Loading...
HomeMy WebLinkAbout800-06  POLICY & PROCEDURE    Subject:  RULES OF DEBATE, DECORUM, VOTING  REQUIREMENTS AND  PROCEDURES     Index: LEGISLATIVE  Number: 800‐06     Effective Date:    7/18/2022  Supersedes:    12/10/2018  Page:    1 of 6  Staff Contact:    CAO  Approved By:    Resolution #4475 on  7/18/2022    1.0 PURPOSE:    To establish voting requirements and procedural guidelines to assist Council as it  conducts business in official meetings.     2.0 ORGANIZATIONS AFFECTED:    City Councilmembers    3.0 REFERENCES:    Robert’s Rules  RCW 35A.12.100  RCW 35A.12.120  RCW 42.23  RCW 42.36  RMC 1‐6    4.0 POLICY:    4.1 Rules adopted to expedite the transaction of the business of the Council are  procedural only. Failure to strictly observe such rules shall not affect the  jurisdiction of the Council or invalidate any action taken at a meeting that is  otherwise held in conformance with the law.    4.2 In the normal course of business and notwithstanding the laws or regulations  relating to conflict of interest (RMC 1‐6), each Councilmember shall at all times  be open‐minded, objective, impartial, and make no judgement or engage in any  partisan position until all of the evidence pertaining to an issue has been  submitted to the Council at a regular public meeting.    RULES OF DEBATE, DECORUM, VOTING REQUIREMENTS AND PROCEDURES  p. 2  4.2.1 This language shall not be construed to limit Council committees in  reviewing information and developing recommendations for subsequent  Council consideration.    4.2.2 It shall be understood that a Councilmember or prospective  Councilmember may, in the course of seeking elective office, be asked to  state positions on general issues that may eventually come before the  Council at a later date. This policy shall in no way impair that individual’s  right to consider the issue and vote as he/she determines is appropriate.    4.3 In order to avoid an attack on the validity of Council hearings, members of the  hearing body shall avoid any private meetings, conferences, or discussions on  the merits of the matter or issue before the body, including, but not limited to,  specific zoning and related land use proposals, comprehensive planning, and like  matters with proponents and opponents of said issues.    4.4 Every Councilmember, unless disqualified by reason of a conflict of interest or  otherwise provided by law, shall cast his/her vote upon any matter put to vote  by the legislative body.    4.5 Any Councilmember who abstains from voting without a valid reason shall be  deemed to have voted with the majority on that particular issue.    4.5.1 A Councilmember who publicly announces that he/she is abstaining from  voting or participating in debate on a particular matter for specified  reasons shall not subsequently be allowed to withdraw that abstention.    4.6 Tie votes shall be lost motions and may be reconsidered unless the tie is broken  by the Presiding Officer’s vote, if permitted pursuant to RCW 35A.12.100/120.    4.7 A Councilmember may change his/her vote only if the request to do so  immediately follows the last vote cast and is prior to the time that the result of  the vote has been announced by the Presiding Officer or the City Clerk.    4.8 A motion to reconsider any action taken by the City Council may be made only  on the day the action was taken or at the next regular meeting of the City  Council.    4.8.1 A motion to reconsider may be made only by one of the Councilmembers  who voted on the prevailing side.    4.8.2 Nothing in this policy shall be construed to prevent any Councilmember  from making or remaking the same or any other motion at a subsequent  meeting of the Council.  RULES OF DEBATE, DECORUM, VOTING REQUIREMENTS AND PROCEDURES  p. 3  4.9 Rules of Decorum:    4.9.1 Councilmembers: While the Council is in session, all members must  preserve order, decency, and decorum, and no member shall delay or  interrupt the proceedings of the Council or disturb any member while  speaking, or refuse to obey the order of the Presiding Officer.    4.9.1.1 Discussion by members of the Council shall relate to the subject  matter at hand and shall be relevant and pertinent to allow for  the expeditious disposition and resolution of the business before  the body.    4.9.2 Employees: Members of City staff shall observe the same rules of the  order and decorum as applicable to the City Council.    4.9.3 Public Addressing Council: Any person making personal, impertinent, or  slanderous remarks or who becomes boisterous or in any way impedes or  interrupts the proceedings of the Council may be barred from further  audience before the Council by the Presiding Officer. An individual may  not return for the remainder of that meeting unless permission is granted  by a majority vote of the Council.      4.9.3.1 A commissioned representative of the Police Department shall act  as Sergeant at Arms for the purpose of maintaining order, peace,  and decorum at Council meetings.     4.9.3.2 Any Councilmembers may move to require the Presiding Officer  to enforce the rules, and the affirmative vote of a majority of  Council shall require him/her to do so.    5.0 DEFINITIONS:    N/A    6.0 PROCEDURES:    6.1 Rules of Debate:    6.1.1 Getting the Floor: Any Councilmember desiring to speak shall first  address the Presiding Officer, gain recognition, and shall confine remarks  to the question under debate. Members shall not engage in any  indecorous, abusive, or inappropriate language and shall avoid personal  attacks on any other members of the Council or City officials; or impugn  the integrity, honesty, and motives of such officials.  RULES OF DEBATE, DECORUM, VOTING REQUIREMENTS AND PROCEDURES  p. 4  6.1.2 Interruptions: A Councilmembers, once recognized by the Presiding  Officer, shall not be interrupted when speaking unless called to order by  the Presiding Officer, or unless a point of order or personal privilege is  raised by another Councilmember, or the speaker chooses to yield to a  question by another member of the Council. If a Councilmember is called  to order, he/she shall cease speaking immediately until the question of  order is determined; and, if the determined to be in order, he/she shall  proceed.    6.1.3 Limitation of Debate: No Councilmembers shall be allowed to speak more  than once upon any particular subject matter until every other  Councilmember desiring to do so has spoken. Each Councilmember shall  limit his/her remarks on a particular subject matter to not more than ten  (10) minutes.    6.1.4 Points of Order: The Presiding Officer shall determine all points of order,  subject to the right of any Councilmember to appeal to the City Council.  Upon an appeal, a majority vote shall conclusively determine a question  of order.    6.1.5 Point of Personal Privilege: The right of a Councilmember to address the  Council on a question of personal privilege shall be limited to cases in  which his/her integrity, character, or motives are questioned, or where  the welfare of the Council is concerned. Any Councilmember raising a  point of privilege may interrupt another Councilmember who has the  floor only if the Presiding Officer recognizes the privilege.    6.1.6 Privilege of Closing Debate: The Councilmember moving the adoption of  an ordinance, resolution or motion shall have the privilege of closing  debate.    6.1.7 Synopsis of Debate: Any Councilmember may request, through the  Presiding Officer, the privilege of having an abstract of his/her statement  on any subject under consideration entered into the minutes by a  majority vote of the Council.    6.1.8 Protest Against Council Action: Any Councilmember shall have the right  to have the reasons for his/her dissent from or protest against any action  of the Council entered in the minutes. Any such protest or dissent must  by in summary form to avoid unnecessary delay or interference with  Council business. Councilmembers must inform the City Clerk when there  is a desire to include such comments in the minutes.      RULES OF DEBATE, DECORUM, VOTING REQUIREMENTS AND PROCEDURES  p. 5  6.2 Addressing the City Council:    6.2.1 Manner of Addressing Council: Each person desiring to address the  Council shall proceed to the speaker’s podium upon recognition from the  Presiding Officer. The speaker shall state for the record his or her name  and city of residence. Unless further time is granted by a majority vote of  the Council, speakers shall limit remarks to three (3) minutes. All remarks  shall be pertinent to the subject at hand. All remarks must be addressed  to the Council as a whole and not to any member individually. No  questions shall be asked of a Councilmember or member of the City staff  without permission from the Presiding Officer. If residents would like a  response or to be contacted, they should provide their name and  address, including email address, on a speaker card or the sign‐in sheet  and submit it to the City Clerk. This allows for follow‐up when a resident  desires it, but maintains confidentiality of private information.     6.2.2 Spokesperson for a Group: In order to avoid repetitious presentations  and delay in the business of Council, whenever any groups or persons  wishes to address the Council on the same subject matter, it shall be  proper for the Presiding Officer to request a spokesperson be chosen by  the group to represent their position. It is also appropriate for the  Presiding Officer to limit the number of persons addressing the Council if  additional matters are to be presented by any other member of such  group.    6.2.3 After Motion: After a motion has been made or a public hearing has been  closed, no member of the public shall address the Council from the  audience on the matter under consideration without first securing  permission from the Presiding Officer or a majority vote of the Council.     6.3 Voting Procedures:    6.3.1 Question to be Stated: After a motion has been properly offered and a  second is acknowledged by the Presiding Officer, the Presiding Officer  shall restate each question immediately prior to calling for the vote.  Following the vote, the Presiding Officer shall announce whether the  question carried or was defeated. In the case of a roll call vote, the City  Clerk shall announce the results of the vote. The Presiding Officer, may  at his or her discretion, publicly state the effect of the vote for the  benefit of the audience before proceeding to the next item of business.         RULES OF DEBATE, DECORUM, VOTING REQUIREMENTS AND PROCEDURES  p. 6  6.3.2 Roll Call Vote: In the case of a roll call vote, the sequence of the vote shall  progress according to the seating arrangement in a clockwise or  counter‐clockwise order, with the direction alternating each month.  Voting shall always begin with the Council President. Should the Council  President be serving as the Presiding Officer or be absent, the roll call  vote shall begin with the Council President Pro Tempore.    6.3.3 Entry of Ayes and Nays on Record: At any time, at the request of any  member of the Council, any question shall be voted upon by roll call and  the ayes and nays shall be recorded in the minutes.