Loading...
HomeMy WebLinkAbout800-10   POLICY & PROCEDURE    Subject:  FILLING COUNCIL VACANCIES    Index: LEGISLATIVE  Number: 800‐10  Effective Date:    1/6/2020  Supersedes:    1/1/2019  Page:   1 of 4 Staff Contact:   CAO Approved By:   RES 3496   1.0 PURPOSE:    To establish policy and procedures for filling a Council vacancy that is consistent with  State law.    2.0 ORGANIZATIONS AFFECTED:    City Councilmembers    3.0 REFERENCES:    RCW 42.12  RCW 42.30  RCW 35A.12    4.0 POLICY:    4.1 A Council position shall be officially declared vacant upon resignation, recall,  forfeiture, or death of a Councilmember, or for any other reason provided in RCW  42.12.    4.2 The Council, by majority vote, shall appoint a qualified person to fill the vacancy  in the Council.    4.2.1 The appointee shall serve on the Council until such time as a person is  elected and certified to fill the vacancy for the remainder of the unexpired  term at the next regular municipal election.    4.3 Candidates for a Council vacancy must:    4.3.1 Be a registered voter of the City of Renton.    FILLING COUNCIL VACANCIES  p. 2  4.3.2 Have residency within the corporate limits of Renton at least one year  immediately prior to consideration for the vacancy.    4.4 A person shall be considered for filling the vacancy by submitting an application  packet that includes the following:  a) Letter of Interest from candidate;  b) Resume;   c) Letters of support from community members (optional); and  d) Completed Council Applicant Questionnaire     4.4.1 Candidates’ submitted materials shall be made available in the City Clerk  Division for inspection by the public after the submission deadline.    4.5 The City Clerk shall arrange for all announcements, interviews, and meetings  pertaining to a Council vacancy to be made public by publishing a notice in a local  newspaper of general circulation. Notice shall also be provided to each local radio  and/or television station that has a request to be notified on file with the City.  Notice of any special meetings shall be publicized 24 hours prior to the scheduled  meeting and must specify the time, place, and purpose of the meeting. The  requirements above do not preclude the continuation of a publicized meeting to  a time certain.    4.6 Interviews of selected candidates desiring to fill the vacant Council position shall  be conducted in a meeting open to the public in Council Chambers during a  scheduled Committee of the Whole, Special, or Regular meeting of the Council.  Minutes of the meeting must be kept in order to meet the requirements of the  Open Public Meetings Act. No public testimony regarding the candidates or their  related submitted materials will be accepted.    5.0 DEFINITIONS:    N/A    6.0 PROCEDURES:    6.1 If, for any reason, a vacancy in the Council occurs, the Mayor shall officially  acknowledge the vacancy at the next regularly scheduled Council meeting. If a  resignation, forfeiture or recall of a Council position occurs during a meeting,  official acknowledgment of the vacancy by the Mayor may take place during that  same meeting.    6.1.1 After officially acknowledging a vacancy on Council, the Mayor shall  request and encourage all qualified persons who desire to be appointed to  FILLING COUNCIL VACANCIES  p. 3  the vacant position to submit an application packet (per Section 4.4) to the  City Clerk.    6.1.2 At the meeting the vacancy was acknowledged, the Council President may,  with the consent of the full Council, 1) establish the date and time by which  application packets must be submitted to the City Clerk, and 2) establish a  date and time for Council to review the submitted materials at an open  public meeting.    6.1.3 The day immediately following the Council meeting in which the Council  establishes a schedule for the submission of applications and review of  materials submitted, the City Clerk shall provide proper notice to local  media that:  a) Advertises the vacancy;  b) Requests qualified persons desiring to be appointed to the vacant  position submit application packets (per Section 4.4.);  c) Lists the requirements and deadlines candidates must meet in  order to be considered for the vacancy; and  d) Provides notice of when Council will review the submitted  materials.    6.1.4 After the submission deadline, the City Clerk shall prepare a packet for  each Councilmember and the Mayor consisting of the candidates’  submitted materials.     6.1.5 After receiving the packets, the Council shall meet in a meeting open to  the public, and may recess into Executive Session in order to review and  debate the qualifications of the candidates. Council must be in an open  session to select by majority vote either a candidate as the new  Councilmember or a slate of up to six candidates to interview at a future  Committee of the Whole, Special or Regular meeting of the Council.      If a candidate is selected as the new Councilmember, the City Clerk shall  notify the other candidates that the interview process is canceled.    6.1.6 If Council selects a slate of candidates to interview, the City Clerk shall  personally notify each candidate of the date, time, and place of the  interviews.    6.2 Each candidate will be interviewed at a Committee of the Whole, Special or  Regular Council meeting to be held in the Council Chambers.    6.2.1 Each candidate must respond to the same set of questions from Council.    FILLING COUNCIL VACANCIES  p. 4  6.2.2 Candidates’ order of appearance at the interview shall be pre‐determined  by lottery.    6.2.3 The Council President may limit the length of each candidate’s interview  to 30 minutes.    6.2.4 Upon completion of all interviews, Councilmembers may recess into  Executive Session to discuss the qualifications of the candidates. Council  may also discuss the candidates’ qualification in open session.    6.3 After completion of the interviews and discussion, the Council President shall call  for nominations to fill the vacancy from the slate of candidates interviewed.    6.3.1 Nominations shall be made beginning with the Council President and in  order of roll call for the month.    6.3.2 Balloting is done by roll call vote. No secret ballot is permitted.    a) Balloting will continue until a nominee receives a majority of four  votes.  b) At any time during the balloting process, Council may postpone  balloting until the next regularly scheduled Council meeting if a  majority vote is not reached.     6.3.3 The nominee receiving the majority vote is declared the new  Councilmember and shall be sworn in by the City Clerk or other designated  official at the next regularly scheduled Council meeting.     6.3.4 If Council does not elect a new Councilmember within 90 days of the  acknowledged vacancy an impasse shall be declared. In the case of an  impasse, the Council President shall submit a request, which shall include  the list of nominees, to the King County Council to fill the vacancy. The King  County Council shall have 180 days to fill the vacancy from the date it was  officially acknowledged.