Loading...
HomeMy WebLinkAbout800-09  POLICY & PROCEDURE    Subject:  CITY COUNCIL REQUESTS FOR STAFF  ASSISTANCE    Index: LEGISLATIVE  Number: 800‐09  Effective Date:    12/10/2018  Supersedes:    8/6/2007  Page:   1 of 3  Staff Contact:   CAO  Approved By:   Resolution #4363 on  12/10/2018   1.0 PURPOSE:    To establish policy and procedures by which requests from the City Council for staff  assistance should receive the prior review and approval of the Mayor’s office. This policy  will assure that:    1.1 Requests from Council are addressed in a timely and thorough manner.    1.2 Matters referred are transmitted to the appropriate department(s) for a  response, and;    1.3 Council requests are appropriate incorporated into the ongoing daily work  program.     2.0 ORGANIZATIONS AFFECTED:    All departments/divisions    3.0 REFERENCES:    RCW 35A.12    4.0 POLICY:    4.1 The Mayor, or the Chief Administrative Officer on behalf of the Mayor, shall have  the exclusive responsibility for directing the activities of the Administrative staff  of the City.     4.2 All substantial requests by Councilmembers for staff assistance shall be  transmitted to the Mayor’s office for review, approval, and transmittal to the  appropriate department/division for action.    CITY COUNCIL REQUESTS FOR STAFF ASSISTANCE  p. 2  4.2.1 Questions or requests of a simple nature that do not require the  dedication of staff time or research may be posed directly to a  department administrator.    4.3 All requests for assistance from the City Council shall be addressed at the earliest  possible date.    5.0 DEFINITIONS:    5.1 Substantial Request: A request by a Councilmember or Council committee for  staff assistance requiring research and/or a technical analysis which was not  previously scheduled in the normal work program of the department.     6.0 PROCEDURES:    6.1 City Councilmembers shall refer substantial requests for assistance to the  Mayor’s office for review, approval, and transmittal to the appropriate  department(s) for response.    6.1.1 Upon receipt of a request from the Mayor’s Office, the department  administrator shall estimate the time required to respond or comply with  the request for assistance. Under normal circumstances, every effort  shall be made to respond within five (5) working days. If it is anticipated  that a response will not be forthcoming within five working days, the  Mayor or Chief Administrative Officer will provide the Councilmember an  estimate of the time required to respond to the request and the reason  for the delay.    6.2 All responses to substantial requests from the Council shall be in writing.  Responses should be sent to the Mayor’s Office to assure that the content fully  addresses the intent of the request and that the information provided is  consistent with input from other sources.    6.3 The Mayor’s Office shall be responsible for the distribution of responses to  Council requests.    6.3.1 All written responses to questions or requests for assistance shall be  distributed to the entire Council.    6.3.2 Verbal responses shall be conveyed, when deemed appropriate by the  Mayor, at a regularly scheduled City Council meeting as part of the  Administrative Report. Provided; however, that the Administration shall  comply with any City Council request to provide a written response to a  question or request for assistance.   CITY COUNCIL REQUESTS FOR STAFF ASSISTANCE  p. 3  6.4 Administrative staff who may be contacted directly by a Councilmember with a  substantial request for assistance should advise the Councilmember of the  applicability of this policy and recommend that he or she contact the Mayor’s  Office for assistance.