Loading...
HomeMy WebLinkAboutRFQ (Complete) Lake WA Loop TrailPage 1 of 5   CITY OF RENTON  REQUEST FOR QUALIFICATIONS  CONSTRUCTION MANAGEMENT SERVICES  LAKE WASHINGTON LOOP TRAIL PROJECT    The City of Renton (City), in accordance with Policy & Procedure  No.  250‐  02,  is  soliciting  statements of qualifications for A&E Professional Services for the project listed below.  The City  is seeking consultants with expertise in the construction management, inspection and materials  testing for transportation projects with Federal Highway Administration (FHWA) funding, with  offices located in the State of Washington and licensed to do b usiness in the State of Washington.   Interested consultants must submit Statements of Qualifications (SOQ) as outlined below.                 Project Description  Lake Washington Loop Trail Project (TIP # 19, 2021‐2026).  This project will construct a new cycle  track along Airport Way from Logan Ave S to Rainier Ave S, upgrade existing curb ramps for  compliance with PROWAG standards, install new signage and pavement markings, and upgrade  an existing traffic signal. The City has secured Federal Highway Administration (FHWA) funds for  the Construction Phase of this project. Construction duration is anticipated to be three (3)  months. The project has been advertised for bids with bids due in the first quarter of 2021.     Scope of Work  Provide  construction  management,  field  inspection,  material  testing,  and  public  outreach  services. Under the direction of the City’s Project Manager, the selected consultant will provide  the following:   Construction  management,  field  inspection,  materials  testing  and  construction  documentation in conformance with the Washington State Department of Transportation  (WSDOT)  Local  Agency  Guidelines  (LAG),  Standard  Specifications,  and  City  of  Renton  requirements.    Public outreach services.     The A&E consultant contract for providing these services will include a Disadvantaged Business  Enterprise (DBE) agreement goal of 16%.    Construction support activities provided by others:  The following activities will be provided by others, contracted separately with the City:   Engineering support during construction will be provided by the Engineer of Record.    Environmental monitoring of the Contractor’s construction activities for compliance with all  regulatory, environmental and permit requirements (e.g. NPDES Construction Permit) may  be provided by the City’s environmental consultant.    Depending on staff availability, a City construction inspector may be assigned to this project.  If this occurs, the Consultant is to provide a lead inspector for this project.       Evaluation Criteria  Page 2 of 5   Each consultant will be evaluated and ranked based on the following criteria:  1. Project Team  2. Project Experience  3. Project Delivery  4. Post Construction Audits  5. DBE Participation Plan  6. Clarity of SOQ    Information to be provided in Statement of Qualifications (SOQ)  In addition to the items listed below, submittals from consulting firms must include the firm  name; phone and fax numbers; name and e‐mail address for Principle‐in‐Charge and proposed  Construction Manager; disciplines provided by the firm and total number of employees within  Washington State. Similar information shall be provided for any sub‐consultants. A Submittal  Information Form must be completed and attached to the SOQ for the prime consultant and each  sub‐consultant. Refer to WSDOT Local Agency Guidelines, Chapter 31, Appendix 31.72(a) and (b)  for the forms.     Project Team: (20 points, max)  The following information must be provided for each team member proposed for this project.   1. Name, current title with firm and current home office location  2. Total years of experience in industry, total years of experience with firm  3. Professional licenses, training certificates  4. Position proposed for this project and availability in 2021    Project Experience: (30 points, max)  Firm and team members must have demonstrated experience in each of the following categories  for FHWA funded transportation projects that have been complete in the State of Washington,  within the past five (5) years. A completed project is defined as one that has achieved physical  completion within the past (5) years.   1. Construction  management  and  inspection  services  for  FHWA  funded  transportation  projects that include construction of work elements listed in the RFQ.   2. Record keeping and documentation services for FHWA funded transportation projects  that include construction of work elements listed in this RFQ.    Provide a list of no more than three (3) projects that demonstrate the firm’s and proposed team  members’ capabilities for the areas listed above. Provide a brief description for each project,  along with a brief summary of the role(s) each team member had in the project(s). Projects  should only be included if one or more team members, especially resident engineer(s) and  documentation specialist(s), contributed to the projects.     Project Delivery: (20 points, max)  For  each  project  listed  in  the  “Project  Experience”  section  above,  provide  the  following  information:  1. Successful bid amount and final cost of construction. If the final construction cost was not  Page 3 of 5   within the successful bid amount, provide a brief explanation.   2. List the number of working days specified in the original construction contract and actual  number of working days utilized upon completion. If the number of working days differ,  provide a brief explanation for the difference.     Post Construction Audits: (15 points, max)  Describe the firm’s role in the success of each project listed for the “Project Experience” section  above, include passage of WSDOT Project Management Review (PMR) and Federal Highway  Administration (FHWA) audits.   1. Provide PMR and FHWA audit results for each project, as applicable. If no audits were  performed on any of the projects listed, state this and provide a brief explanation.   2. Provide an explanation if audits resulted in findings.     DBE Participation Plan: (5 points, max)  The purpose of this category is to evaluate the ability of the firm to meet the DBE goal established  by WSDOT for the A&E construction contract to provide the services listed in this RFQ.   1. Provide a table listing the following:  a. Name of each firm proposed for the project  b. List the DBE registration status with WSDOT (or OEO)  c. List the percentage of the A&E consultant contract work anticipated for the firm  d. List the type of services the firm is anticipated to provide for the project    Clarity of SOQ: (10 points, max)  The SOQ must contain all of the required information, organization in a clear manner on five (5)  single‐sided pages or less, excluding covers, section dividers, cover letter (single page), resumes  and “Submittal Information Form(s)”. The font shall be no smaller than 11‐point. In addition, a  brochure describing the firm may accompany the SOQ.    Selection Process  After the SOQ’s have been evaluated, the highest ranked firm(s) will be interviewed. All firms  submitting SOQ’s will be notified in writing as to their status in the selection process. Final  selection of the most qualified firm will be made based upon the interview(s).    The City will notify the selected firm in writing, meet with th e consultant to reach a complete and  mutual understanding of the scope of services, and begin contract negotiations based on the  level of effort deemed appropriate for the project. If a satisf actory contract cannot be negotiated,  the City will terminate the negotiations with that firm and attempt to negotiate a contract with  the next most qualified firm. The process will continue until an agreement is reached or the  search is terminated.     Submittal  For all submittal requirements, please review the complete RFQ, which is available on the City of  Renton web page, https://rentonwa.gov/bids/. This link will direct you to the City Clerk’s “Call for  Bids, Proposals, Qualifications” page.  Under the “Request for Qualifications” section, select  Page 4 of 5   “Construction Management Services – Lake Washington Loop Trail Project”.      Please submit one (1) original and four (4) individually bound copies of the SOQ, along with one  (1) USB with an electronic version in PDF format. The submittals are to be delivered to the address  below.  Submittals  are  due  Thursday,  February  4,  2021,  no  later than 5:00 p.m. (PST). No  submittals will be accepted after that date and time. The City will not be liable for delays in  delivery of submittals due to handling by the US Postal Service or any other type of delivery  service. Faxed submittals will not be accepted.     Address submittals to:  Renton City Clerk’s Office  Renton City Hall – 7th Floor  1055 S Grady Way  Renton WA 98057‐3232  ATTN: Hebé Bernardo  RE: CM Services ‐ Lake Washington Loop Trail     Any questions regarding this submittal process and/or the technical aspects of the project should  be e‐mailed to Hebé Bernardo at hbernardo@rentonwa.gov. Please write the RFQ title in the  subject line.  Any questions submitted within two (2) business days of the submittal deadline may  not be addressed.       Consultant Evaluation and Selection Process  After the SOQ’s have been evaluated, the highest ranked firm(s) will be interviewed. All firms  submitting SOQ’s will be notified in writing as to their status in the selection process. Final  selection of the most qualified firm will be made based upon the interview(s).    The City will notify the selected firm in writing, meet with th e consultant to reach a complete and  mutual understanding of the scope of services, and begin contract negotiations based on the  level of effort deemed appropriate for the project. If a satisf actory contract cannot be negotiated,  the City will terminate the negotiations with that firm and attempt to negotiate a contract with  the next most qualified firm. The process will continue until an agreement is reached or the search  is terminated.    Americans with Disabilities Act (ADA) Information  The City of Renton in accordance with Section 504 of the Rehabilitation Act (Section 504) and the  Americans with Disabilities Act (ADA), commits to nondiscrimination on the basis of disability, in  all of its programs and activities. This material can be made available in an alternate format by  emailing Josef Harnden at jharnden@Rentonwa.gov.    Title VI Statement  The City of Renton in accordance with Title VI of the Civil Rights Act of 1964, 78 Stat. 252, 42 U.S.C.  2000d to 2000d‐4 and Title 49, Code of Federal Regulations, Department of Transportation,  subtitle A, Office of the Secretary, Part 21, nondiscrimination in federally assisted programs of  Page 5 of 5   the Department of Transportation issued pursuant to such Act, hereby notifies all bidders that it  will affirmatively ensure that  in  any  contract  entered  into  pursuant  to  this  advertisement,  disadvantaged business enterprises as defined at 49 CFR Part 26 will be afforded full opportunity  to submit bids in response to this invitation and will not be discriminated against on the grounds  of race, color, national origin, or sex in consideration for an award.    Terms and Conditions  The City may, at its sole discretion, cancel this Request for Qualifications (RFQ), issue a new RFQ,  reject any or all Statements of Qualifications (SOQ’s), seek or obtain data from any source that has  the potential to improve the understanding and evaluation of the responses to this RFQ, seek and  receive clarifications to an SOQ and waive any deficiencies, irregularities or technicalities in  considering and evaluating the SOQ’s.    This RFQ does not commit the City to enter into a contract. The City assumes no obligations,  responsibilities and liabilities, fiscal or otherwise, to reimburse all or part of the costs incurred by  the parties responding to this RFQ. All such costs shall be borne solely by each Submitter.    Materials submitted in response to this competitive process shall become the property of the City  and will not be returned. All submittals received will remain confidential until the City and the  selected Consultant  sign any contracts resulting from this advertisement.  All submittals are  deemed public records as defined in RCW 42.56.        _____________________________  Jason A. Seth, MMC   City Clerk