Loading...
HomeMy WebLinkAbout800-02  POLICY & PROCEDURE    Subject:  MEETINGS OF THE CITY COUNCIL    Index: LEGISLATIVE  Number: 800‐02  Effective Date:    12/10/2018  Supersedes:    8/13/2007  Page:   1 of 5  Staff Contact:   CAO  Approved By:   Resolution #4363 on  12/10/2018   1.0 PURPOSE:    To establish the time and location of the various City Council meetings.     2.0 ORGANIZATIONS AFFECTED:    City Councilmembers    3.0 REFERENCES:    RCW 42.30  RCW 35A.12.100  RCW 35A.12.110  RMC 1‐5  Policy & Procedure 800‐01    4.0 POLICY:    4.1 Regular business meetings of the City Council shall be held the first four  Mondays of each month commencing at 7:00 p.m. in the Council Chambers of  City Hall or another location determined by City Council, and properly noticed by  the City Clerk’s Office. The City Council will not meet when a regular meeting  falls on a holiday acknowledged as such by official Council action; all pending  business and agenda items will be carried forward to the next regularly  scheduled meeting.    4.2 Committee of the Whole meetings (Council work sessions) may be held prior to  weekly Council meetings. No final disposition shall be taken at any Council work  session; rather, recommendations shall be offered for final action at a  succeeding regular business meeting of the Council. Generally, public testimony  is not allowed during Council work sessions.    MEETINGS OF THE CITY COUNCIL  p. 2  4.3 At all meetings of the City Council, a majority of Councilmembers shall constitute  a quorum for the transaction of business, but a less number may adjourn from  time to time and may compel the attendance of absent members as prescribed  by ordinance (RMC 1‐5).     4.4 Except as provided for in law, all regular and special meetings of the City Council  shall be open to the public as set forth in RCW 42.30.    4.5 The Mayor shall be the presiding officer at all meetings of the City Council except  Council work sessions. The Council President shall preside at Council meetings in  the Mayor’s absence and shall be notified when the Mayor leaves the state. In  the absence of both the Mayor and the Council President, the Council President  Pro Tempore shall preside.    4.5.1 The Mayor shall have a vote only in the case of a tie in the votes of the  Councilmembers with respect to matters other than the passage of any  ordinance, grant, revocation of a franchise or license, or any resolution  for the payment of money.    4.5.2 The Mayor or other presiding officer may require any person addressing  the City Council to be sworn as a witness and to testify under oath. The  presiding officer shall also require persons addressing the City Council to  be sworn as a witness to testify under oath if directed to do so by a  majority vote of the City Council.    4.6 The Council President shall preside at all Council work sessions. The Council  President Pro Tempore shall preside in the absence of the Council President per  Policy & Procedure 800‐01.    5.0 DEFINITIONS:    N/A    6.0 PROCEDURES:    6.1 Special meetings may be called by the Mayor or any four members of the City  Council to discuss issues or business items, provided that written notice is  delivered to each member of the Council and the City Clerk at least 24 hours  before the time specified for the proposed meeting.    6.1.1 The City Clerk shall provide public notice per RCW 42.30.080 that  specifies the time and place of the special meeting and the business to be  transacted.    MEETINGS OF THE CITY COUNCIL  p. 3  6.1.2 No final disposition shall be taken on any other matter at such special  meeting by the governing body.    6.1.2.1 Written notice may be dispensed with for any Councilmember  who, at or prior to the time the meeting convenes, files a written  waiver of such notice with the City Clerk.    6.1.2.2 Written notice may also be dispensed with for any member who is  actually present at the meeting at the time it convenes.    6.1.2.3 Public notice required per RCW 42.30.080 may be dispensed with  in the event that a special meeting is called to deal with an  emergency involving injury or damage to persons or property or  the likelihood of injury or damage.    6.2 The Council President and or majority of the members of the City Council may  hold executive sessions per RCW 42.30.110 during a regular or special meeting  or Council work session for the following reasons:    6.2.1 1(a)(i): To consider matter affecting national security.    6.2.2 1(a)(ii): To consider, if in compliance with any required security breach  disclosure per RCW 19.255.010 and 42.56.590, and with the legal counsel  available, information regarding the infrastructure and security of  computer and telecommunications networks, security and service  recovery plans, security risk assessments and security test results to the  extent that they identify specific system vulnerabilities, and other  information that if made public may increase the risk to the  confidentiality, integrity, or availability of agency security or to  information technology infrastructure or assets.    6.2.3 1(b): To consider the selection of a site or the acquisition of real estate by  lease or purchase when public knowledge regarding such consideration  would cause a likelihood of an increased price.    6.2.4 1(c): To consider the minimum price at which real estate will be offered  for sale or lease when public knowledge of such consideration would  cause a likelihood of decreased price. However, final action selling or  leasing public property shall be taken in a meeting open to the public.    6.2.5 1(d): To review negotiations on the performance of publicly bid contracts  when public knowledge regarding such consideration would cause a  likelihood of increased costs.    MEETINGS OF THE CITY COUNCIL  p. 4  6.2.6 1(e): To consider, in the case of an exporting trading company, financial  and commercial information supplied by private persons to the export  trading company.    6.2.7 1(f): To receive and evaluate complaints or charges brought against a  public officer or employee. However, upon the request of such officer or  employee, a public hearing or a meeting open to the public shall be  conducted upon such complaint or charge.    6.2.8 1(g): To evaluate the qualifications of an applicant for public employment  or to review the performance of a public employee. However, subject to  RCW 42.30.140(4), discussion by a governing body of salaries, wages, and  other conditions of employment to be generally applied within the  agency shall occur in a meeting open to the public, and when a governing  body elects to take final action hiring, setting the salary of an individual  employee or class of employees, or discharging or disciplining an  employee, that action shall be taken in a meeting open to the public.    6.2.9 1(h): To evaluate the qualifications of a candidate for appointment to  elective office. However, any interview of such candidate and final action  appointing a candidate to elective office shall be in a meeting open to the  public.    6.2.10 1(i): To discuss with legal counsel representing the agency matters  related to agency enforcement actions, or to discuss with legal counsel  representing the agency litigation or potential litigation to which the  agency, the governing body, or a member acting in an official capacity is,  or is likely to become, a party, when public knowledge regarding the  discussion is likely to result in an adverse legal or financial consequence  to the agency. This subsection (1)(i) does not permit a governing body to  hold an executive session solely because an attorney representing the  agency is present. For purposes of this subsection (1)(i), “potential  litigation” means matters protected by RPC 1.6 or RCW 5.60.060(2)(a)  concerning:  (i) Litigation that has been specifically threatened to which  the agency, the governing body, or a member acting in an  official capacity is, or is likely to become, a party;  (ii) Litigation that the agency reasonably believes may be  commenced by or against the agency, the governing body,  or a member acting in an official capacity, or  (iii) Litigation or legal risks of a proposed action or current  practice that the agency has identified when public  discussion of the litigation or legal risks is likely to result in  an adverse legal or financial consequence to the agency.  MEETINGS OF THE CITY COUNCIL  p. 5  6.2.11 2: Before convening in executive session, the presiding officer of a  governing body shall publicly announce the purpose for excluding the  public from the meeting place, and the time when the executive session  will be concluded. The executive session may be extended to a stated  later time by announcement of the presiding officer.    6.2.12 No final action shall be taken at any executive session.    6.2.13 Disclosure of the content or substance of a discussion or action occurring  at an executive session is not allowed unless authorized by the Mayor,  the Chief Administrative Officer, or City administrators.    6.2.14 Attendance at executive sessions, to the extent permitted by law, shall be  limited to the Mayor, the Chief Administrative Officer, appropriate legal  counsel, the members of the City Council, and those the Council  President, Mayor, or legal counsel invite to be present. In the event of  disagreement over non‐Councilmember attendees, the Council  President’s decision shall control unless the majority of Councilmembers  vote in an open public meeting to include others.