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HomeMy WebLinkAbout04/20/2016 - MinutesR e n t o n L i b r a r y A d v i s o r y B o a r d M e e t i n g M i n u t e s R e n t o n C i t y H a l l , 7 t h f l o o r C o u n c i l C o n f e r e n c e R o o m A p r i l 2 0 , 2 0 1 6 5 : 3 0 p . m . I . C A L L T O O R D E R C h a i r E r i c a R i c h e y c a l l e d t h e m e e t i n g t o o r d e r a t 5 : 3 2 p . m . I n A t t e n d a n c e M e m b e r s : L a u r i e B e d e n , L y n n e K i n g , C a t h e r i n e P l o u e - S m i t h , E r i c a R i c h e y , K i m U n t i C i t y S t a f f : E d V a n V a l e y , K e l l y B e y m e r , M a r g i e B e i t n e r K C L S S t a f f : A m y E g g l e r , J o h n S h e l l e r I I . A P P R O V A L O F A G E N D A L a u r i e B e d e n m a d e a m o t i o n t o a p p r o v e t h e a g e n d a a s p r e s e n t e d . C a t h e r i n e P l o u e - S m i t h s e c o n d e d . A l l w e r e i n f a v o r , m o t i o n c a r r i e d , a g e n d a a p p r o v e d . I I I . A P P R O V A L O F M I N U T E S L a u r i e B e d e n m a d e a m o t i o n t o a p p r o v e t h e M a t c h 2 0 1 6 m i n u t e s w i t h o n e s p e l l i n g c o r r e c t i o n , C a t h e r i n e P l o u e - S m i t h s e c o n d e d . ( C o r r e c t e d t h e s p e l l i n g o n t h e f i r s t n a m e f o r K C L S D e s i g n C o o r d i n a t o r , D r i R a l p h . ) A l l w e r e i n f a v o r , m o t i o n c a r r i e d , m i n u t e s a p p r o v e d . I V . O R A L C O M M U N I C A T I O N S / P U B L I C C O M M E N T S N o n e . V . B O A R D C O M M U N I C A T I O N S K i m U n t i m e n t i o n e d t h a t s h e h a s r e c e i v e d i n q u i r i e s f r o m c i t i z e n s a s k i n g w h y K C L S d o e s n o t h a v e h o u r s p o s t e d s o m e w h e r e b e f o r e y o u g e t t o t h e d o o r o f t h e L i b r a r y ; e s p e c i a l l y f o r t h e d o w n t o w n L i b r a r y i n L i b e r t y P a r k . I t w a s s u g g e s t e d t h a t K C L S l o o k i n t o t h e p o s s i b i l i t y o f s i g n a g e b e i n g p l a c e d o n t h e b u i l d i n g t h a t c a n b e r e a d f r o m t h e p a r k i n g l o t a r e a . J o h n S h e l l e r a n d A m y E g g l e r i n d i c a t e d t h e y w o u l d c h e c k i n t o p o s s i b l e s i g n a g e . V I . C I T Y R E P O R T / K e l l y B e y m e r K e l l y B e y m e r i n f o r m e d t h e g r o u p t h a t C a i l I n H u n s a k e r w a s u n a b l e t o a t t e n d t o n i g h t ’ s m e e t i n g d u e t o p r i o r c o m m i t m e n t s a n d t h a t h e r i n t r o d u c t i o n w o u l d b e r e s c h e d u l e d f o r a f u t u r e d a t e . K e l l y i n t r o d u c e d E d V a n V a l e y , D e p u t y C h i e f o f P o l i c e . S h e s t a t e d t h a t E d h a s r a i s e d t h e b a r w i t h i n t h e P o l i c e D e p a r t m e n t ; h e p r o v i d e s a m a z i n g c u s t o m e r s e r v i c e ! E d V a n V a l e y s p o k e t o t h e g r o u p a b o u t t h e i n c r e a s e i n u n d e s i r a b l e b e h a v i o r b o t h i n d o w n t o w n R e n t o n a n d s u r r o u n d i n g a r e a s . H e g a v e a b r i e f o v e r v i e w o f n o t i c e a b l e p a t t e r n s i n r e c e n t P o l i c e i n v e s t i g a t i o n s a n d r e s p o n s e t o 9 1 1 c a l l s . T h e D e p u t y C h i e f o f P o l i c e n o t e d t h a t h e r o i n d r u g u s e s e e m s t o b e o n t h e r i s e — l a r g e r q u a n t i t i e s a r e b e i n g p r o d u c e d a n d i t i s e a s i e r t o o b t a i n b y d r u g a d d i c t s . O p i u m i s a n o t h e r d r u g t h a t i s m o r e r e a d i l y a v a i l a b l e t o u s e r s . T h e P o l i c e a r e H : \ B o a r d s a n d C o m m i s s i o n s \ L i b r a r y B o a r d \ 2 0 1 6 \ 2 0 1 6 0 4 \ 2 0 1 6 0 4 M i n u t e s d o c C i t y o f R e n t o n L i b r a r y B o a r d M i n u t e s A p r i l 2 0 , 2 0 1 6 P a g e 2 o f 4 s e e i n g m o t e n e e d l e s ; h e c a u t i o n e d s t a f f t o b e c a r e f u l a n d u s e t h e p r o p e r m e t h o d s t o d i s c a r d n e e d l e s . H e a l s o d e s c r i b e d t h e t y p e o f b e h a v i o r s t h a t m i g h t i n d i c a t e a l i b r a r y o r p a r k p a t r o n m a y b e u n d e r t h e i n f l u e n c e o f t h e s e t y p e s o f d r u g s : z o m b i e - l i k e b e h a v i o r ; p e r s o n a l h y g i e n e i s r e a l l y b a d ; w h e n t h e p e r s o n i s r e a l l y a d d i c t e d t h e y m a y e v e n s o i l t h e m s e l v e s . E d V a n V a l e y a l s o m e n t i o n e d t h a t t h e P o l i c e h a v e s e e n a n i n c r e a s e i n v a n d a l i s m i n p a r k i n g l o t s . I t i s c o m m o n i n a r e a s w h e r e t h e y s e e m o r e d r u g u s e t o a l s o n o t i c e a n i n c r e a s e i n v a n d a l i s m b e c a u s e t h e f t i s a n e a s y w a y t o m a k e m o n e y t o s u p p o r t t h e d r u g h a b i t . W i t h c a m e r a s i n a l o t o f a r e a s i t i s e a s i e r t o p r o s e c u t e a n d i d e n t i f y t h e s e i n d i v i d u a l s . K e l l y B e y m e r a d v i s e d t h a t i t i s i m p o r t a n t t o c a l l 9 1 1 t o r e p o r t a n y u n u s u a l b e h a v i o r o r c r i m e s . T h e P o l i c e a r e t h e r e t o h e l p ; n o t t o i n t e r f e r e w i t h L i b r a r y b u s i n e s s . T h e D e p u t y P o l i c e C h i e f a l s o a d d e d t h a t b y c a l l i n g 9 1 1 a n d r e p o r t i n g i t h e l p s t h e m i d e n t i f y p r o b l e m a r e a s a n d d e t e r m i n e w h e r e s p e c i f i c b e h a v i o r p a t t e r n s a r e d e v e l o p i n g . J o h n S h e l l e r n o t e d t h a t i t i s K C L S p o l i c y t o d e a l w i t h b e h a v i o r t h a t i s d i s r u p t i v e o r a f f e c t s l i b r a r y u s e . T h i s i n c l u d e s H e a l t h & W e l f a r e c h e c k s — L i b r a r y s t a f f w i l l t a l k t o p a t r o n s r e g a r d i n g g e t t i n g c l e a n e d - u p ; t h a t t h e y n e e d t o b e o d o r c l e a r a n d t h a t t h e y d o n o t a f f e c t o t h e r s s p a c e . T h e K C L S s t a f f i s i n s t r u c t e d t o c a l l 9 1 1 i f t h e r e a r e a n y h e a l t h i s s u e s . T h e g r o u p a g r e e d t h e r e s e e m s t o b e a n o t i c e a b l e i n c r e a s e i n a c t i v i t y o n t h e b r i d g e a s f a r a s s m o k i n g a n d p o t s m o k i n g . L a u r i e B e d e n a s k e d i f t h e r e a r e c a m e r a s f o r d o w n t o w n l i b r a r y . J o h n S h e l l e r i n d i c a t e d t h e r e a r e c a m e r a s o n b o t h s i d e s o f t h e b r i d g e . K e l l y B e y m e r c o m m e n t e d t h a t i f t h e r e i s q u e s t i o n a b l e o r r e p e t i t i v e u n w a n t e d b e h a v i o r t h e P o l i c e c a n r e s p o n d . P a r k s M a i n t e n a n c e s t a f f h a s w o r k e d w i t h P o l i c e r e g a r d i n g a c t i v i t y u n d e r t h e b r i d g e — t h e y h a v e r e m o v e d s o m e t a b l e s a n d b e n c h e s f r o m a r e a s a n d t o o k o u t o v e r g r o w n v e g e t a t i o n t o h e l p e l i m i n a t e p r o b l e m a r e a s . L a u r i e B e d e n i n q u i r e d a s t o h o w o f t e n t h e P a r k s s t a f f c l e a n a r e a s a r o u n d t h e l i b r a r y . K e l l y n o t e d t h a t p a r k s a r e c l e a n e d u p e v e r y d a y i n t h e m o r n i n g a n d s t a r t i n g i n J u n e a s t a f f p e r s o n w i l l b e d e d i c a t e d t o L i b e r t y P a r k . I t w a s a l s o n o t e d t h a t i t i s n o t a g a i n s t t h e l a w t o s l e e p o n a b e n c h i f t h e r e i s n o d r u g p a r a p h e r n a l i a , e t c . E d V a n V a l e y s a i d t h e P o l i c e a r e g l a d t o w a l k t h r o u g h a n d c h e c k o n t h e s i t u a t i o n i f r e p o r t e d , a n d m a k e a d e t e r m i n a t i o n i f t h e r e i s a n y r e a s o n t o b e c o n c e r n e d . J o h n S h e l l e r a d d e d t h a t t h o s e w h o m i s u s e p r o p e r t y ( s l e e p o n b e n c h e s , e t c . ) k n o w t h e l a w s a n d k n o w w h a t t h e y c a n g e t a w a y w i t h . S o m e t i m e s i n f o r m a l c o n t a c t w i t h p a t r o n s a n d s u g g e s t i n g r e f e r r a l s f o r c o u n s e l i n g i s h e l p f u l . E d V a n V a l e y r e m a r k e d o n t h e H i g h l a n d s a r e a . H e i n d i c a t e d t h e y a r e w a t c h i n g t h i s a r e a c l o s e l y a n d h a v e a l r e a d y s e i z e d 1 5 h o u s e s f o r d r u g s w i t h o v e r o n e M i l l i o n i n c a s h r e c o v e r e d . L y n n e K i n g a s k e d i f t h e y p l a n o n h a v i n g b i k e p a t r o l s f o r t h i s a r e a . E d i n d i c a t e d t h e P o l i c e w i l l m o s t l i k e l y h a v e s o m e b i k e p a t r o l — t h e i r o b j e c t i v e i s t o f o c u s o n t h e b u s i n e s s e s i n t h e a r e a a n d b e v i s i b l e ; t h e y w a n t t o b e a p r e s e n c e a n d k e e p p u b l i c a n d l i b r a r y s t a f f i n f o r m e d . E d u c a t i o n i s a s i m p o r t a n t a s f i g h t i n g c r i m e . H : \ B o a r d s a n d C o m m i s s i o n s \ L i b r a r y B o a r d \ 2 0 1 6 \ 2 0 1 6 0 4 \ 2 0 1 6 0 4 M i n u t e s . d o c C i t y o f R e n t o n L i b r a r y B o a r d M i n u t e s A p r i l 2 0 , 2 0 1 6 P a g e 3 o f 4 E r i c a R i c h e y i n q u i r e d a s t o w h a t a p e r s o n s h o u l d d o i f t h e y f i n d a n e e d l e ? D e p e n d i n g o n w h e r e i t i s f o u n d a p e r s o n c o u l d c o n t a c t L i b r a r y s t a f f — t h e y h a v e S h a r p s d i s p o s a l c o n t a i n e r s t o p r o p e r l y d i s p o s e o f n e e d l e s . O r i f i n t h e p a r k s , a p e r s o n c o u l d c a l l 9 1 1 o r t h e P a r k s A d m i n i s t r a t i o n o f f i c e a t 4 2 5 - 4 3 0 - 6 6 0 0 . F i r e D e p a r t m e n t p e r s o n n e l a l s o h a v e t h e p r o p e r e q u i p m e n t t o d i s p o s e o f n e e d l e s . E d V a n V a l e y t h a n k e d t h e b o a r d f o r g i v i n g h i m t h e o p p o r t u n i t y t o s p e a k a n d t o l d t h e m t o f e e l f r e e t o c a l l h i m w i t h a n y q u e s t i o n s o r c o n c e r n s a t 4 2 5 - 4 3 0 - 7 5 6 7 o r e m a i l h i m ( E v a n v a l e y @ r e n t o n w a . g o v ) . V I I . K C L S R E P O R T / J o h n S h e l l e r J o h n S h e l l e r i n f o r m e d t h e b o a r d t h a t h e h a s t r a n s i t i o n e d i n t o a n e w p o s i t i o n w i t h K C L S i n I s s a q u a h ( g o v e r n m e n t r e l a t i o n s ) . H e i n t r o d u c e d A m y E g g l e r a s t h e n e w C l u s t e r M a n a g e r w h o w i l l b e a t t e n d i n g R L A B m e e t i n g s . A m y h a s h a d d i f f e r e n t e x p e r i e n c e i n o t h e r c o m m u n i t i e s i n c l u d i n g t h e S o u t h E n d , N e w C a s t l e , M e r c e r I s l a n d a n d B e l l e v u e . A m y E g g l e r n o t e d t h a t s h e i s e n j o y i n g t h e n e w p o s i t i o n a n d s t i l l l e a r n i n g a s p e c t s o f t h e n e w l o c a t i o n . J o h n S h e l l e r g a v e s o m e h i g h l i g h t s f r o m t h e M a r c h 2 6 , “ s o f t ” o p e n i n g o f t h e H i g h l a n d s L i b r a r y . T h e o p e n i n g w a s i n f o r m a l a n d t h e n u m b e r a t t e n d i n g w a s p r o b a b l y i n t h e h u n d r e d s w h i c h w a s v e r y m a n a g e a b l e . T h e a r t w o r k i n t h e L i b r a r y i s s t u n n i n g . T h e r e w e r e s o m e i s s u e s w i t h t h e e l e v a t o r n o t w o r k i n g b e c a u s e t h e S t a t e o f W a s h i n g t o n L a b o r & I n d u s t r i e s i n s p e c t i o n w a s n o t c o m p l e t e d i n t i m e a n d a l s o t h e p a r k i n g i s s u e s . K i m U n t i n o t e d t h a t t h e S t o r y R o o m ( w i t h a b o u t 6 0 p e o p l e i n r o o m ) w a s d e l i g h t f u l , b u t t h e p a r k i n g w a s h o r r e n d o u s . P e o p l e w e r e p a r k i n g o n b o t h s i d e s o f d r i v e b l o c k i n g t h e e n t r a n c e . J o h n S h e l l e r a l s o m e n t i o n e d c o n c e r n s a b o u t t h e F i r e L a n e a s w e l l . A m y E g g l e r i n d i c a t e d t h a t t h e y a r e c u r r e n t l y t a l k i n g a b o u t g e t t i n g “ N o P a r k i n g ” s i g n s t o e l i m i n a t e s o m e o f t h e p r o b l e m s . D i s c u s s i o n f o l l o w e d o n p a r k i n g s t r u c t u r e a n d p o s s i b l e s o l u t i o n s . K e l l y B e y m e r s u g g e s t e d t h a t o n e o p t i o n , o n c e t h e p a r k i n g g a r a g e i s f u l l y o p e r a t i o n a l , m a y b e t o r e - s t r i p e a r e a s t o a c c o m m o d a t e l a r g e r v e h i c l e s . J o h n S h e l l e r a l s o n o t e d t h a t t h e r e w a s d i s c u s s i o n t h a t t h e y m i g h t w a n t t o c l o s e t h e e n t r a n c e f r o m 1 0 t h t h e n p u t s i g n a g e o n t h e f e n c e ; p u b l i c w o u l d c o m e i n o f f 1 0 t h ( n o t H a r r i n g t o n ) . I t w a s s u g g e s t e d t h a t K C L S p o s t t i p s f o r p a r k i n g o n t h e i r w e b s i t e . J o h n S h e l l e r w o u l d l i k e t o s e e c o m m u n i c a t i o n f r o m C i t y a s t o u p c o m i n g c h a n g e s w i t h c o n s t r u c t i o n i s s u e s . A m y E g g l e r a d d e d t h a t i t w o u l d b e n i c e t o g e t a s c h e m a t i c f r o m t h e C i t y t o p u t u p f o r p u b l i c v i e w i n g . S h e i n d i c a t e d t h a t t h e y a r e g o i n g t h r o u g h a t r a n s i t i o n p e r i o d w i t h L i b r a r y p a t r o n s — t h e r e i s a “ v e n t i n g ” p e r i o d n o w w i t h c o m p l a i n t s a b o u t t r a s h a n d t h e m e s s y s u r r o u n d i n g s ; w h y K C L S i s n ’ t c l e a n i n g i t u p . I t w o u l d b e g o o d t o s h o w u p c o m i n g c h a n g e s a n d p l a n s t o h e l p t h e p u b l i c u n d e r s t a n d t h e t r a n s i t i o n . E r i c a R i c h e y n o t e d t h a t t h e c o l l e c t i o n o f b o o k s a t t h e n e w H i g h l a n d s L i b r a r y i s f a b u l o u s a n d t h e b u i l d i n g i s m u c h n i c e r . H : \ B o a r d s a n d C o m m i s s i o n s \ L i b r a r y B o a r d \ 2 0 1 6 \ 2 0 1 6 0 4 \ 2 0 1 6 0 4 M i n u t e s . d o c C i t y o f R e n t o n L i b r a r y B o a r d M i n u t e s A p r i l 2 0 , 2 0 1 6 P a g e 4 o f 4 A m y E g g l e r w i l l b e i n t h e D o w n t o w n L i b r a r y m o s t o f t h e t i m e , b u t w i l l b e m o v i n g a r o u n d . I t w i l l t a k e s o m e t i m e f o r A m y t o g e t e s t a b l i s h e d i n h e r n e w p o s i t i o n a s t h e C l u s t e r h a s 9 6 s t a f f m e m b e r s s o i t i s c h a l l e n g i n g t o m e e t e v e r y o n e a n d g e t a c q u a i n t e d . V I I I . O L D B U S I N E S S D i s c u s s i o n o n n e w b o a r d m e m b e r s a n d t h e r e v i e w o f R L A B B y L a w s w i l l b e p u s h e d t o a f u t u r e m e e t i n g — p o s s i b l y J u n e 1 5 . T h e b o a r d m a y s c h e d u l e a s p e c i a l m e e t i n g t o d i s c u s s B y L a w s a n d p o s s i b i l i t y o f a d d i n g n e w m e m b e r s o r y o u t h m e m b e r s i n c e t h e r e i s l i m i t e d t i m e d u r i n g n o r m a l b o a r d m e e t i n g s . A s h o r t d i s c u s s i o n f o l l o w e d o n w h a t i s r e q u i r e d f o r a q u o r u m ; w h e t h e r t h e n u m b e r o f b o a r d m e m b e r s n e e d s t o b e e v e n o r o d d a n d w h e t h e r o r n o t a y o u t h m e m b e r c a n v o t e . I X . N E W B U S I N E S S N o n e . X . I N F O R M A T I O N N o a d d i t i o n a l i n f o r m a t i o n p r o v i d e d . X I . A D J O U R N M E N T L y n n e K i n g m a d e a m o t i o n t o a d j o u r n t h e A p r i l m e e t i n g . L a u r i e B e d e n s e c o n d e d . A l l w e r e i n f a v o r , m o t i o n c a r r i e d , t h e m e e t i n g a d j o u r n e d a t 6 : 3 2 p . m . M e e t i n g s : M a y 1 8 , 2 0 1 6 R e n t o n L i b r a r y 1 0 0 M i i i A v e n u e S o u t h , R e n t o n W A K i n g P a r k e r R o o m J u n e 1 5 , 2 0 1 6 R e n t o n C i t y H a i l C o u n c i l C o n f e r e n c e R o o m 7 t h f l o o r H : \ B o a r d s a n d C o m m i s s i o n s \ L i b r a r y B o a r d \ 2 0 1 6 \ 2 0 1 6 0 4 \ 2 0 1 6 0 4 M i n u t e s . d o c S I G N - I N S H E E T — R e n t o n 0 R e n t o n L i b r a r y A d v i s o r y B o a r d D A T E : W e d n e s d a y , A p r i l 2 0 , 2 0 1 6 N a m e A d d r e s s C i t y / Z i p P h o n e o r E m a i l P L E A S E P R I N T L A R G E & C L E A R • 1 V % / 4 w k i o... C . \ E Z t . . . . . . . . . . Z . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . ± Z / Z . E . . . L 9 . . . . . — D o y o u w i s h t o s p e a k ? Y e s N o — R e n t o n L i b r a r y A d v i s o r y B o a r d - T e r m s • L a u r i e B e d e n ( 0 9 / 0 1 / 2 0 2 0 ) • L y n n e K i n g ( 9 / 0 1 / 2 0 1 9 ) • C a t h e r i n e P l o u e - S m i t h , V i c e - C h a i r ( 0 9 / 0 1 / 2 0 1 6 ) • E r i c a R i c h e y , C h a i r ( 0 9 / 0 1 / 2 0 1 8 ) • K i m b e r l y U n t i ( 9 / 0 1 / 2 0 1 7 ) C I T Y O F R E N T O N R E N T O N L I B R A R Y A D V I S O R Y B O A R D B Y L A W S H . . . E s t a b l i s h e d i n p a r t p e r W a s h i n g t o n S t a t e L a w ( R C W 2 7 . 1 2 . 1 9 0 ) a n d R e n t o n C i t y C o d e [ R e n t o n M u n i c i p a l C o d e f R M C ) T i t l e 2 , C h a p t e r 8 ] P U R P O S E A N D M I S S I O N S T A T E M E N T T h e p u r p o s e o f t h e R e n t o n L i b r a r y A d v i s o r y B o a r d I s t o s e r v e i n a n a d v i s o r y c a p a c i t y t o t h e C i t y o f R e n t o n M a y o r a n d C i t y C o u n c i l , a n d t o c o o r d i n a t e w i t h , a n d p r o v i d e i n p u t t o , t h e K i n g C o u n t y L i b r a r y B o a r d a n d l o c a l l i b r a r y o f f i c i a l s r e g a r d i n g t h e s c o p e a n d q u a l i t y o f l i b r a r y s e r v i c e s p r o v i d e d b y t h e K i n g C o u n t y L i b r a r y S y s t e m f l < C L S ) t o t h e r e s i d e n t s o f R e n t o n , a n d t o t h e e x t e n t i t i s r e q u e s t e d t o d o s o , t o r e p r e s e n t t h e c i t y ’ s i n t e r e s t s b e f o r e t h e K i n g C o u n t y L i b r a r y B o a r d w i t h r e s p e c t t o s u c h s e r v i c e s . A t t h e r e q u e s t o f K C L S , t h e B o a r d w i l l p a r t i c i p a t e i n s t u d i e s c o n c e r n i n g t h e n e e d f o r , a c q u i s i t i o n , u s e , c a r e , m a i n t e n a n c e a n d d i s p o s i t i o n o f l i b r a r y b u i l d i n g s a n d a l l p r o p e r t y o r e q u i p m e n t p e r t a i n i n g t o o r a s s o c i a t e d w i t h l i b r a r y p u r p o s e s . I t w i l l r e v i e w , a d v i s e , a n d m a t c e r e c o m m e n d a t i o n s t o t h e K i n g C o u n t y L i b r a r y B o a r d r e l a t i v e t o t h e n e e d f o r p r o g r a m s t h a t a d d r e s s t h e n e e d s o f R e n t o n r e s i d e n t s , a n d t h e p r o m u l g a t i o n a n d e n f o r c e m e n t o f R u l e s a n d R e g u l a t i o n s r e g a r d i n g t h e u s e o f t h e L i b r a r y , i t s b u i l d i n g s a n d e q u i p m e n t , a n d R u l e s o f C o n d u c t a n d B e h a v i o r o f t h o s e u s i n g t h e b u i l d i n g s . M E M B E R S H I P T h e R e n t o n L i b r a r y A d v i s o r y B o a r d s h a l l c o n s i s t o f f i v e ( 5 ) m e m b e r s w h o s h a l l b e r e s i d e n t s o f t h e C i t y o f R e n t o n , a p o T n t e d b y t h e M a y o r a n d c o n f i r m e d b y t h e C i t y C o u n c i l f o r a f i v e ( 5 ) y e a r t e r m . ( R M C 2 4 3 - 3 , 2 4 3 - 4 ) . P r o c e d u r e s f o r f i l l i n g v a c a n c i e s , w h e t h e r f o r e x p i r e d o r u n e x p i r e d t e r m s , s h a l l b e a s f o J l o w s : o T h e B o a r d C h a i r w i l l c h e c k w i t h t h e M a y o r ’ s O f f i c e t o v e r i f y w h e t h e r e x i s t i n g a p p l i c a t i o n s a r e o n f i l e f o r t h e B o a r d . I f t h e r e a r e n o a p p l i c a t i o n s o n f i l e , t h e B o a r d m a y a d v e r t i s e o p e n i n g s . o A n y p e r s o n i n t e r e s t e d i n b e i n g i n t e r v i e w e d f o r m e m b e r s h i p m u s t c o m p l e t e t h e C i t y o f R e n t o n A p p l i c a t i o n f o r B o a r d s / C o m m i s s i o n s / C o m m i t t e e s . o T h e B o a r d C h a i r w i l l s e l e c t a n o m i n a t i n g c o m m i t t e e t h a t m a y c o n s i s t o f B o a r d m e m b e r s a n d • o t h e r s t o r e v i e w a p p l i c a t i o n s a n d s e t u p i n t e r v i e w s t o f i l l v a c a n c i e s . T h e f u l l l i s t o f c a n d i d a t e s , w i t h c o m m i t t e e r e c o m m e n d a t i o n s , w i l l b e r e f e r r e d t o t h e M a y o r f o r a c t i o n . M e m b e r s w h o s e t e r m w i l l e x p i r e s h a l l b e c o n t a c t e d b y t h e B o a r d C h a i r t o d e t e r m i n e i f t h e y w a n t t o s e r v e a n a d d i t i o n a l t e r m . M e m b e r s a r e l i m i t e d t o t w o ( 2 ) c o n s e c u t i v e t e r m s o f s e r v i c e a n d m a y s e r v e a g a i n a f t e r a b r e a k o f t w o y e a r s . 1 • I C I T Y O F R E N T O N R E N T O N L I B R A R Y A D V I S O R Y B O A R D B Y L A W S C I I . O F F I C E R S T h e R e n t o n L i b r a r y A d v i s o r y B o a r d s h a l l , b y m a j o r i t y v o t e , e l e c t o n e o f i t s m e m b e r s t o b e C h a i r t h e r e o f , a n d m a y e l e c t s u c h o t h e r o f f i c e r s a s m a y b e d e e m e d n e c e s s a r y . ( R M C 2 - 1 3 - 4 . C ) . T h e B o a r d C h a i r w i l l s e r v e a t w o - y e a r t e r m . T h e B o a r d w i l l a l s o e l e c t a V i c e C h a i r w h o w i l l s e r v e a t w o - y e a r t e r m a n d w h o i s t h e s u c c e s s o r t o t h e C h a i r , I I I . D U T I E S O F O F F I C E R S T h e B o a r d C h a i r ’ s d u t i e s w i l l b e t o : P r e s i d e a t a l l B o a r d m e e t i n g s a n d d e t e r m i n e t h e m e e t t n g a g e n d a . o E s t a b l i s h s p e c l a l c o m m i t t e e s a n d a p p o i n t a c o m m i t t e e l e a d t o c a r r y o u t a s s i g n e d t a s k s . o C a l l s p e c i a l B o a r d m e e t i n g s a s n e e d e d . o S i b m l t c o r r e s p o n d e n c e u n d e r h i s o r h e r s i g n a t u r e t o t h e M a y o r a n d C o u n c i l , w i t h a p p r o v a l o f t h e B o a r d a s i n d i c a t e d b y m a j o r i t y v o t e . o C o o r d i n a t e B o a r d a p p o i n t m e n t s f o r v a c a n t p o s I t i o n s . T h e B o a r d V i c e - C h a i r ’ s d u t i e s w i l l b e t o : o P e r f o r m t h e d u t i e s o f t h e c h a i r i n h i s o r h e r a b s e n c e . o A c t a s b o a r d p a r l i a m e n t a r i a n . o B e r e s p o n s i b l e f o r t h e m a i n t e n a n c e a n d i m p r o v e m e n t o f t h e B o a r d ’ s b y - l a w s . I V . E L E C T I O N O F O F F I C E R S T h e o f f i c e r s o f t h e R e n t o n L i b r a r y A d v i s o r y B o a r d s h a l l b e e l e c t e d b i - a n n u a l l y b y a m a j o r i t y v o t e o f m e m b e r s a t t h e B o a r d ’ s r e g u l a r p u b l i c m e e t i n g i n S e p t e m b e r . N o m i n a t i o n s f r o m t h e B o a r d w i l l b e a c c e p t e d a n d o f f i c e r s w i l l b e e l e c t e d b y t h e c a n d i d a t e r e c e i v i n g a s i m p l e m a j o r i t y v o t e . T h e r e w i l l b e n o . a b s e n t e e v o t i n g . O f f i c e r d u t i e s w i l l b e a s s u m e d a t t h e c o n c l u s i o n o f t h a t m e e t i n g . E a c h o f f i c e r s h a l l s e r v e u n t i l a s u c c e s s o r h a s b e e n d u l y e l e c t e d . V . M E E T I N G S T h e R e n t o n L i b r a r y A d v i s o r y B o a r d s h a l l h a v e a r e g u l a r m e e t i n g e a c h m o n t h a n d m a y , f r o m t i m e t o t i m e , p r o v i d e f o r s p e c i a l m e e t i n g s a s m a y b e n e e d e d t o c a r r y o u t t h e p r o p e r d i s c h a r g e o f i t s d u t i e s . M e e t i n g s o f t h e R e n t o n L i b r a r y A d v i s o r y B o r d s h a l l b e c a n c e l l e d w h e n e v e r t h e r e g u l a r m e e t i n g f a l l s o n a h o l i d a y a n d m a y b e c a n c e l l e d o r c h a n g e d b y a c t i o n o f a m a j o r i t y o f t h e m e m b e r s . 2 C I T Y O F R E N T O N R E N T O N L I B R A R Y A D V I S O R Y B O A R D B Y L A W S S p e c i a l B o a r d m e e t i n g s m a y b e c a l l e d b y t h e B o a r d C h a i r , o r V i c e C h a i r I n a b s e n c e o f t h e C h a i r , o r b y t h e M a y o r w i t h t h e c o n c u r r e n c e o f a m a j o r i t y o f t h e C i t y C o u n c i l , o r b y w r i t t e n n o t i c e s i g n e d b y a m a j o r i t y o f t h e B o a r d , a n d i n e a c h s u c h c a s e , a t l e a s t t h r e e d a y s p r i o r n o t i c e s h a l l b e g i v e n t h e r e o f . A l l m e e t i n g s s h a l l b e o p e n t o t h e p u b l i c i n a c c o r d a n c e w i t h t h e O p e n P u b l i c M e e t i n g s A c t . A t t h e d i s c r e t i o n o f t h e B o a r d C h a i r , t h e p u b l i c m a y b e i n v i t e d t o c o m m e n t d u r i n g t h e m e e t i n g . T h e B o a r d w e l c o m e s c i t i z e n i n p u t r e g a r d i n g l i b r a r y i s s u e s , A n y c o n c e r n s o r i s s u e s r e l a t e d t o t h e B o a r d o r l i b r a r y s e r v i c e s c a n b e d i r e c t l y c o m m u n i c a t e d t o a n y o f t h e B o a r d m e m b e r s v i a e m a i l o r p h o n e . V I . O R D E R O F B U S I N E S S A t a l l r e g u l a r a n d s p e c i a l m e e t i n g s o f t h e B o a r d , t h e o r d e r o f b u s i n e s s s h a l l b e a s f o l l o w s u n l e s s a g r e e d t o b y a m a j o r i t y o f m e m b e r s : 1 . C a l l t o O r d e r 2 . A p p r o v a l o f A g e n d a 3 . A p p r o v a l o f M i n u t e s 4 . O r a l C o m m u n i c a t i o n s / P u b l i c C o m m e n t 5 . B o a r d C o m m u n i c a t i o n • 6 . C i t y R e p o r t 7 . K C L S R e p o r t 8 . D i s c u s s i o n / A c t i o n I t e m s 9 . O l d B u s i n e s s 1 0 . N e w B u s i n e s s 1 1 . I n f o r m a t i o n 1 2 . N e x t M e e t i n g 1 3 . A d j o u r n m e n t V I I . A B S E N C E S A v a c a n c y s h a l l o c c u r w h e n e v e r a B o a r d m e m b e r a b s e n t s h i m s e l f o f h e r s e l f f o r t h r e e ( 3 ) c o n s e c u t i v e m e e t i n g s o f t h e B o a r d o r f o r a n a g g r e g a t e o f f i v e ( 5 ) r e g u l a r a n d / o r s p e c i a l m e e t i n g s i n a s i n g l e y e a r , u n l e s s t h e a b s e n c e s a r e e x c u s e d b y a c t i o n o f t h e r e m a i n i n g m e m b e r s . ( R M C 2 4 3 - 2 ) . V I I I . Q U O R U M A m a j o r i t y o f t h e R e n t o n L i b r a r y A d v i s o r y B o a r d s h a l l c o n s t i t u t e a q u o r u m f o r t h e t r a n s a c t i o n o f b u s i n e s s , a n d m a j o r i t y v o t e o f t h o s e p r e s e n t s h a l l b e n e c e s s a r y t o c a r r y a n y p r o p o s i t i o n . ( R M C 2 - 1 3 - 5 ) . • 3 C I T Y O F R E N T O N R E N T O N L i B R A R Y A D V I S O R Y B O A R D B Y L A W S I x . S T A F F I N G S u p p o r t f o r t h e B o a r d i s t o b e p r o v i d e d b y t h e K i n g C o u n t y L i b r a r y S y s t e m . ( R M C 2 4 3 4 ) . K C L S w i l l d e s i g n a t e a s t a f f m e m b e r a s t h e l i a i s o n r e s p o n s i b l e f o r b r i n g i n g m a t t e r s a n d c o n c e r n s r e l a t e d t o t h e o v e r a l l o p e r a t i o n o f t h e L i b r a r y f o r d i s c u s s i o n a n d r e c o m m e n d a t i o n f o r a c t i o n a s n e c e s s a r y . T h i s i s a n o n - v o t i n g m e m b e r o f t h e R e n t o n L i b r a r y A d v i s o r y B o a r d . C i t y o f R e n t o n L i a i s o n : t h e M a y o r o f R e n t o n w i l l d e s i g n a t e a s t a f f m e m b e r t o a c t a s l i a i s o n t o t h e B o a r d a s a r e p r e s e n t a t i v e o f t h e C i t y . T h i s i s a n o n - v o t i n g m e m b e r o f t h e R e n t o n L i b r a r y A d v i s o r y B o a r d . T h e M a y o r m a y a d d i t i o n a l l y a s k a C i t y C o u n c i l m e m b e r t o a c t a s l i a i s o n t o p r o v i d e r e g u l a r u p d a t e s t o t h e C i t y C o u n c i l . M i n u t e s w i l l b e t a k e n b y R e n t o n C o m m u n i t y S e r v i c e s s t a f f a n d p r o v i d e d t o t h e M a y o r a n d C o u n c i l , C i t y C l e r k a n d K C L S l i a i s o n . • . x . A M E N D M E N T S T h e b y - l a w s m a y b e a m e n d e d b y a m a j o r i t y v o t e o f t h e m e m b e r s p r e s e n t a t a n y r e g u l a r l y s c h e d u l e d m e e t i n g o f t h e B o a r d , p r o v i d e d n o t i f i c a t i o n a n d a c o p y o f t h e p r o p o s e d a m e n d m e n t h a s b e e n g i v e n t o t h e B o a r d m e m b e r s a t l e a s t s e v e n ( 7 ) d a y s i n a d v a n c e o f s u c h m e e t i n g . X l . P A R l i A M E N T A R Y A U T H O R I T Y A t t h e d i s c r e t i o n o f t h e c h a i r , R o b e r t s R u l e s o f O r d e r , R e v i s e d , s h a l l g o v e r n a l l m e e t i n g s o f t h e B o a r d . X I I . • F R I E N D S O F T H E L I B R A R Y K C L S e n c o u r a g e s f o r m a t i o n o f F r i e n d s o f t h e L i b r a r y g r o u p s i n c o m m u n i t i e s . M e m b e r s o f t h e F r i e n d s o f t h e R e n t o n L i b r a r y . a r e e n c o u r a g e d t o a t t e n d r e g u l a r B o a r d m e e t i n g s , a n d B o a r d m e m b e r s a r e e n c o u r a g e d t o a t t e n d F r i e n d s m e e t i n g s . T h i s r e l a t i o n s h i p i s s u p p o r t i v e i n n a t u r e a n d d o e s n o t i m p l y s p e c i f i c e n d o r s e m e n t o f p r o g r a m s o r p o s i t i o n s . 4 * s n Y o u a n d a g u e s t a r e i n v i t e d f o r a n e v e n i n g o f e n t e r t a i n m e n t a n d s p e c i a l a p p r e c i a t i o n t o h o n o r y o u r s e r v i c e t o t h e C i t y o f R e n t o n . T H U R S D A Y , A P R I L 2 1 , 2 0 1 6 l i o Z 5 : O w V v a t b : Q O r i R e n t o n P a v i l i o n E v e n t C e n t e r 2 3 3 B u r n e t t A v e S o u t h - i n P i a z z a P a r k M a i n e n t r a n c e o n t h e w e s t s i d e P a r k i n g a v a i l a b l e a t t h e D o w n t o w n C i t y C e n t e r G a r a g e E n j o y a N o H o s t B a r a n d a B B Q b u f f e t s e r v i n g b e e f o r c h i c k e n s l i d e r s , B B Q b a k e d b e a n s , m a c a r o n i & c h e e s e , c o l e s l a w , c o r n b r e a d & s t r a w b e r r y s h o r t c a k e E n t e r t a i n m e n t “ K i c k u p y o u r h e e l s ” c o u n t r y w e s t e r n d a n c e p e r f o r m a n c e . R o o t i n t o o t i n ’ w e s t e r n g a m e s . T h e e v e n i n g i n c l u d e s s p e c i a l r e m a r k s a n d p r i z e d r a w i n g s b y M a y o r D e n i s L a w . Y ’ a I I w e a r y o u r “ B e s t W e s t e r n G e a r ” R . S . V . P . B Y A P R I L 1 3 t o 4 2 5 . 4 3 0 . 6 6 0 0 o r e m a i l t n i s h i @ r e n t o n w a . g o v C D P D N S O R E D 0 U J N T E E R O P P 0 R r U 2 , 0 ” “ 1 > , A R B O R D A Y S E A R T H D A Y S A T U R D A Y , A P R I L 3 0 C h e c k - i n : 9 : 0 0 a m . E v e n t 9 : 3 O a m — 1 : O O p m P l a n t t r e e s a n d f l o w e r s , s p r e a d l a n d s c a p i n g c h i p s , a n d c l e a n a r e a s i n t h e p a r k t o p r o m o t e a h e a l t h y e n v i r o n m e n t . C h i l d r e n u n d e r a g e 1 4 m u s t b e a c c o m p a n i e d b y a n a d u l t . C h i l d r e n 1 4 t o 1 7 w h o a r e n o t a c c o m p a n i e d m u s t h a v e a w a i v e r f i l l e d o u t b y a n a d u l t . F r e e l u n c h a n d t - s h i r t t o c e l e b r a t e y o u r h a r d w o r k ! T O R E G I S T E R C A L L 4 2 5 . 4 3 0 . 6 7 0 0 O R G O T O R E N T O N W A . G O V . C Y B E R S I G N U P U S E P R O G R A M # 5 6 4 1 9 D r e s s f o r t h e W e a t h e r ! T Y O c e e e b i t e C e d a r R i v e r P a r k , 1 7 1 7 S E M a p l e V a l l e y H w y