Loading...
HomeMy WebLinkAbout02/16/2016 - Minutesf i H u m a n S e r v i c e s A d v i s o r y C o m m i t t e e M e e t i n g R e p o r t R e n t o n C i t y H a l l C o u n c i l C o n f e r e n c e R o o m , 7 t h F l o o r F e b r u a r y 1 6 , 2 0 1 6 3 : 0 0 p . m . B r o o k D o d d c a l l e d t h e F e b r u a r y m e e t i n g t o o r d e r a t 3 : 0 4 p . m . A T T E N D A N C E : B r o o k D o d d , A m y K o e h l , L e s l i e A n d e r s o n , H e n r y M a l p h u s , A s h l e y W o l f e , J o a n i e H o w e , K r i s t a T o w n s e n d , T i n a H a r r i s . E x c u s e d : S h a n n o n M a t s o n , S h e i l a H o u s t o n , M o n i c a M e n d o z a - C a s t r e j o n S t a f f : K a r e n B e r g s v i k , D i a n n e U t e c h t , J e n n i f e r J o r g e n s o n . 1 . A p p r o v a l o f P r e v i o u s M i n u t e s L e s l i e m o v e d t o a p p r o v e b o t h t h e N o v e m b e r 1 5 , 2 0 1 5 , a n d t h e J a n u a r y 1 5 , 2 0 1 6 , m i n u t e s a s w r i t t e n ; m o t i o n w a s s e c o n d e d b y J o a n i e ; m o t i o n c a r r i e d . 2 . O v e r v i e w o f F u n d i n g P r o c e s s — t i m e l i n e B r o o k a n d K a r e n w e n t o v e r t h e K e y D a t e s f o r F u n d i n g — 2 0 1 6 ( A g e n d a I t e m 2 , a t t a c h e d ) a n d p r o v i d e d a b r o a d o v e r v i e w o f t h e u p c o m i n g a p p l i c a t i o n p r o c e s s . a . K a r e n e x p l a i n e d h o w c a p a c i t y b u i l d i n g f u n d i n g f o r t h e l a s t c y c l e w a s h a n d l e d f o r s i x o f t h e a g e n c i e s . S o m e o f t h e m a i n i s s u e s w e r e : C r y O u t ! T h i s o r g a n i z a t i o n m e n t o r s k i d s t h r o u g h m u s i c . A p o i n t o f c o n c e r n i s t h e h i g h p a y a l o n g w i t h t h e l i f e t i m e a p p o i n t m e n t f o r t h e i r E x e c u t i v e D i r e c t o r . M a r g i e W i l l i a m s H e l p i n g H a n d s N o e n d o f y e a r r e p o r t w a s p r o v i d e d ; t h e y h a v e a v e r y l i m i t e d b o a r d o f d i r e c t o r s ; t h e y a r e v e r y d i f f i c u l t t o c o n n e c t w i t h . S o m a l i Y o u t h I s a n a g e n c y t h a t s e r v e s S o u t h K i n g C o u n t y , a n d i s b a s e d o u t o f S e a T a c . T h e m a i n c o n c e r n i s t h e E x e c u t i v e D i r e c t o r i s u n d e r - s t a f f e d . K a r e n w i l l e m a i l t h e c o n s u l t a n t ’ s r e p o r t t o t h e c o m m i t t e e m e m b e r s . T h e r e w e r e f o u r o p t i o n s p r e s e n t e d f o r t h e $ 7 , 0 0 0 t h a t i s b u d g e t e d f o r c a p a c i t y b u i l d i n g : • H e l p i n g t h e s i x c o n t i n u e t o d e v e l o p c a p a c i t y o r a r e t h e y r e a d y t o b e c o m p e t i t i v e ? • U s e i t t o h i r e A l f o r d a n d A s s o c i a t e s t o h e l p t h e a g e n c i e s w i t h t h e a p p l i c a t i o n a n d / o r r e v i e w t h e a p p l i c a t i o n p r i o r t o s u b m i t t a l . • D o n o t h i n g . T h e f u n d s c a n b e r o l l e d i n t o t h e a l l o c a t i o n s . • I f R e n t o n d e c i d e s t o p a r t i c i p a t e i n t h e r e g i o n a l c a p a c i t y b u i l d i n g , t h e $ 7 , 0 0 0 c a n b e r o l l e d i n t o w h a t e v e r f u n d s a r e s e t a s i d e f o r t h i s . • A f t e r d i s c u s s i o n , a f i f t h o p t i o n w a s a d d e d : S p l i t o u t t h e $ 7 , 0 0 0 a n d s h a r e i t w i t h t h o s e a g e n c i e s t h a t a r e d o i n g w e l l — i f t h e y m e t t h e b e n c h m a r k s . I t w a s a g r e e d t o t a b l e t h i s i t e m u n t i l t h e M a r c h m e e t i n g . b . R e g i o n a l c a p a c i t y b u i l d i n g — A s a r e g i o n w e a r e l o o k i n g a t w h a t c a n b e d o n e i n t e r m s o f m a k i n g o u r f u n d i n g p r o c e s s m o r e e q u i t a b l e , a n d f a i r t o a l l a g e n c i e s . I t w o u l d b e a p i l o t p r o g r a m a n d o p t i o n a l f o r c i t i e s . T h e c o m m i t t e e t h a t i s w o r k i n g o n t h i s w i l l h a v e m o r e d e t a i l s i n t h e n e x t c o u p l e o f C i t y o f R e n t o n H u m a n S e r v i c e s A d v i s o r y C o m m i t t e e F e b r u a r y 1 6 , 2 0 1 6 P a g e 2 m o n t h s . T h e r e w a s s o m e d i s c u s s i o n a s t o t h e b e n e f i t o f R e n t o n p a r t i c i p a t i n g i n t h i s o r n o t , I t w a s a g r e e d t o t a b l e t h i s i t e m u n t i l m o r e d e t a i l s a r e k n o w n , w h i c h w i l l h o p e f u l l y b e b y t h e A p r i l m e e t i n g . c . T h e q u e s t i o n i s s h o u l d f u n d i n g t o a g e n c i e s b e u n r e s t r i c t e d o r l i m i t e d t o w h a t i s i n t h e i r b u d g e t r e q u e s t ? K a r e n e x p l a i n e d t h i s m u s t b e d e t e r m i n e d t o d a y a s w e i n c l u d e t h i s i n t h e s u p p l e m e n t a l a p p l i c a t i o n . I n R e n t o n , a g e n c i e s h a v e h a d t o c h o o s e b e t w e e n p e r s o n n e l o r n o n - p e r s o n n e l i n t h e i r b u d g e t . T h e r e w a s m u c h d i s c u s s i o n a s t o t h e p r o s a n d c o n s o f r e s t r i c t e d v e r s u s u n r e s t r i c t e d f u n d i n g . T h e r a t i o n a l e b e h i n d u n r e s t r i c t e d f u n d i n g i s t h a t a s a n a g e n c y m e e t s t h e n e e d s a n d p r o v i d e s t h e s e r v i c e s , u n r e s t r i c t e d f u n d i n g m a k e s i t e a s i e r f o r t h e a g e n c i e s a s a w h o l e . E i t h e r w a y , a g e n c i e s a r e r e q u i r e d t o s u b m i t p e r f o r m a n c e r e p o r t s . D i a n n e r e v i e w s a n d a p p r o v e s t h e i r r e p o r t s , a n d a u t h o r i z e s t h e p a y m e n t o f t h e i n v o i c e . A n a p p l i c a t i o n w a s d i s t r i b u t e d , s o t h a t m e m b e r s c o u l d s e e t h e b u d g e t p a g e s , a n d h o w a g e n c i e s c u r r e n t l y s u b m i t t h e i r b u d g e t . I t w a s d e c i d e d t o c o n t i n u e w i t h t h e r e s t r i c t i o n o f w h a t t h e a g e n c i e s p u t i n t h e i r b u d g e t , a n d c h o o s i n g b e t w e e n p e r s o n n e l a n d n o n - p e r s o n n e l . d . M i n i m u m c o n t r a c t a m o u n t : T h e c u r r e n t m i n i m u m a m o u n t o f f u n d i n g i s $ 5 , 0 0 0 a n d $ 1 0 , 0 0 0 i s b e i n g s u g g e s t e d . O n e r e a s o n f o r t h i s i s t h e l a r g e n u m b e r o f c o n t r a c t s t h a t t h e C i t y c u r r e n t l y a d m i n i s t e r s , a n d t h e s t a f f t i m e t o d o t h i s . ( T h e C i t y c u r r e n t l y h a s 5 4 p r o g r a m s t h a t i t f u n d s . ) A n o t h e r r e a s o n i s t o g i v e t h e a g e n c i e s m o r e f u n d i n g s o t h a t t h e y c a n d o m o r e w i t h i t , a n d m a k e m o r e o f a d i f f e r e n c e . I f w e g o w i t h a $ 1 0 , 0 0 0 m i n i m u m , w i t h n o i n c r e a s e i n f u n d i n g , s o m e a g e n c i e s w o u l d n o t r e c e i v e f u n d i n g . T h e r e w a s d i s c u s s i o n r e g a r d i n g t h e $ 5 , 0 0 0 m i n i m u m . N e w a g e n c i e s t h a t a p p l i e d t o R e n t o n c o u l d g e t n o m o r e t h a n $ 7 , 5 0 0 t h e f i r s t t i m e t h a t t h e y r e c e i v e f u n d i n g f r o m R e n t o n . I t w a s d e c i d e d t o k e e p t h e $ 7 , 5 0 0 l i m i t f o r t h e f i r s t t i m e a g e n c i e s a p p l y i n g t o R e n t o n f o r n e w p r o g r a m s , a n d t o h a v e a $ 7 , 5 0 0 m i n i m u m l e v e l o f f u n d i n g . e . T o h a v e t h e a n a l y s i s o f t h e b u d g e t t o b e p a r t o f t h e r a t i n g t o o l . D i a n n e c u r r e n t l y s c o r e s t h e f i n a n c i a l s e c t i o n o f t h e a p p l i c a t i o n s , a n d i t i s b e i n g s u g g e s t e d t h a t t h e m e m b e r s s c o r e i t a s p a r t o f t h e i r r a t i n g . I f w e c a n i d e n t i f y r e d f l a g s t o l o o k f o r , o r g o o d a c c o u n t i n g p r a c t i c e s s o t h a t i t i s e a s y f o r m e m b e r s t o d o i t , w h i c h i s t h e p r e f e r e n c e o f t h e m e m b e r s ? B r o o k , A m y , A s h l e y a n d L e s l i e v o l u n t e e r e d t o h e l p c o m e u p w i t h t h e r a t i n g c r i t e r i a . T h i s w i l l b e d i s c u s s e d a t t h e M a r c h m e e t i n g . F u n d i n g t o a g e n c i e s i s u n r e s t r i c t e d o r l i m i t e d t o w h a t i s i n t h e i r b u d g e t r e q u e s t — K a r e n e x p l a i n e d t h i s q u e s t i o n m u s t b e d e t e r m i n e d t o d a y . T h e p o i n t w a s m a d e t h a t a s l o n g a s a n a g e n c y m e e t s t h e n e e d s a n d p r o v i d e s t h e s e r v i c e s , u n r e s t r i c t e d f u n d i n g m a k e s i t e a s i e r f o r t h e a g e n c i e s a s a w h o l e . f . T h e S u p p l e m e n t a l A p p l i c a t i o n i s w h a t a d d i t i o n a l i n f o r m a t i o n R e n t o n w a n t s t o a s k , b e y o n d w h a t i s i n t h e a p p l i c a t i o n . U n d e r f u n d i n g c r i t e r i a , a g e n c i e s w i l l h a v e t o s e l f - i d e n t i f y w h i c h o f t h e f i v e k e y n e e d s t h e y a r e a p p l y i n g f o r . T h e f i v e n e e d s a r e i n t h e C o m m u n i t y N e e d s A s s e s s m e n t a n d a r e : B a s i c S u r v i v a l N e e d s A v a i l a b l e , Q u a l i t y H o u s i n g H e a l t h a n d W e l l n e s s N e i g h b o r h o o d O p p o r t u n i t y E c o n o m i c O p p o r t u n i t y g . P e r f o r m a n c e M e a s u r e s — t h e q u e s t i o n i s h o w c i t i e s u s e t h i s a s p a r t o f t h e i r f u n d i n g p r o c e s s , a n d h o w a c c o u n t a b i l i t y i s m e a s u r e d . A f t e r d i s c u s s i o n , i t w a s d e c i d e d t h a t t h i s w o u l d t a k e m o r e t i m e t h a n w e h a d a t t h i s m e e t i n g . I t w a s t a b l e d u n t i l M a r c h m e e t i n g . D i a n n e w i l l s e n d a b l a n k c o n t r a c t t o t h e m e m b e r s . H : \ A d m i n i s t r a t k , r i \ S u p p , r t S t a f f \ i e n \ H u m n S e r v i c e s \ H S A C 2 0 1 6 \ F e b 2 0 1 6 M i n u t e s . d o c x C i t y o f R e n t o n H u m a n S e r v i c e s A d v i s o r y C o m m i t t e e F e b r u a r y 1 6 , 2 0 1 6 P a g e 3 h . T i m e l i n e o f F u n d i n g P r o c e s s — I t w a s d e c i d e d t o w a i t u n t i l m o r e m e m b e r s w e r e p r e s e n t , a s i t i m p a c t s t h e w h o l e g r o u p . T h e r e w a s d i s c u s s i o n a s t o w h e t h e r w h o l e d a y s s h o u l d b e s c h e d u l e d i n J u l y o r a s e r i e s o f h a l f - d a y s , a n d w h e t h e r i t w a s b e t t e r t o h a v e t h e w h o l e d a y o n M o n d a y a n d / o r T u e s d a y . 3 . O n e N i g h t C o u n t — K a r e n g a v e a b r i e f r e p o r t o n t h e a c t i v i t i e s o f t h a t n i g h t . T h e r e i s a 1 0 0 % i n c r e a s e i n t h e c o u n t o f t h e h o m e l e s s i n R e n t o n f r o m 2 0 1 5 . 4 . I t w a s a s k e d t h a t w e p o s t p o n e t h e w o r k w e w e r e d o i n g w i t h s o c i a l e q u i t y , u n t i l t h e C i t y C o u n c i l a n d A d m i n i s t r a t i o n d e c i d e o n t h e d i r e c t i o n t h a t t h e C i t y i s g o i n g . I t w a s a s k e d i f m e m b e r s s t i l l w a n t e d t o d o t h e i n t e r n a l b i a s t r a i n i n g w i t h B e n i t a , a n d i t w a s d e c i d e d n o t t o d o i t a t t h i s t i m e . M e m b e r s f e e l t h a t t h e g r o u p h a s a l o t o f w o r k a h e a d o f i t , a n d t h a t t h e s o c i a l e q u i t y w o r k c a n b e d o n e i n t h e f u t u r e . R e s p e c t f u l l y s u b m i t t e d , B r o o k D o d d , C h a i r N e x t r e g u l a r m e e t i n g : M a r c h 1 5 , 2 0 1 6 , C o u n c i l C o n f e r e n c e r o o m 7 t h F l o o r , R e n t o n C i t y H a l l H : ’ d m i m i s t r a t i o n \ S u p p c r t S t a f f \ J e n \ H u m a n S e r v i c e s \ H S A C 2 0 1 6 \ F e b 2 0 1 6 M i n u t e s d c c x