Loading...
HomeMy WebLinkAbout350-07POLICY & PROCEDURE Subject:  MILITARY LEAVE  Index: Human Resources & Risk Management  Number:  350‐07  Effective Date:  10‐01‐2023  Supersedes:  6/2/2010  Page:  1 of 3  Staff Contact:  Ellen Bradley‐Mak  Approved By:  1.0 PURPOSE  To establish policy and procedure for the use of military leave.  2.0 ORGANIZATIONS AFFECTED  All departments/divisions.  3.0 REFERENCES  RCW 38.40.060 (Military Leave for Public Employees)  RCW 73.16 (Employment and Reemployment)  City of Renton Policy & Procedure 300‐04 – Paid & Protected Leave  City of Renton Policy & Procedure 350‐09 ‐ Leaves of Absence  Uniformed Services Employment and Reemployment Rights Act (USERRA)  City of Renton Resolutions 3539 and 3684 “Operation Enduring Freedom” and  “Operation Iraqi Freedom”  4.0 POLICY  4.1 The City of Renton is committed to protecting the job rights of employees  absent on military leave. In accordance with federal and state law, it is the  city’s policy that no employee or prospective employee will be subjected to  any form of discrimination on the basis of that person's membership in or  obligation to perform service for any of the uniformed services of the United  States.   No person will be denied employment, reemployment, promotion, or other  benefit of employment on the basis of such membership. No person will be  subjected to retaliation or adverse employment action because such person  has exercised their rights under applicable law or this policy. If any employee  believes that they have been subjected to discrimination in violation of this  policy, the employee should immediately contact the Human Resources & Risk  Management (HRRM) department. Policy 350‐07, Military Leave  p. 2    4.2 Eligibility: Employees taking part in a variety of military duties are covered  under this policy. Such military duties include leaves of absence taken by  members of the uniformed services, including active duty, reserve, or National  Guard, for training, periods of active military service and funeral honors duty,  as well as time spent being examined to determine fitness to perform such  service. This policy also covers individuals serving in the active components of  the armed forces and the National Disaster Medical System (NDMS) as well as  reservists for the Federal Emergency Management Agency (FEMA) when they  are deployed to disasters and emergencies on behalf of FEMA. Subject to  certain exceptions under the law, these benefits are generally limited to five  years of leave of absence.     Eligible employees shall be entitled to military leave with full pay for up to 21  (twenty‐one) workdays during each federal fiscal year (October 1 to September  30) The City shall not be responsible for adjusting the employee's work  schedule to avoid conflicts between work schedule and active duty or active  training duty, or to guarantee the employee an opportunity to make up missed  hours to ensure full pay.     4.2.1 Regular employees who are considered a member of the National  Disaster Medical System (NDMS) are not entitled to the 21 days of paid  military leave but are covered under all other rules of USERRA.    4.3 Leave for Active‐Duty Military Service:  The employee at their option, will be  allowed to intersperse use the 21 days of paid military leave in combination  with any of their accrued vacation leave, personal leave, personal holiday,  compensatory time, and unpaid leave during the military leave. A minimum of  one workday of the available 21 days of paid military leave shall be:     Used each pay period during the military leave when the duration of  service is less than 30 consecutive days.     Used once a month during the military leave when the duration of service  is over 30 consecutive days.     4.3.1  Nothing precludes the employee from using any of the available 21  days of paid military leave consecutively.    4.3.2  To ensure accurate timesheet coding and tracking of military leave  usage, employees shall provide to their supervisor in writing the  workdays they are using paid military leave and supervisors are  responsible to ensure time sheets accurately reflect the use of military  leave.    Policy 350‐07, Military Leave  p. 3   4.3.3  When the 21 days of military leave is exhausted and the employee  remains on military leave, they may use a combination of accrued  vacation leave, personal leave, personal holiday, compensatory time, or  personal holiday bank intermittently with unpaid leave.      4.3.4.  If an employee is on military leave on the same day as an observed city  holiday, the employee may use paid military leave, and save the holiday  to use on another day. The holiday must be used prior to the end of the  calendar year in which it is observed, or it will be cashed out.      4.3.5 An employee who will be on an extended military leave (longer than 30  consecutive days) must contact the Human Resources & Risk  Management Department prior to their departure, and again upon  return to work, to complete benefit status changes.      4.4 Health Benefits: When on military leave over 30 days, health benefits for the  employee and their dependents will end effective the date the military leave  begins. The employee may elect to continue coverage for themselves and/or  dependents up to 24 months after the leave begins, or the period of absence,  whichever is shorter, at no more than 102% of the premium coverage. The  employee may use a sufficient number of paid leave hours, i.e., vacation,  personal leave, compensatory time, or personal holiday bank, to cover the cost  of the premium rate. If insufficient or no paid leave time is used, the employee  will be invoiced for their share of the premium.    4.5 Deferred Compensation and State Pension: Deferred compensation 457(b)  contributions will be suspended when the employee is on unpaid leave or if  not using enough paid military leave, vacation, personal leave, personal  holiday, or compensatory time to have more than 50% of pay in the pay  period.  Upon return to work, the employee may elect to make up deferred  compensation 457(b) contributions as applicable and the city will make up  appropriate non‐elective employer contributions.      Upon return to work, the employee may apply to the state for missed pension  service credit. The City will make any required employer contributions to the  state pension plan, if applicable.    4.6 Reinstatement Provisions: Eligibility for reinstatement to the employee’s  position upon completion of service is guaranteed for service leave up to five  (5) years or longer if the leave is covered under applicable laws, and providing  the same position exists.  If the position no longer exists, the employee will be  placed in an equivalent position.    4.6.1 A returning employee must submit timely documentation based on  USERRA guidelines (see 6.3 Procedures) to the Human Resources & Risk  Management Department (HRRM), including their DD‐214, or other  Policy 350‐07, Military Leave  p. 4  authorized proof of service, showing that they are entitled to re‐ employment, that the length of military service has not exceeded the  law's limit, and that the employee received an honorable discharge or  release from the current active duty.     4.6.2 Reinstated employees will be entitled to the seniority, salary step,  vacation, personal leave accrual and longevity pay that the employee  would have achieved if they had continued working with the city during  the period of military leave.    4.6.3    Absences for military duty is considered time worked for determining  FMLA eligibility and layoff seniority.    4.6.4 The returning employee’s supervisor must make reasonable efforts to  train or re‐train the employee.    4.6.5 Employees who fail to return to work on the date specified for return to  work without receiving an extension in advance are subject to  disciplinary action, up to and including termination.      4.7 An employee may retain all military compensation while on military training  and/or active duty.    4.8 An employee promoted or hired to fill a vacancy created by a person on  military or NDMS leave is appointed to the position subject to the return of the  absent employee.  Upon such return, a promoted employee is restored to their  original position or an equivalent position subject to the provisions of RCW  73.16.033.  A replacement employee is subject to layoff if no other position is  available.    5.0 DEFINITIONS    Workday: Time worked between the hours of midnight to 11:59 p.m. A 24‐hour shift  workday shall constitute two workdays if the 24‐hour shift starts before midnight and  continues to the next calendar day.     6.0 PROCEDURES    6.1 Notification for Leave:  Unless military necessity prevents it, or is otherwise  impossible or unreasonable, employees are expected to provide written notice  of initial orders and any leave extension orders as soon as they become aware  of the need for military service. The notice must be provided to the employee’s  supervisor and include the date active duty begins and the expected duration  of the military leave. If the military leave of absence will extend beyond 30  days, or if during any pay period the employee will have a pay status of less  Policy 350‐07, Military Leave  p. 5  than 50%, the supervisor must notify HRRM as soon as possible and forward a  copy of the written notice.     6.2 Return to work:     6.2.1 For military leave of 1‐30 days, the employee must report to work their  next scheduled workday.    6.2.2 For leave greater than 30 days, the employee must submit a written  reinstatement request and a copy of their DD‐214, or other authorized  proof of service, to their supervisor.  The request must include the  physical return‐to‐work date and any dates requested to use personal  leave, vacation, or compensatory time prior to the physical return‐to‐ work date. The request must be submitted and approved within the  following timeframes prior to returning to active employment:    6.2.2.1  For leave of 31 to 180 days, submit the request no later than  14‐days after completion of service.    6.2.2.2  For leave 180 days or more, submit the request no later than  90‐days after the completion of service.     6.2.3 The supervisor must forward the reinstatement request and copy of the  DD‐214, or other authorized proof of service, to HRRM as soon as it is  approved.    6.2.4 If an employee does not intend to return to work, they should notify  their supervisor and HRRM as soon as practicable.