Loading...
HomeMy WebLinkAboutRES 4388 CITY OF RENTON, WASHINGTON RESOLUTION NO. 4388 A RESOLUTION OF THE CITY OF RENTON, WASHINGTON, FINDING THAT THE SOLE SOURCE EXEMPTION UNDER RCW 39.04.280(2)(a) APPLIES TO THE INSTALLATION OF PUBLIC ART AT THE INTERSECTION OF S 2ND ST AND MAIN AVENUE S IN DOWNTOWN RENTON THEREFOR WAIVING THE STATE COMPETITIVE BIDDING REQUIREMENT AND AUTHORIZING THE MAYOR AND CITY CLERK TO ENTER INTO AN AGREEMENT WITH WESTERN NEON FOR PUBLIC ART IN DOWNTOWN RENTON. WHEREAS, the City and the Renton Municipal Arts Commission invited artists or artist teams to apply to create permanent public artwork as part of the Downtown Circulation Project Phase 1 (converting Main and Bronson to two-way traffic); and WHEREAS, the project vision was for a site-specific, impactful, focal design feature to serve as an important gateway into and out of the downtown core; and WHEREAS, the Renton Municipal Arts commission chose to recommend to the City Council Western Neon, Inc.'s design of"the Renton Loop," which consists of a 12-foot diameter sculpture made from materials that reference the past, present and future of the City of Renton; and WHEREAS, Western Neon as the artistic team and designers of the sculpture is the only qualified installer for its own artwork, the Renton Loop; and WHEREAS, as the installer is limited to a single source, the installation of the artwork becomes subject to waiving competitive bidding requirements under RCW 35.23.352(9)and RCW 39.04.280(2)(a); NOW, THEREFORE, THE CITY COUNCIL OF THE CITY OF RENTON, WASHINGTON, DO RESOLVE AS FOLLOWS: 1 RESOLUTION NO. 4388 SECTION I. The above recitals are incorporated herein as findings. SECTION II. The City Council finds that the installation of the "Renton Loop" artwork by Western Neon, Inc. at the intersection of South 2nd Street and Main Ave South in Downtown Renton is a sole source under RCW 39.04.280 and the state competitive bidding requirement is hereby waived. SECTION III. The Mayor and City Clerk are hereby authorized to enter into the Agreement for Public Art in Downtown Renton, attached hereto as Exhibit "A" and incorporated by this reference. PASSED BY THE CITY COUNCIL this 19th day of August, 2019. i f Jas . Seth y Clerk APPROVED BY THE MAYOR this 19th day of August, 20 9. 2VbS4/ Denis Law, Mayor Approved as to form: * - SEAL - * Shane Moloney, City Attorney = , RES.1821:8/9/19:scr . CR4 ED se ,.\.\•'s 2 RESOLUTION NO. 4388 EXHIBIT "A" AGREEMENT FOR THE LOOP PUBLIC ART DESIGN & INSTALLATION IN DOWNTOWN RENTON 3     AGREEMENT FOR THE LOOP PUBLIC ART DESIGN &  INSTALLATION IN DOWNTOWN RENTON      THIS AGREEMENT, dated August 19, 2019, is by and between the City of Renton (the “City” or  “Buyer”), a Washington municipal corporation, and Western Neon, Inc. (“Artist” or “Western  Neon” or “Seller”), a Washington corporation. The City and the Artist are referred to collectively  in this Agreement as the “Parties.” Once fully executed by the Parties, this Agreement is effective  as of the last date signed by both parties.    1. Scope of Work: Artist agrees to provide design, fabrication, permitting and installation of  public art for downtown Renton as specified in Exhibit A, which is attached and  incorporated herein.  The art contemplated in this Agreement is hereinafter the  “Artwork” or “Display,” and the Artist’s full scope of work may hereinafter be referred to  as the “Work.”    2. Changes in Scope of Work: The City, without invalidating this Agreement, may order  changes to the Work consisting of additions, deletions or modifications. Any such changes  to the Work shall be ordered by the City in writing and the Compensation shall be  equitably adjusted consistent with the rates set forth in Exhibit A or as otherwise mutually  agreed by the Parties.      3. Artist’s Grants and Representations:    A. Delivery of the Artwork to City constitutes Artist’s certification that (1) the Artwork  is the original work of Artist; (2) Artist owns all rights to the Artwork; and (3) if the  Artwork contains recognizable images of particular persons, Artist has obtained  legally appropriate releases.    B. City may display the Artwork at any location selected by City for any term of years,  at the sole discretion of City, provided that Artist is recognized as the artist on the  Artwork.  City may relocate, remove, or destroy the Artwork at City’s sole discretion,  due to wear, damage, or for any other reason.    C. Artist grants to City a non‐exclusive license to graphically and electronically  reproduce the Artwork for any and all future publicity endeavors conducted by City,  provided that any such reproduction is credited to Artist by name.  City may use the  Artist’s photograph, other likeness, or biography in connection with the use of the  Artwork.  PAGE 2 OF 11     4. Time of Performance: Artist shall commence performance of the Agreement pursuant to  the schedule(s) set forth in Exhibit A. All Work shall be performed by no later than May  31, 2020.    5. Compensation:    A. Amount. Total compensation to Artist for Work provided pursuant to this Agreement  shall not exceed $146,261.28, including applicable state and local sales taxes.  Compensation shall be paid as a flat rate fixed sum based upon Work actually  performed according to the rate(s) or amounts specified in Exhibit A. The Artist agrees  that any hourly or flat rate charged by it for its Work shall remain locked at the  negotiated rate(s) unless otherwise agreed to in writing or provided in Exhibit A.  Except as specifically provided herein, the Artist shall be solely responsible for  payment of any taxes imposed as a result of the performance and payment of this  Agreement.    B. Method of Payment. On a monthly or no less than quarterly basis during any quarter  in which Work is performed, the Artist shall submit a voucher or invoice in a form  specified by the City, including a description of what Work has been performed, the  name of the personnel performing such Work, and any hourly labor charge rate for  such personnel. The Artist shall also submit a final bill upon completion of all Work.  Payment shall be made by the City for Work performed within thirty (30) calendar  days after receipt and approval by the appropriate City representative of the voucher  or invoice. If the Artist’s performance does not meet the requirements of this  Agreement, the Artist will correct or modify its performance to comply with the  Agreement. The City may withhold payment for work that does not meet the  requirements of this Agreement.    C. Effect of Payment. Payment for any part of the Work shall not constitute a waiver by  the City of any remedies it may have against the Artist for failure of the Artist to  perform the Work or for any breach of this Agreement by the Artist.     D. Non‐Appropriation of Funds. If sufficient funds are not appropriated or allocated for  payment under this Agreement for any future fiscal period, the City shall not be  obligated to make payments for Work or amounts incurred after the end of the  current fiscal period, and this Agreement will terminate upon the completion of all  remaining Work for which funds are allocated. No penalty or expense shall accrue to  the City in the event this provision applies.    6. Termination:    PAGE 3 OF 11   A. The City reserves the right to terminate this Agreement at any time, with or without  cause by giving ten (10) calendar days’ notice to the Artist in writing. In the event of  such termination or suspension, all finished or unfinished documents, data, studies,  worksheets, models and reports, or other material prepared by the Artist pursuant to  this Agreement shall be submitted to the City, if any are required as part of the Work.    B. In the event this Agreement is terminated by the City, the Artist shall be entitled to  payment for all hours worked to the effective date of termination, less all payments  previously made. If the Agreement is terminated by the City after partial performance  of Work for which the agreed compensation is a fixed fee, the City shall pay the Artist  an equitable share of the fixed fee. This provision shall not prevent the City from  seeking any legal remedies it may have for the violation or nonperformance of any of  the provisions of this Agreement and such charges due to the City shall be deducted  from the final payment due the Artist. No payment shall be made by the City for any  expenses incurred or work done following the effective date of termination unless  authorized in advance in writing by the City.    7. Warranties And Right To Use Work Product: Artist represents and warrants that Artist  will perform all Work identified in this Agreement in a professional and workmanlike  manner and in accordance with all reasonable and professional standards and laws.  Compliance with professional standards includes, as applicable, performing the Work in  compliance with applicable City standards or guidelines (e.g. design criteria and Standard  Plans for Road, Bridge and Municipal Construction). Professional engineers shall certify  engineering plans, specifications, plats, and reports, as applicable, pursuant to RCW  18.43.070. Artist further represents and warrants that all final work product created for  and delivered to the City pursuant to this Agreement shall be the original work of the  Artist and free from any intellectual property encumbrance which would restrict the City  from using the work product. Artist grants to the City a non‐exclusive, perpetual right and  license to use, reproduce, distribute, adapt, modify, and display all final work product  produced pursuant to this Agreement. The City’s or other’s adaptation, modification or  use of the final work products other than for the purposes of this Agreement shall be  without liability to the Artist. The provisions of this section shall survive the expiration or  termination of this Agreement.    8. Record Maintenance: The Artist shall maintain accounts and records, which properly  reflect all direct and indirect costs expended and Work provided in the performance of  this Agreement and retain such records for as long as may be required by applicable  Washington State records retention laws, but in any event no less than six years after the  termination of this Agreement. The Artist agrees to provide access to and copies of any  records related to this Agreement as required by the City to audit expenditures and  charges and/or to comply with the Washington State Public Records Act (Chapter 42.56  PAGE 4 OF 11   RCW). The provisions of this section shall survive the expiration or termination of this  Agreement.    9. Public Records Compliance: To the full extent the City determines necessary to comply  with the Washington State Public Records Act, Artist shall make a due diligent search of  all records in its possession or control relating to this Agreement and the Work, including,  but not limited to, e‐mail, correspondence, notes, saved telephone messages, recordings,  photos, or drawings and provide them to the City for production. In the event Artist  believes said records need to be protected from disclosure, it may, at Artist’s own  expense, seek judicial protection. Artist shall indemnify, defend, and hold harmless the  City for all costs, including attorneys’ fees, attendant to any claim or litigation related to  a Public Records Act request for which Artist has responsive records and for which Artist  has withheld records or information contained therein, or not provided them to the City  in a timely manner. Artist shall produce for distribution any and all records responsive to  the Public Records Act request in a timely manner, unless those records are protected by  court order. The provisions of this section shall survive the expiration or termination of  this Agreement.    10. Independent Contractor Relationship:  A. The Artist is retained by the City only for the purposes and to the extent set forth in  this Agreement. The nature of the relationship between the Artist and the City during  the period of the Work shall be that of an independent contractor, not employee. The  Artist, not the City, shall have the power to control and direct the details, manner or  means of Work. Specifically, but not by means of limitation, the Artist shall have no  obligation to work any particular hours or particular schedule, unless otherwise  indicated in the Scope of Work or where scheduling of attendance or performance is  mutually arranged due to the nature of the Work. Artist shall retain the right to  designate the means of performing the Work covered by this agreement, and the  Artist shall be entitled to employ other workers at such compensation and such other  conditions as it may deem proper, provided, however, that any contract so made by  the Artist is to be paid by it alone, and that employing such workers, it is acting  individually and not as an agent for the City.    B. The City shall not be responsible for withholding or otherwise deducting federal  income tax or Social Security or contributing to the State Industrial Insurance  Program, or otherwise assuming the duties of an employer with respect to Artist or  any employee of the Artist.    C. If the Artist is a sole proprietorship or if this Agreement is with an individual, the Artist  agrees to notify the City and complete any required form if the Artist retired under a  State of Washington retirement system and agrees to indemnify any losses the City  may sustain through the Artist’s failure to do so.  PAGE 5 OF 11     11. Hold Harmless: The Artist agrees to release, indemnify, defend, and hold harmless the  City, elected officials, employees, officers, representatives, and volunteers from any and  all claims, demands, actions, suits, causes of action, arbitrations, mediations,  proceedings, judgments, awards, injuries, damages, liabilities, taxes, losses, fines, fees,  penalties, expenses, attorney’s or attorneys’ fees, costs, and/or litigation expenses to or  by any and all persons or entities, arising from, resulting from, or related to the negligent  acts, errors or omissions of the Artist in its performance of this Agreement or a breach of  this Agreement by Artist, except for that portion of the claims caused by the City’s sole  negligence.    Should a court of competent jurisdiction determine that this agreement is subject to RCW  4.24.115, (Validity of agreement to indemnify against liability for negligence relative to  construction, alteration, improvement, etc., of structure or improvement attached to real  estate…) then, in the event of liability for damages arising out of bodily injury to persons  or damages to property caused by or resulting from the concurrent negligence of the  Artist and the City, its officers, officials, employees and volunteers, Artist’s liability shall  be only to the extent of Artist’s negligence.    It is further specifically and expressly understood that the indemnification provided in  this Agreement constitute Artist’s waiver of immunity under the Industrial Insurance Act,  RCW Title 51, solely for the purposes of this indemnification. The Parties have mutually  negotiated and agreed to this waiver. The provisions of this section shall survive the  expiration or termination of this Agreement.    12. Gifts and Conflicts: The City’s Code of Ethics and Washington State law prohibit City  employees from soliciting, accepting, or receiving any gift, gratuity or favor from any  person, firm or corporation involved in a contract or transaction. To ensure compliance  with the City’s Code of Ethics and state law, the Artist shall not give a gift of any kind to  City employees or officials. Artist also confirms that Artist does not have a business  interest or a close family relationship with any City officer or employee who was, is, or  will be involved in selecting the Artist, negotiating or administering this Agreement, or  evaluating the Artist’s performance of the Work.    13. City of Renton Business License: The Artist shall obtain a City of Renton Business License  prior to performing any Work and maintain the business license in good standing  throughout the term of this agreement with the City.    Information regarding acquiring a city business license can be found at:   http://www.rentonwa.gov/cms/One.aspx?portalId=7922741&pageId=9824882    PAGE 6 OF 11   Information regarding State business licensing requirements can be found at:  http://dor.wa.gov/doing‐business/register‐my‐business     14. Insurance: Artist shall secure and maintain:  A. Commercial general liability insurance in the minimum amounts of $1,000,000 for  each occurrence/$2,000,000 aggregate for the Term of this Agreement.    B. In the event that Work delivered pursuant to this Agreement either directly or  indirectly involve or require Professional Services, Professional Liability, Errors and  Omissions coverage shall be provided with minimum limits of $1,000,000 per  occurrence. "Professional Services", for the purpose of this section, shall mean any  Work provided by a licensed professional or Work that requires a professional  standard of care.    C. Workers’ compensation coverage, as required by the Industrial Insurance laws of the  State of Washington, shall also be secured.    D. Commercial Automobile Liability for owned, leased, hired or non‐owned, leased, hired  or non‐owned, with minimum limits of $1,000,000 per occurrence combined single  limit, if there will be any use of Artist’s vehicles on the City’s Premises by or on behalf  of the City, beyond normal commutes.    E. Artist shall name the City as an Additional Insured on its commercial general liability  policy on a non‐contributory primary basis. The City’s insurance policies shall not be  a source for payment of any Artist liability, nor shall the maintenance of any insurance  required by this Agreement be construed to limit the liability of Artist to the coverage  provided by such insurance or otherwise limit the City’s recourse to any remedy  available at law or in equity.    F. Subject to the City’s review and acceptance, a certificate of insurance showing the  proper endorsements, shall be delivered to the City before performing the Work.    G. Artist shall provide the City with written notice of any policy cancellation, within two  (2) business days of their receipt of such notice.    15. Delays: Artist is not responsible for delays caused by factors beyond the Artist’s  reasonable control. When such delays beyond the Artist’s reasonable control occur, the  City agrees the Artist is not responsible for damages, nor shall the Artist be deemed to be  in default of the Agreement.    PAGE 7 OF 11   16. Successors and Assigns: Neither the City nor the Artist shall assign, transfer or encumber  any rights, duties or interests accruing from this Agreement without the written consent  of the other.    17. Notices: Any notice required under this Agreement will be in writing, addressed to the  appropriate party at the address which appears below (as modified in writing from time  to time by such party), and given personally, by registered or certified mail, return receipt  requested, by facsimile or by nationally recognized overnight courier service. Time period  for notices shall be deemed to have commenced upon the date of receipt, EXCEPT  facsimile delivery will be deemed to have commenced on the first business day following  transmission. Email and telephone may be used for purposes of administering the  Agreement, but should not be used to give any formal notice required by the Agreement.    CITY OF RENTON  C.E. “Chip” Vincent  1055 South Grady Way  Renton, WA 98057  Phone: (425) 430‐6588  cvincent@rentonwa.gov  Fax: (425) 430‐7300  ARTIST  Andre Lucero, President  Western Neon, Inc.  2902 4th Ave S  Seattle, WA 98134  Phone: (206)682‐7738  andre@westernneon.com    18. Discrimination Prohibited: Except to the extent permitted by a bona fide occupational  qualification, the Artist agrees as follows:  A. Artist, and Artist’s agents, employees, representatives, and volunteers with regard to  the Work performed or to be performed under this Agreement, shall not discriminate  on the basis of race, color, sex, religion, nationality, creed, marital status, sexual  orientation or preference, age (except minimum age and retirement provisions),  honorably discharged veteran or military status, or the presence of any sensory,  mental or physical handicap, unless based upon a bona fide occupational qualification  in relationship to hiring and employment, in employment or application for  employment, the administration of the delivery of Work or any other benefits under  this Agreement, or procurement of materials or supplies.    B. The Artist will take affirmative action to insure that applicants are employed and that  employees are treated during employment without regard to their race, creed, color,  national origin, sex, age, sexual orientation, physical, sensory or mental handicaps, or  marital status. Such action shall include, but not be limited to the following  employment, upgrading, demotion or transfer, recruitment or recruitment  advertising, layoff or termination, rates of pay or other forms of compensation and  selection for training.    PAGE 8 OF 11   C. If the Artist fails to comply with any of this Agreement’s non‐discrimination  provisions, the City shall have the right, at its option, to cancel the Agreement in  whole or in part.    D. The Artist is responsible to be aware of and in compliance with all federal, state and  local laws and regulations that may affect the satisfactory completion of the project,  which includes but is not limited to fair labor laws, worker's compensation, and Title  VI of the Federal Civil Rights Act of 1964, and will comply with City of Renton Council  Resolution Number 4085.    19. Prevailing Wage Rates:  Artist must comply with the State of Washington prevailing wage  requirements.  Artist must file an Intent To Pay Prevailing Wage at the beginning of the  project and an Affidavit of Wages Paid at the end of the project with the Washington State  Department of Labor and Industries,  http://www.lni.wa.gov/TradesLicensing/PrevWage/default.asp.    20.        Miscellaneous: The parties hereby acknowledge:  A. The City is not responsible to train or provide training for Artist.    B. Artist will not be reimbursed for job related expenses except to the extent specifically  agreed within the attached exhibits.    C. Artist shall furnish all tools and/or materials necessary to perform the Work except to  the extent specifically agreed within the attached exhibits.    D. In the event special training, licensing, or certification is required for Artist to provide  Work he/she will acquire or maintain such at his/her own expense and, if Artist  employs, sub‐contracts, or otherwise assigns the responsibility to perform the Work,  said employee/sub‐contractor/assignee will acquire and or maintain such training,  licensing, or certification.  E. This is a non‐exclusive agreement and Artist is free to provide his/her Work to other  entities, so long as there is no interruption or interference with the provision of Work  called for in this Agreement.    F. Artist is responsible for his/her own insurance, including, but not limited to health  insurance.    G. Artist is responsible for his/her own Worker’s Compensation coverage as well as that  for any persons employed by the Artist.    21.       Other Provisions:  PAGE 9 OF 11   A. Approval Authority. Each individual executing this Agreement on behalf of the City  and Artist represents and warrants that such individuals are duly authorized to  execute and deliver this Agreement on behalf of the City or Artist.    B. General Administration and Management. The City’s project manager is Chip Vincent.  In providing Work, Artist shall coordinate with the City’s contract manager or his/her  designee.    C. Amendment and Modification. This Agreement may be amended only by an  instrument in writing, duly executed by both Parties.    D. Conflicts. In the event of any inconsistencies between Artist proposals and this  Agreement, the terms of this Agreement shall prevail. Any exhibits/attachments to  this Agreement are incorporated by reference only to the extent of the purpose for  which they are referenced within this Agreement. To the extent a Artist prepared  exhibit conflicts with the terms in the body of this Agreement or contains terms that  are extraneous to the purpose for which it is referenced, the terms in the body of this  Agreement shall prevail and the extraneous terms shall not be incorporated herein.    E. Governing Law. This Agreement shall be made in and shall be governed by and  interpreted in accordance with the laws of the State of Washington and the City of  Renton. Artist and all of the Artist’s employees shall perform the Work in accordance  with all applicable federal, state, county and city laws, codes and ordinances.    F. Joint Drafting Effort. This Agreement shall be considered for all purposes as prepared  by the joint efforts of the Parties and shall not be construed against one party or the  other as a result of the preparation, substitution, submission or other event of  negotiation, drafting or execution.    G. Jurisdiction and Venue. Any lawsuit or legal action brought by any party to enforce or  interpret this Agreement or any of its terms or covenants shall be brought in the King  County Superior Court for the State of Washington at the Maleng Regional Justice  Center in Kent, King County, Washington, or its replacement or successor.  Artist  hereby expressly consents to the personal and exclusive jurisdiction and venue of  such court even if Artist is a foreign corporation not registered with the State of  Washington.    H. Severability. A court of competent jurisdiction’s determination that any provision or  part of this Agreement is illegal or unenforceable shall not cancel or invalidate the  remainder of this Agreement, which shall remain in full force and effect.    PAGE 10 OF 11   I. Sole and Entire Agreement. This Agreement contains the entire agreement of the  Parties and any representations or understandings, whether oral or written, not  incorporated are excluded.    J. Time is of the Essence. Time is of the essence of this Agreement and each and all of  its provisions in which performance is a factor. Adherence to completion dates set  forth in the description of the Work is essential to the Artist’s performance of this  Agreement.    K. Third‐Party Beneficiaries. Nothing in this Agreement is intended to, nor shall be  construed to give any rights or benefits in the Agreement to anyone other than the  Parties, and all duties and responsibilities undertaken pursuant to this Agreement will  be for the sole and exclusive benefit of the Parties and no one else.    L. Binding Effect. The Parties each bind themselves, their partners, successors, assigns,  and legal representatives to the other party to this Agreement, and to the partners,  successors, assigns, and legal representatives of such other party with respect to all  covenants of the Agreement.    M. Waivers. All waivers shall be in writing and signed by the waiving party. Either party’s  failure to enforce any provision of this Agreement shall not be a waiver and shall not  prevent either the City or Artist from enforcing that provision or any other provision  of this Agreement in the future. Waiver of breach of any provision of this Agreement  shall not be deemed to be a waiver of any prior or subsequent breach unless it is  expressly waived in writing.    N. Counterparts. The Parties may execute this Agreement in any number of  counterparts, each of which shall constitute an original, and all of which will together  constitute this one Agreement.    IN WITNESS WHEREOF, the Parties have voluntarily entered into this Agreement as of the date  last signed by the Parties below.    CITY OF RENTON      By:_____________________________  ARTIST      By:____________________________  Denis Law  Mayor  Andre Lucero  President, Western Neon, Inc.    _____________________________  Date  _____________________________  Date  PAGE 11 OF 11     Attest      _____________________________  Jason A. Seth  City Clerk    Approved as to Legal Form      By: __________________________  Shane Moloney  Renton City Attorney    Contract Template Updated 03/12/2019 (non‐standard, LCC)