Loading...
HomeMy WebLinkAbout800-04   POLICY & PROCEDURE    Subject:  COUNCIL CORRESPONDENCE    Index: LEGISLATIVE  Number: 800‐04  Effective Date:    12/10/2018  Supersedes:    11/16/2015  Page:   1 of 3  Staff Contact:   CAO  Approved By:   Resolution #4363 on  12/10/2018   1.0 PURPOSE:    To establish guidelines and procedures for correspondence addressed to the City  Council.     2.0 ORGANIZATIONS AFFECTED:    City Councilmembers    3.0 REFERENCES:    Policy & Procedure 800‐11    4.0 POLICY:    4.1 The Council Liaison or designee is authorized to open and examine all mail,  postal and electronic, addressed to the City Council as a body or to an individual  Councilmember.    4.2 Any Councilmember may address correspondence under New Business on the  Council meeting agenda.    4.3 The City Clerk shall be provided a copy of all correspondence brought before the  Council during a Council meeting.    4.4 Correspondence need not be read aloud in its entirety at a Council meeting  unless requested by the presiding officer or a majority vote of the Council.    4.5 All correspondence initially handled by the Council Liaison that has retention  value according to the rules of the State Archivist will be forwarded to the City  Clerk Division.      COUNCIL CORRESPONDENCE  p. 2    5.0 DEFINITIONS:    5.1 Correspondence: For the purpose of this policy, correspondence (also referred  to as “mail”) includes any letter, note, facsimile transmission, email message, or  any other written or electronic transmission of information or data and any  attachments.    6.0 PROCEDURES:    6.1 Mail shall be opened, date‐stamped, and logged as required by law. Mail  addressed to an individual Councilmember shall be opened and date‐stamped by  the Council Liaison unless it is identified as personal or confidential, in which  case it shall be distributed to the Councilmember unopened. If the  correspondence is not personal or confidential or if it relates to City business,  the Councilmember will transmit a copy to the Council Liaison. If the  Councilmember desires action regarding individually received email, such as  having it referred to the Administration or a Council committee, the  Councilmember will directly address the correspondence under New Business at  an upcoming Council meeting.    6.2 Correspondence shall be logged into four categories:    6.2.1 Information correspondence that requires no action:  Correspondence may be forwarded to all Councilmembers.  Councilmembers may opt to respond personally to the correspondent.  Councilmembers should be careful not to respond in a way that implies  he or she is speaking on behalf of the City or the City Council as a  legislative body.    6.2.2 Correspondence that requires administrative review and/or action by  Mayor or City Department:  Action: Correspondence shall be acknowledged and forwarded to the  Mayor and/or appropriate administrator for review. Copies of the  correspondence shall be forwarded to all Councilmembers. Staff  responses shall be approved by the Mayor prior to distribution. Copies of  the responses shall be forwarded to all Councilmembers and the City  Clerk.    6.2.3 Correspondence that requires a policy decision or approval by City  Council:   Action: Correspondence shall be brought up by a Councilmember under  New Business on the agenda for approval, denial or referral to Council  committee of the Administration. If referred, the City Clerk shall notify  COUNCIL CORRESPONDENCE  p. 3  the department administrator for investigation and response, or request  the administrator schedule the item on a Council committee agenda.    6.2.4 Correspondence related to Public Hearings/Meetings or other items on  the Council meeting agenda:   Action: The presiding officer may inquire of the City Clerk if any  correspondence on the subject of the Public Hearing/Meeting had been  received. Acknowledgment of correspondence shall be optional.    6.3 Under Item 6.2.3, if the matter is referred to Council committee, the Council  Liaison shall notify the correspondent of the committee meeting date and time.  Following final action by Council, the City Clerk shall notify the correspondent of  the final Council action.    6.4 The City Clerk shall regularly follow up on outstanding referrals to the  Administration.     6.5 Any Council request or referrals to the Administration occurring at Council  meetings shall be referred to staff by the City Clerk or Chief Administrative  Officer.    6.6 If a public disclosure request is received for Council correspondence, the  Councilmembers shall be immediately notified and provided a copy of the  request.