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HomeMy WebLinkAboutCommittee of the Whole Packet for 03/13/2017 AGENDA Committee of the Whole Meeting 6:00 PM - Monday, March 13, 2017 7th Floor, Council Chambers, 7th Floor, City Hall – 1055 S. Grady Way 1. LEGISLATIVE UPDATE 2. MAIN AVE. STREET CLOSURE a) Issue Paper b) Presentation P U B L I C W O R K S D E P A R T M E N T M E M O R A N D U M D A T E : M a r c h 1 3 , 2 0 1 7 T O : A r m o n d o P a v o n e , C o u n c i l P r e s i d e n t M e m b e r s o f t h e R e n t o n C i t y C o u n c i l 1 V l A — D e n i s L a w M a o r 7 2 F R O M : G r e g g Z i m m e r m 4 j t 1 b l i c W o r k s A d m i n i s t r a t o r S T A F F C O N T A C T : B o b H a n s o n , e x t . 7 2 2 3 S U B J E C T : R e q u e s t f o r A u t h o r i z a t i o n o f P a r t i a l C l o s u r e o f t h e M a i n A v e n u e S o u t h a n d S o u t h 2 ’ S t r e e t I n t e r s e c t i o n I S S U E : S h o u l d C o u n c i l d i r e c t t h e A d m i n i s t r a t i o n t o p r e p a r e a R e s o l u t i o n a u t h o r i z i n g t h e c l o s u r e o f a l l b u t o n e l a n e o f w e s t b o u n d t r a f f i c o f t h e i n t e r s e c t i o n o f M a i n A v e n u e S o u t h a n d S o u t h 2 S t r e e t f o r t h e d u r a t i o n o f 3 7 w o r k i n g d a y s , p l u s a n y u n w o r k a b l e d a y s n o t t o e x c e e d t w o m o n t h s ? R E C O M M E N D A T I O N : D i r e c t t h e A d m i n i s t r a t i o n t o p r e p a r e a R e s o l u t i o n a u t h o r i z i n g t h e c l o s u r e o f a l l b u t o n e l a n e o f w e s t b o u n d t r a f f i c o f t h e i n t e r s e c t i o n o f M a i n A v e n u e S o u t h a n d S o u t h 2 S t r e e t f o r t h e d u r a t i o n o f 3 7 w o r k i n g d a y s , p l u s a n y u n w o r k a b l e d a y s n o t t o e x c e e d t w o m o n t h s . B A C K G R O U N D S U M M A R Y : O n J a n u a r y 9 , 2 0 1 7 t h e c o n t r a c t f o r c o n s t r u c t i o n o f t h e M a i n A v e n u e S o u t h a n d S o u t h 2 r S t r e e t I n t e r s e c t i o n P r o j e c t w a s a w a r d e d t o J a n s e n , I n c . o f B e l l i n g h a m . T h e c o n t r a c t c a l l s f o r c o m p l e t i o n o f w o r k i n 9 5 w o r k i n g d a y s . T h e c o n t r a c t o r ’ s s c h e d u l e s h o w s a n e e d f o r 1 8 0 w o r k i n g d a y s . B y c l o s i n g t h e i n t e r s e c t i o n t o a l l b u t o n e l a n e o f w e s t b o u n d t r a f f i c , t h e c o n t r a c t o r w o u l d b e a b l e t o c o m p l e t e t h e w o r k i n 9 9 w o r k i n g d a y s , o n l y f o u r d a y s m o r e t h a n t h e c o n t r a c t e d a m o u n t o f 9 5 d a y s . T h i s w o u l d r e s u l t i n a s a v i n g s o f 8 1 w o r k i n g d a y s ( a l i t t l e o v e r 3 Y 2 m o n t h s ) a n d a c o s t s a v i n g s o f a p p r o x i m a t e l y $ 3 6 4 , 5 0 0 . T h e f o l l o w i n g i s a n e x p l a n a t i o n o f t h e d e t e r m i n a t i o n o f w o r k i n g d a y s , t h e t i m e s a v i n g s t o b e e x p e c t e d f o r a l t e r n a t i v e p h a s i n g o n t h e c o n c r e t e c o n s t r u c t i o n o f t h e i n t e r s e c t i o n a n d t h e c o s t s o f e x t e n d e d o v e r h e a d t o b e e x p e c t e d d u e t o w o r k i n g t i m e e x t e n s i o n . W o r k i n g D a y s : W h e n d e s i g n o f a p r o j e c t i s 9 0 % c o m p l e t e t h e d e s i g n e n g i n e e r c r e a t e s a p h a s i n g p l a n a n d a s c h e d u l e . T h e n u m b e r o f w o r k i n g d a y s r e q u i r e d i s d e t e r m i n e d f r o m A G E N D A I T E M # 2 . a ) A r m o n d o P a v o n e , C o u n c i l P r e s i d e n t M e m b e r s o f t h e R e n t o n C i t y C o u n c i l P a g e 2 o f 4 M a r c h 1 3 , 2 0 1 7 t h e s c h e d u l e a n d t h e p h a s i n g p l a n . T h e s c h e d u l e a n d a m o u n t o f w o r k i n g d a y s a r e r e v i e w e d b y t h e C i t y ’ s p r o j e c t m a n a g e r . S i n c e n e i t h e r t h e d e s i g n e r n o r t h e p r o j e c t m a n a g e r i s a c o n t r a c t o r , t h e i r e v a l u a t i o n i s b a s e d o n o b s e r v a t i o n a l e x p e r i e n c e . T y p i c a l l y e i t h e r t h e d e s i g n e r o r t h e p r o j e c t m a n a g e r w i l l g e t i n p u t f r o m a c o n t r a c t o r f o r m o r e c o m p l i c a t e d p r o j e c t s . A c o n t r a c t o r i s r e q u i r e d t o b i d t h e p r o j e c t a s p r e s e n t e d . I f h e f i n d s s o m e t h i n g t h a t h e w i s h e s t o q u e s t i o n , h e i s r e q u i r e d t o s u b m i t t h e q u e s t i o n i n w r i t i n g a n d i t i s a n s w e r e d t h r o u g h t h e b i d d i n g s e r v i c e s o a l l p o t e n t i a l b i d d e r s r e c e i v e e x a c t l y t h e s a m e i n f o r m a t i o n . M a n y e r r o r s a r e c o r r e c t e d t h r o u g h t h i s p r o c e s s , b u t n o t a l l . A c o n t r a c t o r m a y n o t c o n d i t i o n h i s b i d i n a n y w a y ( s u c h a s p r o v i d i n g a n e w n u m b e r o f w o r k i n g d a y s ) . S u c h c o n d i t i o n w o u l d b e c o n s t r u e d a s c a u s i n g t h e b i d t o b e u n r e s p o n s i v e a n d r e s u l t i n r e j e c t i o n . F o l l o w i n g a w a r d a n d e x e c u t i o n o f t h e c o n t r a c t t h e c o n t r a c t o r i s r e q u i r e d t o s u b m i t a s c h e d u l e c o n t a i n i n g a c r i t i c a l p a t h . I f t h e c r i t i c a l p a t h d e m o n s t r a t e s t h a t t h e p r o j e c t r e q u i r e s a n i n c r e a s e i n w o r k i n g d a y s , t h e c o n t r a c t o r i s t y p i c a l l y r e q u i r e d t o a p p l y a g r e a t e r w o r k f o r c e w i t h m o r e c r e w s . I n t h e c a s e o f t h e M a i n A v e n u e S o u t h a n d S o u t h 2 n d S t r e e t p r o j e c t , a p p l y i n g m o r e c r e w s w a s i m p r a c t i c a l b e c a u s e o f t h e c o m p a c t l i m i t s o f t h e w o r k s i t e a n d i n t e r f e r e n c e w i t h w o r k b e i n g d o n e b y o t h e r s . O t h e r a l t e r n a t i v e s w o u l d i n c l u d e w o r k i n g a t n i g h t a n d / o r o n w e e k e n d s . N i g h t t i m e w o r k i s i m p r a c t i c a l b e c a u s e o f t h e p r o x i m i t y o f t h e C e d a r R i v e r A p a r t m e n t s s e n i o r h o u s i n g a n d w e e k e n d w o r k w o u l d r e q u i r e w e e k e n d c o n s t r u c t i o n r a t e s . T h e c o n t r a c t o r ’ s c r i t i c a l p a t h s c h e d u l e s h o w e d a r e q u i r e m e n t f o r a p p r o x i m a t e l y 8 5 a d d i t i o n a l w o r k i n g d a y s ( o r n e a r l y f o u r m o n t h s ) . A D i s p u t e R e v i e w B o a r d , a r b i t r a t o r , o r t h e c o u r t i s u n l i k e l y t o d i s r e g a r d a n i m p o s s i b l e s c h e d u l e . T h e r e f o r e , w e a r e a t t e m p t i n g t o f i n d w a y s t o s h o r t e n t h e s c h e d u l e . E x t e n d e d O v e r h e a d : R e c e n t l y F e d e r a l H i g h w a y A d m i n i s t r a t i o n a n d t h e W a s h i n g t o n S t a t e D e p a r t m e n t o f T r a n s p o r t a t i o n L o c a l P r o g r a m s h a v e b e e n d e m a n d i n g e x t r a c t i o n o f l i q u i d a t e d d a m a g e s f r o m c o n t r a c t o r s w h o t a k e l o n g e r t h a n t h e w o r k i n g d a y s a l l o t t e d i n t h e c o n t r a c t . T h i s h a s a f f e c t e d t h e r e l a t i o n s h i p s b e t w e e n c i t i e s a n d c o n t r a c t o r s e v e n w h e n n o f e d e r a l m o n e y i s i n v o l v e d . C o n f r o n t a t i o n a l c o n s t r u c t i o n m a n a g e m e n t r e s u l t s i n c l a i m s o r c o u n t e r c l a i m s b y t h e c o n t r a c t o r . D u r i n g t h e l a s t e c o n o m i c d o w n t u r n w h e n t h e r e w a s “ n o f a t ” i n b i d s , c o n t r a c t o r s c o u l d n o l o n g e r a f f o r d t o l i v e w i t h n o n - c o m p e n s a b l e e x t r a w o r k i n g d a y s . A s a r e s u l t c o n t r a c t o r s b e g a n d e m a n d i n g c o m p e n s a t i o n f o r a l l d e l a y s , a d d i t i o n a l w o r k t i m e a n d e x t e n d e d o v e r h e a d i n c l u d i n g h o m e o f f i c e c o s t s , a d d i t i o n a l m o b i l i z a t i o n , m a i n t e n a n c e o f a s k e l e t o n w o r k f o r c e f o r t e m p o r a r y e r o s i o n s e d i m e n t c o n t r o l , s u p e r v i s o r y p e r s o n n e l , t r a f f i c c o n t r o l a n d t h e c o s t s o f m a i n t a i n i n g t h e i r c o n s t r u c t i o n o f f i c e d u r i n g t h e e x t r a d a y s . T h i s p r a c t i c e c o n t i n u e s a n d f a l l s u n d e r t h e b r o a d c a t e g o r y o f e q u i t a b l e a d j u s t m e n t t h a t i s a p a r t o f t h e c o n t r a c t a n d c a n n o t b e i g n o r e d . T h e c o n t r a c t o r h a s s u b m i t t e d a l i s t o f h i s o v e r h e a d c o s t s t o t a l i n g $ 8 , 8 0 0 p e r d a y . A f t e r o u r r e v i e w a n d n e g o t i a t i o n , t h a t c o s t w a s r e d u c e d t o $ 4 , 5 0 0 . A t 8 5 d a y s t h e t o t a l w o u l d b e $ 3 8 2 , 5 0 0 . A t f o u r d a y s t h a t n u m b e r i s r e d u c e d t o $ 1 8 , 0 0 0 . H : D i v i s i o n . s / T r a n s p o r . t a t / D e s i g n . E n g / B o b H a n s o n / M a i n A v e I n t e r s e c t i o n C l o s u r e A G E N D A I T E M # 2 . a ) A r m o n d o P a v o n e , C o u n c i l P r e s i d e n t M e m b e r s o f t h e R e n t o n C i t y C o u n c i l P a g e 3 o f 4 M a r c h 1 3 , 2 0 1 7 P h a s i n g o f W o r k i n t h e I n t e r s e c t i o n : P l e a s e r e f e r t o t h e a t t a c h e d P o w e r P o i n t p r e s e n t a t i o n . F i g u r e s 2 t h r o u g h 6 s h o w t h e f i v e c o n s t r u c t i o n p h a s e s r e q u i r e d u n d e r t h e o r i g i n a l s c h e d u l e . T h e s e p h a s e s a r e r e q u i r e d i n o r d e r t o m a i n t a i n v e h i c u l a r a n d p e d e s t r i a n t r a f f i c t h r o u g h t h e i n t e r s e c t i o n i n a l l d i r e c t i o n s d u r i n g c o n s t r u c t i o n . E a c h i n d i v i d u a l p h a s e r e q u i r e s b e t w e e n 1 5 a n d 2 4 w o r k i n g d a y s . T h e t o t a l r e q u i r e d f o r t h i s a l t e r n a t i v e i s 1 1 7 w o r k i n g d a y s . F i g u r e 7 s h o w s t h e w o r k t h a t c a n b e a c c o m p l i s h e d u n d e r f u l l c l o s u r e o f a l l d i r e c t i o n s o f t r a v e l e x c e p t f o r o n e l a n e o f v e h i c u l a r a n d p e d e s t r i a n t r a v e l f r o m B r o n s o n W a y S o u t h , w e s t b o u n d t o S o u t h 2 n d S t r e e t ( P h a s e 1 ) . F i g u r e 8 s h o w s P h a s e 2 w h i c h c o n s i s t s o f c o m p l e t i o n o f t h e c u r b a n d s i d e w a l k w o r k i n t h e n o r t h w e s t q u a d r a n t t h a t c o n t a i n e d t h e w e s t b o u n d t r a f f i c i n P h a s e 1 . U n d e r t h i s a l t e r n a t i v e l e f t - t u r n s w o u l d b e p e r m i t t e d a t M i l l A v e n u e S o u t h a n d B r o n s o n W a y S o u t h , a n d o n e l a n e o f n o r t h b o u n d t r a f f i c w o u l d b e p r o v i d e d i n M a i n A v e n u e S o u t h b e t w e e n S o u t h 2 n d S t r e e t a n d S o u t h 3 S t r e e t t o p r o v i d e l o c a l a c c e s s t o t h e b u s i n e s s e s . T e m p o r a r y p e d e s t r i a n c r o s s i n g s w i t h w e d g e c u r b r a m p s w o u l d b e p r o v i d e d a c r o s s B r o n s o n W a y S o u t h , S o u t h 2 d S t r e e t a n d M a i n A v e n u e S o u t h o u t s i d e o f t h e w o r k z o n e . T h i s a l t e r n a t i v e r e q u i r e s 3 7 w o r k i n g d a y s . F i g u r e 9 s h o w s t h e d e t o u r r o u t e f o r t r a f f i c i n t e n d i n g t o g o s o u t h b o u n d o n M a i n A v e n u e S o u t h . T h e d e t o u r r o u t e a l l o w s a c c e s s t o l o c a l b u s i n e s s e s a l o n g M a i n A v e n u e S o u t h f o r m o t o r i s t s t r a v e l i n g f r o m t h e s o u t h a l o n g M a i n A v e n u e S o u t h a n d f o r m o t o r i s t s t r a v e l i n g f r o m t h e n o r t h a l o n g B r o n s o n W a y S o u t h . S o u t h b o u n d R e n t o n F i r e A u t h o r i t y ( R F A ) v e h i c l e s c a n t r a v e l s o u t h o n M i l l A v e n u e S o u t h a n d t h e n o r t h l a n e i n S o u t h 3 t d S t r e e t / H o u s e r W a y S o u t h c a n b e c o n e d o f f t o p r o v i d e f i r e a c c e s s b e t w e e n M i l l A v e n u e S o u t h a n d M a i n A v e n u e S o u t h . R F A v e h i c l e s w o u l d u s e O p t i c o m a n d f l a s h i n g l i g h t s t o p r o c e e d t h r o u g h t h e s i g n a l a t M a i n A v e n u e S o u t h a n d S o u t h 3 S t r e e t . I m p a c t s o n L o c a l B u s i n e s s e s : T h e f i v e c o n s t r u c t i o n p h a s e s r e q u i r e d u n d e r t h e o r i g i n a l s c h e d u l e i s e x p e c t e d t o i m p a c t t r a f f i c t o a s i m i l a r e x t e n t t h a t T h e L o f t s p r o j e c t c o n s t r u c t i o n d i d . T h a t m e a n s f a i r l y e x t e n s i v e b a c k u p s a l o n g B r o n s o n W a y S o u t h d u r i n g p e a k c o m m u t e h o u r s f o r t h e 1 1 7 w o r k i n g d a y s t h i s a l t e r n a t i v e w i l l b e u n d e r c o n s t r u c t i o n . I f t h e f u l l s t r e e t c l o s u r e o p t i o n i s u s e d , w e p r e d i c t t h e r e w i l l b e e v e n l a r g e r b a c k u p s o f t r a f f i c i n t h e e a r l y d a y s o f t h e c l o s u r e , b u t t h a t s h o u l d t a p e r o f f a s c o m m u t e r s f i n d a l t e r n a t e r o u t e s t o u s e t o a n d f r o m w o r k . W i t h r e g a r d t o i m p a c t s t o b u s i n e s s e s , t h e l a r g e r b a c k u p s a s s o c i a t e d w i t h t h e f u l l s t r e e t c l o s u r e w i l l b e o f f s e t b y t h e m u c h s h o r t e r 3 7 w o r k i n g d a y d u r a t i o n o f t h i s o p t i o n . C i t y s t a f f m e m b e r s d i s c u s s e d t h e t w o o p t i o n s w i t h f i v e o f t h e l o c a l b u s i n e s s o w n e r s a l o n g M a i n A v e n u e S o u t h a n d w e r e t o l d b y f o u r o f t h e f i v e o w n e r s t h a t t h e y w o u l d p r e f e r t h e C i t y c l o s e t h e s t r e e t a n d g e t d o n e q u i c k l y r a t h e r t h a n e x t e n d i n g t h e p r o j e c t f o r m o r e t h a n t h r e e a d d i t i o n a l m o n t h s . H : D i v i s i o n . s / T r a n s p o r . t a t / D e s i g n . E n g / B o b H a n s o n / M a i n A v e I n t e r s e c t i o n C l o s u r e A G E N D A I T E M # 2 . a ) A r m o n d o P a v o n e , C o u n c i l P r e s i d e n t M e m b e r s o f t h e R e n t o n C i t y C o u n c i l P a g e 4 o f 4 M a r c h 1 3 , 2 0 1 7 R E C O M M E N D A T I O N : D i r e c t t h e A d m i n i s t r a t i o n t o p r e p a r e a R e s o l u t i o n a u t h o r i z i n g t h e c l o s u r e o f a l l b u t o n e l a n e o f w e s t b o u n d t r a f f i c o f t h e i n t e r s e c t i o n o f M a i n A v e n u e S o u t h a n d S o u t h 2 r S t r e e t f o r t h e d u r a t i o n o f 3 7 w o r k i n g d a y s , p l u s a n y u n w o r k a b l e d a y s n o t t o e x c e e d t w o m o n t h s . c c : J a y C o v i n g t o n , C h i e f A d m i n i s t r a t i v e O f f i c e r C h i p V i n c e n t , C o m m u n i t y & E c o n o m i c D e v e l o p m e n t A d m i n i s t r a t o r J i m S e i t z , T r a n s p o r t a t i o n S y s t e m s D i r e c t o r M i k e S t e n h o u s e , M a i n t e n a n c e S e r v i c e s D i r e c t o r C l i f f L o n g , E c o n o m i c D e v e l o p m e n t D i r e c t o r J a s o n S e t h , C i t y C l e r k C h r i s B a r n e s , T r a n s p o r t a t i o n O p e r a t i o n s M a n a g e r E r i c C u t s h a l l , S i g n & S i g n a l S h o p M a n a g e r J o h n C o l l u m , C o m m u n i t y D e v e l o p m e n t P r o j e c t M a n a g e r A p r i l A l e x a n d e r , E x e c u t i v e A s s i s t a n t J u l i a M e d z e g i a n , C o u n c i l L i a i s o n H : D i v i s i o n . s / T r a n s p o r . t a t / D e s i g n . E n g / B o b H a n s o n / M a i n A v e I n t e r s e c t i o n C l o s u r e A G E N D A I T E M # 2 . a ) Ma i n A v e S P r o j e c t Co n c r e t e I n t e r s e c t i o n C o n s t r u c t i o n Ma r c h 1 3 , 2 0 1 7 AGENDA ITEM #2. b) Ma i n A v e S / S 2 nd St C o n c r e t e I n t e r s e c t i o n Figure 1AGENDA ITEM #2. b) Qu a d r a n t P o u r s – P h a s e 1 Figure 2AGENDA ITEM #2. b) Qu a d r a n t P o u r s – P h a s e 2 Figure 3AGENDA ITEM #2. b) Qu a d r a n t P o u r s – P h a s e 3 Figure 4AGENDA ITEM #2. b) Qu a d r a n t P o u r s – P h a s e 4 Figure 5AGENDA ITEM #2. b) Qu a d r a n t P o u r s – P h a s e 5 Figure 6AGENDA ITEM #2. b) “F u l l ” C l o s u r e – P h a s e 1 Figure 7AGENDA ITEM #2. b) “F u l l C l o s u r e ” – P h a s e 2 Figure 8AGENDA ITEM #2. b) “F u l l ” C l o s u r e - D e t o u r R o u t e Figure 9AGENDA ITEM #2. b)