Loading...
HomeMy WebLinkAbout800-05  POLICY & PROCEDURE    Subject:  COMMITTEES OF THE COUNCIL    Index: LEGISLATIVE  Number: 800‐05  Effective Date:    12/10/2018  Supersedes:    11/16/2015  Page:   1 of 6  Staff Contact:   CAO  Approved By:   Resolution #4363 on  12/10/2018   1.0 PURPOSE:    To establish guidelines and procedures for the appointment of members and conduct of  Council committees, and appointments of members to Intergovernmental Boards and  Commissions or Ad Hoc Committees.     2.0 ORGANIZATIONS AFFECTED:    City Councilmembers    3.0 REFERENCES:    RCW 42.30  Policy & Procedure 800‐09    4.0 POLICY:    4.1 Standing Council Committees: Meetings are held at least monthly to discuss  financial, public safety, transportation/aviation, community services, planning  and development, utilities, and general governmental issues. Meeting times and  dates are determined by Committee members’ meeting schedules, posted on  the City’s website, and distributed to Council and City staff following every  regular Council meeting. Three Councilmembers serve on each committee to  discuss emerging issues, review City programs and policies, and provide  recommendations to the full Council. Committee issues can be forwarded to  regular Council meetings for action, or formally referred to another standing  committee or the Committee of the Whole for further review.     4.2 Special Committees: The Council may create special committees by motion to  accomplish specific tasks of limited duration.        COMMITTEES OF THE COUNCIL  p. 2  4.3 Authority of Standing Committees: Standing Council committees shall be  concerned primarily with policy matters and responsibilities vested in the  legislative body of the City. They shall review policy matters within their general  areas of purview as determined by Council and shall formulate  recommendations to the full Council for action. Activities conducted by the  committees shall not substitute for Council action, but shall be designed to  facilitate Council business.    4.4 Committee Meetings: All committees shall coordinate their activities with the  Council as a whole. The schedule of committee meetings shall be posted at City  Hall and provided to Council and staff through regular distributions. All  Committee meetings shall be open to the public. Councilmembers wishing to  attend a meeting of a committee of which they are not a member shall provide  the Council Liaison and/or the City Clerk sufficient advance notice to allow  compliance with the State’s Open Public Meetings Act.     4.5 Staff Assistance to Committees: The Chief Administrative Officer shall provide for  staff assistance to a committee, as the committee Chair shall request. See Policy  & Procedure 800‐09.     4.6 Standing Committee Reports: Committee reports must be in writing, and once  signed by a majority of Committee members present, must be presented for  Council action at the next available Council meeting. Items formally referred into  any committee, with the exception of briefings or updates, shall not be  considered closed until the related committee report has been voted on by the  full Council.    4.7 Standing Committees:    Community Services Committee: This committee shall be responsible for  policy and development review concerning parks, recreation, trails,  forestry, open spaces, golf course, aquatic center, City facilities, property  acquisition, concessionaire agreements, and other matters it deems  appropriate.    Finance Committee: This committee shall be responsible for policy  development and review concerning the financial matters of the City. The  committee shall also consider and make recommendations regarding  budget, fees and charges, and other matters it deems appropriate.    Planning and Development Committee: This committee shall be  responsible for policy development and review of land use matters,  comprehensive plan and related docket items, economic development  COMMITTEES OF THE COUNCIL  p. 3  matters, current and long range planning, permitting, code compliance,  and other matters it deems appropriate.    Public Safety Committee: This committee shall be responsible for policy  development and review concerning public safety matters such as police,  fire, criminal justice, dispatch and communications systems, disaster and  emergency services, water and boating safety, and other matters it  deems appropriate.    Transportation (Aviation) Committee: This committee shall be  responsible for policy development and review of transportation planning  and programming, transportation design and construction, the Renton  Municipal Airport, bicycle routes, traffic safety plans, public transit, and  other matters it deems appropriate.    Utilities Committee: This committee shall be responsible for policy and  development review concerning utility systems, water systems,  wastewater systems, surface water systems, utility rates and taxes, and  other matters it deems appropriate.    4.8 Appointment of Committee Members: A Committee on Committees shall  convene annually, generally in the month of November, to develop a  recommendation for Standing Committees membership. The Committee on  Committees membership shall be established pursuant to Policy & Procedure  800‐01.    4.8.1 The Committee on Committees shall recommend to the full Council the  organization and membership of Standing Committees and Special  Committees, including the discontinuance of any standing or special  committee and the reassignment of its duties and functions to another  committee or committees.    4.8.2 The Committee on Committees shall also recommend to the full Council  the Chair, Vice‐Chair, and Member to serve on each Standing Committee.    4.8.3 When determining the various committee assignments the Committee on  Committee should at no time act to effectively exclude one or more  Councilmembers from serving as a full and equal representative on the  Council.    4.9 The City Council shall establish Standing Committees consisting of three (3)  members each, including the Chair and Vice‐Chair. Members of Standing  Committees shall be recommended by the Committee on Committees with the  approval of the majority of City Council.  COMMITTEES OF THE COUNCIL  p. 4  4.9.1 The Chair of each Standing Committee shall act as spokesperson for the  committee and will present reports to the Council.    4.9.2 It shall be the duty of each Standing Committee to fairly examine all  subject matters that have been formally referred by the City Council.    4.9.3 Committee activities, investigations, and recommendations shall be  reported to the full Council at a regularly scheduled meeting. All  recommendations shall be read from a written committee report signed  by at least two members of the committee. Such reports shall be  preserved in the records of the City Clerk Division.    4.9.4 Whenever any member of a committee cannot agree with the committee  report, such member may file a written minority report. The minority  report shall be read at the same time the majority report is reported to  Council. No vote may be taken until both reports have been read. All  minority reports shall also be preserved in the records of the City Clerk  Division.    4.10 The members of the City Council shall establish, through mutual agreement, the  seating arrangement and office assignments for the City Council. Should a  conflict related to those issues arise, the Committee on Committees shall  convene to study the question and provide a recommendation for Council  consideration and action.    4.11 The Committee of the Whole may convene from time to time for the purpose of  Council work sessions or retreats.    4.11.1 The Council President shall serve as Chair.    4.11.2 In the absence of the Council President, the Council President Pro  Tempore shall preside.    4.11.3 No final disposition shall be taken at any Council work session; however,  nothing shall prevent the Council from achieving informal consensus on  any matter under discussion. Recommendations shall be offered for final  action at a succeeding regular meeting of the Council.    4.12 Public testimony in committee meetings is not allowed, unless authorized by a  vote of a majority of Councilmembers, the committee meeting is noticed in  accordance with the Open Public Meetings Act, and minutes documenting the  testimony are taken and subsequently approved by the full Council at a regular  Council meeting.    COMMITTEES OF THE COUNCIL  p. 5  4.13 Intergovernmental Boards and Commissions and Ad Hoc Committees:    4.13.1 Councilmembers represent the City on regional and intergovernmental  boards and commissions and ad hoc committees to facilitate  communication relating to a variety of matters including planning,  transportation, utilities, housing, the environment, and social services.    Personal positions, when given, shall be identified and not represented as  the position of the City. Reports on intergovernmental boards,  commissions, or ad hoc committee activities shall be presented during  Committee of the Whole meetings under the topic of Regional Issues.  Councilmembers may invite regional committee and boards to work  sessions to provide Council with updates on issues.    A primary delegate and alternate if permitted may be appointed to  intergovernmental boards, commissions, and ad hoc committees.  Alternates are appointed to attend the meeting when the primary  delegate is unable to attend to ensure the City is represented at the  meeting. Assignment and direction of staff in relation to regional  meetings are directed by the Chief Administrative Officer.    Councilmembers are encouraged to notify the Council President of his or  her preferred regional committees. A list of Councilmembers’ preferred  choices will be provided to the Council President at the first meeting in  September. The Council President shall make a good faith effort to  accommodate Councilmembers’ preferred choices when making regional  committee appointments.    5.0 DEFINITIONS:    N/A    6.0 PROCEDURES:    6.1 The Committee on Committees shall submit to the Council recommendations for  membership and Chairs for each committee; this shall occur no later than  January 31 for the year in which the committees are to serve.    6.1.1 Should the committee recommendation fail to receive majority approval,  the Committee on Committees shall reconvene to prepare alternative  proposals until an acceptable organization is achieved.     6.1.2 Membership on the Committee on Committees shall be for a term of one  year commencing with the election of the Council President‐elect.   COMMITTEES OF THE COUNCIL  p. 6  6.2 Membership on all Standing Committees shall be for a term of one year,  commencing no later than January 31 and concluding upon approval by the full  Council of a successor committee.    6.2.1 Until such recommendation is accepted and Council organization is  complete, the previously constituted committees shall continue to meet.  Newly‐elected Councilmembers shall serve on all committees previously  assigned to their predecessor.    6.2.2 All Standing Committee meeting dates and times shall be set by the  respective Chair. The Chair may cancel, reschedule or set special  meetings as necessary to conduct the business of the committee,  provided such meetings be coordinated with the Council Liaison and City  Clerk, and notice be provided to the public in compliance with legal and  policy requirements.     6.2.3 The Council President shall not serve as a regular member on any  Standing Committee; however, he or she may serve as an ex‐officio  member of any Council committee and may sign a committee report if at  least two regular committee members are unable to attend a meeting.     6.3 Membership of the Committee of the Whole shall be comprised of all duly  elected Councilmembers.    6.3.1 Prior to each regular weekly Council meeting, the Council may hold work  sessions.    6.3.1.1 Special Committee of the Whole meetings may be held at other  times when approved by a majority of Council. Sufficient notice of  a Special Committee of the Whole meeting shall be provided to  the Council Liaison and/or City Clerk in order to comply with the  Open Public Meetings Act.    6.3.2 Items for discussion shall be appropriately referred to the Committee of  the Whole.    6.3.3 The Council President, in conjunction with the Chief Administrative  Officer, will determine the items to be listed on the Committee of the  Whole meeting agenda.