevailed wages. It is  the responsibility of the Documentation Specialist to collect and  file the intents (Std. Spec. 1‐07.9 and Special Provisions). The  Resident Engineer shall not permit the Contractor, subcontractors  or lower tier subcontractors onto the job site until their Intents  have been submitted.  iii. Certified payrolls   1. The Documentation Specialist shall collect and file all certified  payrolls and shall not enter work into the progress payment form  EXHIBIT A  Construction Management Scope of Work Page 15   for payment to the Contractor, subcontractors or lower tier  subcontractors, failing to submit the required certified payrolls  within 10 calendar days of the of the end of the preceding weekly  payroll period. (Std. Spec. 1‐07.9(5)  2. The Documentation Specialist shall maintain and update a City  form certified payrolls tracking spreadsheet containing all  certified payrolls.  iv. Affidavits of wages paid   1. The Documentation Specialist shall collect and file affidavits of  wages paid from the Contractor and all subcontractors following  physical completion. The City will not accept the project nor  release the contract bond until all such affidavits have been  delivered. (Std. Spec. 1‐07.9(5)  v. Interviews (Constr. Man. 1‐07.9(1))  1. The Construction Observer shall perform interviews with the  Contractor’s and subcontractor’s worker to verify payment of the  correct wage rates.(Constr. Man. p. 1‐86)  x. Project Labor List (Std. Spec. 1‐09.6.1.)  i. Project labor lists of the charge rates for all employees shall be submitted  by the contractor and all subcontractors for review and approval by the  Resident Engineer prior to the notice to proceed.  y. Contractor’s Equipment Rate List (Std. Spec. 1‐09.4 and 1.09.6.3.)  i. Contractor‐owned equipment rates shall be submitted by the contractor  for every piece of equipment potentially used on the job for review and  approval by the Resident Engineer prior to the notice to proceed.  z. Construction Observer and Documentation Specialist Oversight  i. The Resident Engineer shall manage the activities of the Construction  Observer and Documentation Specialist and provide direction and  training as necessary. If the Construction Observer or Documentation  Specialist is failing to perform assigned duties, the Resident Engineer shall  attempt to correct the performance. If the Construction Observer or  Documentation Specialist fails to make the corrections, he or she must be  replaced. In the event the Construction Observer is a City employee, The  Construction Manager shall prepare a written notice of performance  failure that must be delivered to the Project Manager.  ii. If the City employee fails to make the necessary corrections, the Project  Manager will remove the City employee and the Resident Engineer may  EXHIBIT A  Construction Management Scope of Work Page 16   be required to replace the City employee with a Consultant Construction  Observer.  aa. Notice to Proceed  i. The Project Manager will issue the notice to proceed to the Contractor.   ii. Work must begin within 21 days of execution of contract (Std. Spec. 1‐ 08.4).  bb. Mobilization (Std. Spec.1‐09.7)  i. Payment for mobilization will be made in strict compliance with the  Standard Specifications. The numerators for the 5% and 10% thresholds  calculations are the sums of the value of all bid item and force account  work completed up to the cutoff date excluding any amount for the bid  item, mobilization. The divisor for the 5% and 10% thresholds calculations  is the total original contract amount. The basis for the 10% delayed  payment limit until substantial completion is the total original contract  amount.  cc. Weekly Construction Meetings  i. Held in the Consultant’s or Contractor’s construction office and presided  over by the Resident Engineer.  ii. Required attendees  1. Construction Manager  2. Resident Engineer  3. Documentation Specialist  4. Construction Observer  5. Public Outreach Sub‐consultant  6. Project Manager  7. Engineer  8. Engineer of Record  9. Permit and Environmental Compliance Manager  10. Contractor Representatives  iii. Agenda  1. Safety   a. Contractor’s report  b. Resident Engineer’s report  c. Construction Observer’s report  2. Meeting minutes  3. Weekly statement of working days  4. Schedule progress  a. Contractor’s weekly look‐ahead schedule  EXHIBIT A  Construction Management Scope of Work Page 17   b. Up‐coming pre‐construction meeting dates  c. Critical completion dates  d. Contractor’s plan for meeting critical completion dates  5. Resident Engineer’s report  6. Construction Observer’s report  7. Environmental compliance report  8. Public outreach report.  9. Submittals  a. Changes to the ROM  b. Materials tracking spreadsheet review.  c. Non‐ materials tracking spreadsheet review  d. The Documentation Specialist shall review and supply  updated copies of the materials and non‐materials  tracking spreadsheets at every construction meeting.  10. Certified payrolls  a. The Documentation Specialist shall review and supply  updated copies of the Certified payrolls tracking  spreadsheets at every construction meeting.  11. RFI’s  a. Status  b. The Documentation Specialist shall review and supply  updated copies of the RFI tracking spreadsheets and at  every construction meeting.  12. Serial Letters  a. Status  b. The Documentation Specialist shall review and supply  updated copies of the serial letter tracking spreadsheet at  every construction meeting.  13. Change Orders  a. Status  b. The Documentation Specialist shall review and supply  updated copies of the Change Order tracking spreadsheet  at every construction meeting.  14. Training  a. Contractor’s status  15. Subcontractor status  a. UDBE Status  b. Written approvals  EXHIBIT A  Construction Management Scope of Work Page 18   c. Intents to pay prevailing wages  d. Business licenses  e. The Documentation Specialist shall review and supply  updated copies of the subcontractor tracking spreadsheets  at every construction meeting.  dd. Safety (Std. Spec. 1‐07.1)  i. The Division of Occupational Safety and Health requires that every  foreman, supervisor, or other person in charge of a crew have a valid first  aid card. (Constr. Man. Page 1‐72)  ii. The Resident Engineer shall obtain the WISHA manuals, particularly  Safety Standards for Construction Work WAC 296‐155, General Safety  and Health Standards WAC 296‐24, and General Occupational Health  Standards WAC 296‐62, and shall review them with the Construction  Observer/s to ensure reasonable familiarity to the extent that they can  recognize important requirements. (Constr. Man. Page 1‐73)  iii. The Resident Engineer, shall complete OSHA Form 301 for each  consultant employee injured.  iv. Vehicular and pedestrian accidents within project limits shall be reported  by the Construction Observer to the City Police at 911. Construction shall  make a make a note in his IDR of what happened.  ee. Meeting minutes  i. Minutes of pre‐ construction, weekly construction, and all other  contractor construction meetings shall be kept by the Documentation  Specialist. Copies of said minutes shall be sent to all participants by the  day following the meeting for review and comment and such comments  shall be returned within 2 days following their receipt.  Following  corrections, as may have been necessary, the final minutes will be filed  and delivered to the participants within an additional 2 days or at the  next weekly construction meeting.  ff. Weekly Statements of Working Days  i. Shall be supplied by the Resident Engineer. In the event it is not available  for delivery, the construction meeting will be interrupted and delayed  until it is available. The costs for such delay, if any, shall be borne by the  Consultant.  ii. This report shall be on LAG Man. form 52.105 that details the number of  workable/unworkable days charged to a project, the reason a day is  charged as unworkable, daily weather codes, the current status of  EXHIBIT A  Construction Management Scope of Work Page 19   contract days, and a summary or the week’s construction activity.  (Constr. Man. GEN 1‐00.7(1)5.)  gg. Contractor’s Weekly Look‐Ahead Schedule  i. The weekly look‐ahead shall be for the two‐week period beginning the  day following the date of the weekly construction meeting. The weekly  look‐ahead schedule must be delivered to the Resident Engineer three  working days prior to the weekly construction meeting (Std. Spec. 1‐ 08.3(2)D). In the event it is not so delivered, the construction meeting  may be delayed by the Resident Engineer until he or she has completed  his or her review and may suspend work for the period of the meeting  delay (Std. Spec. 1‐08.6.2.). The period of such work stoppage will be  counted as working days (Std. Spec. 1‐08.6.).  ii. The Resident Engineer and the Construction Observer shall review the  plans, specifications, special provisions, and bid items for work planned  for the up‐coming work period  hh. Conformity With and Deviations From Plans and Stakes (Std. Spec 1‐05.4)  i. Construction staking  1. It is the responsibility of the Contractor to accurately set  construction staking and to construct the project in conformance  with the plans and specifications. It is the responsibility of the  Construction Observer and Resident Engineer to be familiar with  the plans and specifications.  ii. PROWAG  1. The Construction Observer shall document PROWAG compliance  on all wheelchair ramps and signal construction on WSDOT ADA  Measurement Forms with instructions.  iii. Preconstruction meetings  1. The Resident Engineer shall conduct pre‐construction meetings as  may be required by the non‐materials submittal list and preceding  construction of features such as wheelchair ramps and catch  basins /manholes.  2. The Resident Engineer and Construction Observer shall conduct  preconstruction meetings prior to construction of curbs at raised  intersections, wheelchair ramps, and catch basins/manholes. A  City, Wells Williams Project, standard plan for catch basin and  manhole construction shall be supplied to the Contractor  personnel.  iv. Raised intersection gutters  EXHIBIT A  Construction Management Scope of Work Page 20   1. The Construction Observer and Engineer of Record shall be  present during the forming and pouring of the raised intersection  gutters.  v. Catch basins and manholes  1. The Resident Engineer and Construction Observer shall be present  at the construction of the adjustment rings and frames. They shall  both inspect all completed catch basins and manholes  immediately following final adjustment and require  reconstruction of those not meeting the requirements of the  standard plan.  ii. Testing  i. The Construction Observer shall contact and schedule testing.  ii. Materials testing will be by King County (name and phone number).  iii. Compaction testing will be by King County.  iv. Utilities testing will be by Public Works: water (name and phone  number); sewer and storm (name and phone number).  jj. Permanent Monuments (RCW 58.09.130)   i. The Resident Engineer or the Construction Observer shall report to the  Engineer of Record and Project Manager all permanent monuments  found in the construction zone, not shown on the plans. Whenever a  survey monument needs to be removed or destroyed, the application  required by WAC 332‐120‐050 shall be submitted to the Department of  Natural Resources. It shall be completed, signed and sealed by the  Contractor’s land surveyor or engineer.  ii. All applications must be completed on forms provided by the Department  of Natural Resources and follow instructions provided by DNR.  Completed applications shall be filed at DNR (WAC 332‐120‐070).  iii. RCW 58.09.040 requires that, for all monuments that are set or reset, a  record of the monument be filed on a Monumentation Map with the  County Engineer in the county in which the corner exists and the original  sent to the DNR for their records.  kk. Correction Notices  i. Deviations.  When the Construction Observer observes the Contractor’s  work deviating from the approved plans and/or specifications he/she  shall immediately inform the person performing the unapproved work.  ii. The oral notice shall be followed directly with a written correction notice  from the Resident Engineer using a City‐approved form and delivered to  the contractor’s on‐site foreman or superintendent.  EXHIBIT A  Construction Management Scope of Work Page 21   iii. The Contractor will not be paid for unapproved work and it must be  removed and replaced unless the City and Contractor agree to execute a  change order for an acceptable deviation. An adjustment in cost may be  required.  ll. Environmental  i. Contractor compliance with permits and environmental regulations shall  be the primary responsibility of the contractor and enforcement shall be  the primary responsibility of the Permit and Environmental Compliance  Manager. The Construction Observer shall report all violations observed  to the Permit and Environmental Compliance Manager  mm. Work Suspension  i. The Resident Engineer may issue a work suspension order when there is  overwhelming evidence of contractor disregard for an immediate threat  to Life and Safety. (Std. Spec. 1‐07.1) and (Constr. Man. 1‐07.1 page 1‐ 75).  1. The first course of action is the Construction Observer gives oral  notification to the foreman of the Contractor’s crew involved and  phone notification to the local WISHA office and the Project  Manager if the problem is not corrected immediately. If the  Project Manager determines that immediate action is required  he/she may direct the Construction Observer to immediately  Issue a written work suspension order.  2. Second is oral and written notification to the Contractor’s Project  Manager and the foreman or superintendent and the local WISHA  field office:   3. Third, if the Contractor refuses to address the safety violation and  no WISHA officer is available, the Engineer may issue a written  work suspension order.  ii. The Resident Engineer with input from the Permit and Environmental  Manager may suspend work in the vicinity of archaeological or historical  objects discovery.  iii. The Resident Engineer shall suspend all work in the area of and adjacent  to the discovery of human skeletal remains (Constr. Man. 1‐07.16(4)A).  iv. The Resident Engineer may suspend work in the area of a utility conflict  until the solution of the conflict has been determined and a Field  Directive has been issued.  v. All other Work Suspension Orders must be issued by the Project Manager  following consultation with the Engineer and the City Attorney.  EXHIBIT A  Construction Management Scope of Work Page 22   vi. The Work Suspension Order shall be on a City form and must contain, at a  minimum, the following:  1. Identification of the Contract work being performed.  2. A description of the reason or alleged infraction including  WISHA/OSHA rule if available.  3. Location.  4. Time.   5. The name of the Contractor’s person responsible for the alleged  infraction.  6. Photographs and/or video showing the condition or alleged  infraction.  nn. Photographs  i. The Construction Observer shall take photographs of all materials and  their identification markings or tags upon delivery, all changes, and  adequate photographs of construction to create a complete photographic  record of the project construction.  All photographs shall be date and  time stamped and given a reference number, and a record kept of the  locations of all photographs (Constr. Man. 10‐3.14).  oo. Diary  i. The Construction Observer shall keep a diary record of construction  activity. (Constr. Man. 10‐3.6A)  pp. Field Notebooks  i. Field Notebooks shall be completed and maintained by the Construction  Observer (Constr. Man. 10‐3.12).  qq. IDR’s  i. The Construction Observer shall complete inspector daily reports for  every day worked by the Contractor. The IDR’s shall be completed in  compliance with Constr. Man. 10‐3.6B and delivered to the  Documentation Specialist, Resident Engineer and Project Manager In PDF  format at the completion of each day’s work.  ii. The IDR’s shall be made on WSDOT forms 422‐004, 004A and 004B  Revised 07/2019  iii. The Resident Engineer shall review all IDR’s.  rr. Pay Notes (Field Notes) (Constr. Man. 10‐3.12)  i. The Construction Observer shall measure and complete records of  quantities of all the bid items constructed each day using WSDOT Form IP  422‐635ER EF Revised 2/2009  EXHIBIT A  Construction Management Scope of Work Page 23   ii. The Construction Observer shall present the completed Pay Notes to the  Contractor the following morning for review and signature and  immediately forward to the Documentation Specialist and Resident  Engineer.  iii. The Resident Engineer shall review all pay notes.  iv. The Documentation Specialist shall prepare and complete Pay Note  records on Pay Note summary spreadsheets for each pay period.  ss. As‐Built Plans  i. The Construction Observer shall keep an independent record of all  changes from the plans in his or her diary and in red ink on a full‐size set  of the construction plans (Constr. Man. 10‐3.11A). The as‐built plans shall  be clearly stamped “AS‐BUILT DRAWINGS” and kept in the construction  office until physical completion.  ii. All corrections, repairs, revisions and additional details necessary to  depict the work as it was constructed shall be shown on the as‐built  plans, whether considered the practice of engineering or not and  whether considered a change to the contract or not.  iii. The as‐built drawings shall be current with entries made the day the  construction changes were made.  iv. Changes made pursuant to a Change Order shall be identified on the  plans with the Change Order number.  v. Photographs of the changes shall be taken and referenced on the plans  by reference number.  tt. Requests for Information (RFI’s)  i. Contractor requests for information shall be answered in writing by the  Resident Engineer.  ii. If the RFI is for information missing from the plans or specifications, it  shall be forwarded to the Engineer of Record for a response.  iii. The Documentation Specialist shall maintain and update a City form RFI  tracking spreadsheet containing all RFI’s.  uu. Training  i. The Documentation Specialist shall monitor the payment amount for bid  item No. 5 for compliance and the Resident Engineer shall work with the  Contractor to achieve compliance.  vv. Serial letters  i. Serial letters shall be used for the tracking of time‐sensitive  communications that require responses, such as notices, claims, protests,  etc.  EXHIBIT A  Construction Management Scope of Work Page 24   ii. The Construction Manager shall consult with the Resident Engineer and  prepare the responses. They shall be reviewed by the Project Manager,  reviewed by the Engineer, reviewed by the City Attorney if necessary, and  sent to the Contractor.  iii. The Documentation Specialist shall maintain and update a City form serial  letter tracking spreadsheet for tracking all protests, disputes, claims,  requests for additional time, and all other time sensitive correspondence  between the City and the Contractor.  ww. Progress Payment Forms  i. Following award, the Project Manager shall input the contract schedule  of prices on the City Progress Payment forms and then shall lock the  input contract data and forward the completed forms to the Resident  Engineer and Documentation Specialist.  ii. Following execution of a change order, the Project Manager shall input  the change order items and estimates and then shall lock the input  change order data and forward the completed forms to the Resident  Engineer and Documentation Specialist.  iii. All the formula columns shall be locked.  xx. Force Account  (Std. Spec. 1‐9.6)  i. The Construction Observer shall track force account work on City forms.  The forms shall be completed by the end of each day force account work  was performed. The Construction Observer shall sign and obtain the  signature of the Contractor’s representative on all completed force  account tracking forms before the end of the following day. The  Construction Observer shall forward all completed and signed force  account tracking forms to the Resident Engineer, the Project Manager,  and Documentation Specialist.  yy. Progress Payments  (Std. Spec. 1‐09.90  i. Progress payment invoices shall be prepared and signed by the  Documentation Specialist or Resident Engineer on forms provided by the  City. All bid item quantities shall be based on the pay notes generated for  that pay period.  ii. All input by the Consultant will be in quantities from the Pay Note  Summary spreadsheet. Check measurement and payment for the  complete bid items of the specifications to insure that the measurement  conditions have been met.  EXHIBIT A  Construction Management Scope of Work Page 25   iii. The estimate to complete column must never contain formulas. The input  shall be actual estimated quantities provided by the Construction  Observer and reviewed by the Resident Engineer.  iv. Completed progress payments must be reviewed and signed by the  Project Manager prior to submittal to the Contractor for signature.  v. The Engineer will review, sign, and submit the signed Progress Payment  Invoices to the City Finance Division in time to insure payment to the  contractor within 30 days from the Contractor’s signed progress payment  invoices delivery to the City.  zz. Materials on Hand  (Std. Spec.1‐09.8)  i. Payment for materials on hand will be made in strict compliance with the  Standard Specifications.  aaa. Field Directives (Std. Spec. 1‐04.4.)  i. Written field directives shall be used to enforce correction notices or  initiate change orders. They will be issued by the Resident Engineer or  Construction Observer on City forms.  ii. They shall include a description of required work and in the case of  changes, a rough estimate. Signatures of the initiator, the Resident  Engineer or Construction Observer are required and the Contractor’s  representative for changes.  bbb. Change Orders  i. Change orders shall be prepared by the Resident Engineer on City  approved forms, and in compliance with (Std. Spec. 1‐04.4.)  ii. Change orders must be reviewed and signed by the Project Manager,  Engineer, Engineer of Record, Engineer, and others as may be required by  City Policy.  iii. The change order, approved and issued by the Engineer, will be given to  the Contractor for endorsement. If the Contractor fails to endorse and  return the change order, request an extension of time for endorsement  or responds in accordance with Std. Spec. 1‐04.4. within 14 days of  delivery to the Contractor, it may be issued unilaterally by the City.  iv. Change orders shall include only force account work, bid item work, or a  lump sum. Mixing any of the above in one change order makes tracking  of force account work impossible.  v. Preparation of change orders shall begin immediately following issuance  of field directives or the decision for a planned change. In the case of a  planned change, the first step is a determination that the change is not a  EXHIBIT A  Construction Management Scope of Work Page 26   new project by the City Attorney. The preparation of all change orders is  as follows:  1. Complete a description of the change.  2. Prepare a cost estimate by the Resident Engineer.  3. Get a change order quotation or estimate from the Contractor.  4. Establish force account estimate, bid item, or negotiated lump  sum amount for the equitable adjustment. Force account change  orders are preferable.   5. Update labor list and equipment rate list if necessary.  6. Complete a reason for the change.  7. Execute the change order.  A change order has fixed unit prices and estimated bid item quantities,  fixed as a lump sum, or an open estimate in the case of force account.  In  any case it must be executed immediately in order to pay the contractor  for its work. Force account records are for progress payments, not  change orders.  vi. Minor Changes shall not be used.  vii. Equitable Adjustment  includes the cost of the labor, equipment,  materials, bid items, if any, and the costs of non‐main office extended  overhead, if any (Std. Spec.1‐09.4).  viii. Completed change orders shall be filed by the Documentation Specialist.  ix. The Documentation Specialist shall maintain and update a City form  Change Order tracking spreadsheet that shall include all Field Directives  and Change Orders.  ccc. Protests   i. The procedure for the Contractor to file a protest is set forth in Std. Spec.  1‐04.5.  ii. The Resident Engineer, with recommendation from the Construction  Manager and as reviewed and approved by the Project Manager, shall  propose resolution of protests, disputes and claims. (Std. Spec.1‐09.11).  Final determination of the response to the Contractor shall be made by  the Engineer.  iii. The Documentation Specialist shall track all protests, disputes and claims  on a City form serial letter tracking spreadsheet.  ddd. Notices  i. The method for serving and receiving notices is set forth in Std. Spec.  1.05.15. Notices from the Contractor shall be sent to the Project  EXHIBIT A  Construction Management Scope of Work Page 27   Manager. Notices to the Contractor shall be prepared by the Resident  Engineer and issued by the Project Manager.  eee. City Public Works Department Notification  i. The Construction Observer shall be responsible for notifying City Public  Works employees when the following work is requested (3.ii.):  ii. Water  1. Pressure Testing  2. Disinfection  3. Purity Testing  iii. Sewer  1. Video  2. Pressure Testing  3. Manhole inspection  iv. Surface Water  1. Video  2. Pressure testing  3. Manhole/catch Basin inspection  v. Streets  1. Curb/gutter inspection  2. Sidewalk inspection  3. Pavement inspection  fff. Public Outreach  i. Create and maintain project web page.  ii. Respond to all phone calls and emails.  iii. Maintain a record of all contacts with a separate file for any  commitments made.  iv. Deliver all contacts made with a name, contact information, and a  description of the substance of the contact.  v. Presence and delivery of a report at all construction meetings  4. CONTROLLING ORDER OF CONTRACT DOCUMENTS. (Std. Spec. 1‐04.2)  a. Addenda,  b. Proposal Form,  c. Special Provisions,  d. Contract Plans,  e. Amendments to the Standard Specifications,  f. Standard Specifications,  g. City of Renton Standard Plans  h. Geotechnical Studies  EXHIBIT A  Construction Management Scope of Work Page 28   5. CM CONSTRUCTION OFFICE  a. The construction office shall be provided by agreement between the contractor,  the consultant, and/or the City.  b. Construction office equipment shall be provided by agreement. In the event  there is a delay in power, cable, or phone connections or equipment deficiency  of any kind, it shall be the responsibility of the consultant to temporarily provide  such connections and/or equipment necessary to perform the duties of the  consultant. The City will compensate the consultant for such temporary  provision of connections and/or equipment required to be provided by others.  c. Weekly Construction Meetings will be held in the consultant’s construction  office.  d. Scope of Work.  This Scope of Work shall be kept and mounted on a wall in the  construction office at all times.  e. Plans and Specifications. A full size set of Project Plans together with all other  Contract Documents shall be kept and available in the construction office at all  times.  f. Change Tracking. The Construction Observer shall track and record all changes  on separate full size set of plans kept in the construction office.  Changes shall be  recorded in red the day of or following the change.  g. Permits. Copies of all project permits shall be kept and mounted on a wall in the  Consultant’s construction office at all times.  h. Progress Schedule. A current Progress Schedule of the entire project shall be  kept and mounted on a wall in the construction office at all times. The Resident  Engineer shall track the construction progress with a yellow hi‐liter. The  construction progress tracking shall be based on the Pay Notes and be entered  as soon as available.  i. Posting Notices  (Std. Spec. 1‐07.9(2))   i. The Resident Engineer shall ensure that the Contractor posts the required  notices listed in the referenced standard specification and the additional  documents listed in (Constr. Man. 1‐07.(2).  ii. The location of the postings must be as set forth in the Standard  Specifications at the job site or if the project is small and the Contractor  has no on‐site construction office, then alternatively, the Contractor my  post the notices at the corporate office and supply each and every  employee working on the project with copies of all the required notices.  Table of contents  1. 1 General         1  EXHIBIT A  Construction Management Scope of Work Page 29   a. Construction Management      1  b. Consultant’s Responsibilities      1  c. City’s Responsibilities       1  d. Other’s Responsibilities      1  e. Directing the Contractor      1  f. Duty of the Consultant      2  g. Deliverables        2  2. Responsibilities  a. Construction Manager      2  b. Resident Engineer       2  c. Construction Observer      3  d. Documentation Specialist      3  e. Public Outreach Sub‐consultant     4  f. Testing Laboratory       5  g. Project Manager       5  h. Engineer        5  i. Engineer of Record       6  j. Permit and Environmental Compliance Manager      6  k. City Public Works Department     6  3. Tasks  a. Advertisement       6  b. Contract Addenda       7  c. Bidder Questions       7  d. Bid Deadline        7  e. Bid Opening        7  f. Conformed Contract Documents     7  g. ROM         7  h. Non‐Material Submittal List      7  i. Bid Analysis        7  j. Determination of Bid Responsiveness and Bidder Responsibility  8  k. Pre‐Award Meeting       8  l. Preparation of Contract Documents for execution      9  m. Award         9  n. Execution        9  o. Record Keeping       9  p. Non‐Materials Submittal Schedule     10  q. Materials        10  r. Buy America        11  EXHIBIT A  Construction Management Scope of Work Page 30   s. Subcontractors       11  t. UDBE Subcontractors       12  u. Progress Schedule       13  v. Preconstruction Meeting      13  w. Labor         14  x. Project Labor List       15  y. Contractor’s Equipment Rate List     15  z. Construction Observer and Documentation Specialist Oversight  15  aa. Notice to Proceed       16  bb. Mobilization        16  cc. Weekly Construction Meetings     16  dd. Safety         18  ee. Meeting Minutes       18  ff. Weekly Statement of Working Days     18  gg. Contractor’s Weekly Look‐Ahead Schedule    19  hh. Conformity With and Deviations From Plans and Stakes    19  ii. Testing         20  jj. Permanent Monuments      20  kk. Correction Notices       20  ll. Environmental        21  mm. Work Suspension      21  nn. Photographs        22  oo. Diary         22  pp. Field Notebooks       22  qq. IDR’s         22  rr. Pay Notes        22  ss. As‐Built Plans        23  tt. Requests for Information (RFI’s)     23  uu. Training        23  vv. Serial Letters        23  ww. Progress Payment Forms     24  xx. Force Account        24  yy. Progress Payments       24  zz. Materials on Hand       25  aaa. Field Directives      25  bbb. Change Orders      25  ccc. Protests       26  ddd. Notices       26  EXHIBIT A  Construction Management Scope of Work Page 31   eee. City Public Works Department Notification      27  fff. Public Outreach       27  4. Controlling Order of Contract Documents     27  5. CM Construction Office       28