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HomeMy WebLinkAbout01/18/2017 - MinutesR e n t o n L i b r a r y A d v i s o r y B o a r d M e e t i n g M i n u t e s R e n t o n C i t y H a l l , 7 t h f l o o r C o u n c i l C o n f e r e n c e R o o m J a n u a r y 1 8 , 2 0 1 7 5 : 3 0 p . m . I . C A L L T O O R D E R C h a i r E r i c a R i c h e y c a l l e d t h e m e e t i n g t o o r d e r a t 5 : 3 2 p . m . I n A t t e n d a n c e M e m b e r s : L a u r i e B e d e n , L y n n e K i n g , E r i c a R i c h e y , K i m U n t i C i t y S t a f f : K e l l y B e y m e r , M a r y j a n e V a n C l e a v e , M a r g i e B e i t n e r K C L S S t a f f : A m y E g g l e r I I . A P P R O V A L O F A G E N D A L a u r i e B e d e n m a d e a m o t i o n t o a p p r o v e t h e a g e n d a a s p r e s e n t e d . K i m U n t i s e c o n d e d . A l l w e r e i n f a v o r , m o t i o n c a r r i e d , a g e n d a a p p r o v e d . I l l . A P P R O V A L O F M I N U T E S L a u r i e B e d e n r e q u e s t e d o n e c o r r e c t i o n t o t h e “ d r a f t ” N o v e m b e r m i n u t e s . O n P a g e 2 , u n d e r K C L S R e p o r t , c h a n g e t h e a b b r e v i a t i o n “ H R A ” t o “ R H A ” f o r R e n t o n H o u s i n g A u t h o r i t y . L a u r i e B e d e n m a d e a m o t i o n t o a p p r o v e t h e N o v e m b e r 2 0 1 6 m i n u t e s a s a m e n d e d , L y n n e K i n g s e c o n d e d . A l l w e r e i n f a v o r , m o t i o n c a r r i e d , m i n u t e s a p p r o v e d . K i m U n t i m a d e a m o t i o n t o a p p r o v e t h e D e c e m b e r 2 0 1 6 m i n u t e s a s p r e s e n t e d , L y n n e K i n g s e c o n d e d . A l l w e r e i n f a v o r , m o t i o n c a r r i e d , m i n u t e s a p p r o v e d . I V . O R A L C O M M U N I C A T I O N S / P U B L I C C O M M E N T S N o n e . V . B O A R D C O M M U N I C A T I O N E r i c a R i c h e y s h a r e d t h e p o s t c a r d f r o m S u z i U r e ( p r e v i o u s b o a r d m e m b e r ) r e g a r d i n g t h e P o l a r B e a r D i p i n P o r t A n g e l e s . A b r i e f d i s c u s s i o n f o l l o w e d r e g a r d i n g R e n t o n ’ s 2 0 1 7 P o l a r B e a r D i p — a t t e n d a n c e f o r t h i s y e a r a n d h i s t o r y o n f o o d p r o v i d e d . V I . C I T Y R E P O R T / K e l l y B e y m e r S u n s e t N e i g h b o r h o o d P a r k P r o j e c t U p d a t e : C i t y S t a f f p r e s e n t e d t h e 6 0 % d e s i g n r e v i e w t o t h e C i t y C o u n c i l . K e l l y B e y m e r r e p o r t e d t h a t t h e C i t y C o u n c i l h a d c o n c e r n s w i t h t h e f i x t u r e s i n t h e P a r k . T h e y w e r e c o n c e r n e d w i t h t h e t y p e o f b e n c h e s b e i n g p l a c e d i n t h e a r e a ; t h a t t h e y m a y a t t r a c t t h e w r o n g k i n d o f p e o p l e . K i m U n t i a s k e d a b o u t t h e b e n c h c o n c e r n ; w h a t i t w a s t h a t t h e C o u n c i l d i d n o t l i k e . T h e o r i g i n a l b e n c h e s w e r e 6 f e e t w i t h a r m r e s t s o n t h e e n d s o f t h e b e n c h e s . C o u n c i l w o u l d p r e f e r b e n c h e s t h a t h a v e a n a r m i n t h e m i d d l e o f t h e b e n c h t o d e t e r p e o p l e f r o m l a y i n g d o w n o n t h e b e n c h e s . A t t h i s s t a g e o f d e v e l o p m e n t , w i t h t h e H : \ B o a r d s a n d C o m m i s s i o n s \ L i b r a r y B o a r d \ 2 0 1 7 \ 2 0 1 7 J A N \ 2 0 1 7 0 1 M i n u t e s . d o c C i t y o f R e n t o n L i b r a r y B o a r d M i n u t e s J a n u a r y 1 8 , 2 0 1 7 P a g e 2 o f 7 R e n t o n H o u s i n g A u t h o r i t y ( R H A ) h o u s i n g n o t d e v e l o p e d y e t , t h e a r e a m a y a t t r a c t h o m e l e s s i n d i v i d u a l s . A s K e l l y m e n t i o n e d , a t p r o j e c t c o m p l e t i o n t h e r e w i l l b e m o r e s e c u r i t y c a m e r a s a n d o n c e t h e p a r k a n d h o u s i n g i s f u l l y d e v e l o p e d , t h i s a r e a w i l l b e m o n i t o r e d m o t e h e a v i l y b y n e i g h b o r s , b u s i n e s s o w n e r s , e t c . C i t y s t a f f r e v i e w e d t h e c o n c e r n s w i t h t h e d e s i g n a r c h i t e c t a n d s o m e c h a n g e s h a v e b e e n m a d e ; t h e y a r e s c h e d u l e d t o g o b a c k t o C i t y C o u n c i l n e x t M o n d a y , J a n u a r y 2 3 t o p r e s e n t t h e 9 0 % r e v i e w . I f a p p r o v e d b y C o u n c i l t h e n c o n s t r u c t i o n w o u l d l i k e l y s t a r t i n J u n e o f t h i s y e a r . K e l l y a l s o n o t e d t h a t t h e S a l v a t i o n A r m y u s e d t h e o l d l i b r a r y b u i l d i n g f o r t h e H o l i d a y S e a s o n t h i s y e a r a n d t h a t w o r k e d o u t w e l l . T h e r e w a s a l s o m e n t i o n o f t h e h o u s e s t h a t w i l l b e d e m o l i s h e d . T h e C i t y i s r e s p o n s i b l e f o r s i x o f e i g h t o l d R H A h o u s e s ; a s b e s t o s a b a t e m e n t h a s b e e n p e r f o r m e d o n t h e s e p r o p e r t i e s . O u r s t a f f i s w o r k i n g o n t h e “ R e q u e s t f o r Q u a l i f i c a t i o n s ” ( R F Q ) p r o c e s s t o r e c e i v e i n f o r m a t i o n f r o m a r c h i t e c t s . I f e v e r y t h i n g g o e s a s p l a n n e d , l o o k i n g a t a J u l y 2 0 1 7 t i m e f r a m e f o r d e m o l i t i o n . R H A i s r e s p o n s i b l e f o r t w o h o u s e s ; l o o k i n g a t M a y 2 0 1 7 r e m o v a l . 2 0 0 M i l l B u i l d i n g U p d a t e : C o m m u n i t y & E c o n o m i c D e v e l o p m e n t ( C E D ) a n d t h e F a c i l i t i e s D i v i s i o n a r e i n n e g o t i a t i o n s f o r t h i s b u i l d i n g . N e g o t i a t i o n s a r e l o o k i n g p o s i t i v e . T h e r e w i l l b e a n u p d a t e p r o v i d e d t o C i t y C o u n c i l i n F e b r u a r y ( F e b . 3 o r 1 3 ) ; d e p e n d i n g o n h o l i d a y s c h e d u l e f o r C o u n c i l . L y n n e K i n g a s k e d i f t h e s c h o o l w i l l r e m a i n i n t h e b u i l d i n g . K e l l y B e y m e r n o t e d t h a t b y t h e t i m e t h e y s t a r t d e v e l o p i n g t h i s p r o p e r t y , l e a s e s f o r t h e 2 0 0 M i l l B u i l d i n g w i l l b e u p . T h e p r o p e r t y m a n a g e m e n t f o r t h i s b u i l d i n g i s i n t e r e s t e d i n k e e p i n g t h e s c h o o l i n t h e b u i l d i n g s o t h e y w i l l b e w o r k i n g w i t h v a r i o u s b u s i n e s s e s i n t h a t r e s p e c t . C o m m u n i t y S e r v i c e s P r o g r e s s R e p o r t : K e l l y B e y m e r c l a r i f i e d w h a t t h e C o m m u n i t y S e r v i c e s P r o g r e s s R e p o r t i s a n d e x p l a i n e d t h a t t h i s r e p o r t ( a p p r o x . 3 6 p a g e s ) w a s d e v e l o p e d t o r e p o r t o n t h e v a r i o u s p r o j e c t s o n - g o i n g w i t h i n o u r d e p a r t m e n t . A l l d i v i s i o n s i n C o m m u n i t y S e r v i c e s p r o v i d e b r i e f p r o j e c t u p d a t e s . T h i s r e p o r t i s p r o v i d e d t o t h e P a r k C o m m i s s i o n e r s a n d a l s o f o r w a r d e d t o C o u n c i l M e m b e r s 2 - 3 t i m e s p e r y e a r . K e l l y n o t e d t h a t t h e d e p a r t m e n t i s c u r r e n t l y t r y i n g t o f i n e t u n e t h e r e p o r t t o r e d u c e t h e n u m b e r o f p a g e s . I f b o a r d m e m b e r s a r e i n t e r e s t e d i n r e c e i v i n g t h i s r e p o r t i t c o u l d b e s e n t v i a e m a i l . T h e R L A B m e m b e r s a g r e e d t h a t t h e y w o u l d l i k e t o v i e w t h e r e p o r t v i a e m a i l i n t h e f u t u r e . S t a f f i n g U p d a t e s : K e l l y B e y m e r a d v i s e d t h a t a l l m a n a g e m e n t p o s i t i o n s f o r C o m m u n i t y S e r v i c e s h a v e b e e n f i l l e d ; w e a r e s t i l l t r a i n i n g i n v a r i o u s p o s i t i o n s , b u t o u r d e p a r t m e n t i s f u l l y s t a f f e d n o w . W e r e c e n t l y b r o u g h t o n a n e w H u m a n S e r v i c e s M a n a g e r , G u y W i l l i a m s s t a r t e d J a n u a r y 9 ; K a r e n B e r g s v i k i s l e a v i n g w i t h i n t h e n e x t c o u p l e w e e k s . C a r r i e N a s s i s t h e n e w N e i g h b o r h o o d & E v e n t s M a n a g e r . L y n n e K i n g m e n t i o n e d t h a t s h e r e c e i v e d a n e m a i l i n v i t e a n d a s k e d w h a t t h e C i v i c C o r e F o c u s G r o u p w a s a l l a b o u t . K e l l y B e y m e r n o t e d t h a t t h i s w i l l e n c o m p a s s t h e d o w n t o w n a r e a t o H : \ B o a r d s a n d C o m m s s i o n s \ L i b r a r y B o a r d \ 2 0 1 7 \ 2 0 1 7 J A N \ 2 0 1 7 0 1 M i n u t e s . d o c C i t y o f R e n t o n L i b r a r y B o a r d M i n u t e s J a n u a r y 1 8 , 2 0 1 7 P a g e 3 o f 7 i n c l u d e g a t e w a y ( o l d B i g 5 b u i l d i n g a r e a ) , m o v i n g o f t h e T r a n s i t C e n t e r , a n d s p r e a d s a l l t h e w a y t o t h e M u s e u m ; i t i n c l u d e s B u r n e t t P a r k a n d t r a i l s t o c o n n e c t t o C e d a r R i v e r T r a i l . T h i s g r o u p i s b e i n g p u l l e d t o g e t h e r t o p a r t i c i p a t e i n t h e “ v i s i o n i n g ” p r o c e s s . T h e C i t y h a s h i r e d a c o n s u l t a n t , M I G . L a u r i e B e d e n a s k e d i f M I G h a s b e e n u s e d f o r s i m i l a r p r o c e s s e s . K e l l y i n d i c a t e d t h a t M I G w a s u s e d f o r R e n t o n ’ s P a r k s & O p e n S p a c e P l a n . S h e a l s o m e n t i o n e d t h a t c i t y s t a f f m e t w i t h M I G t o i d e n t i f y w h a t i s t h e r e n o w a n d h o w s p a c e i s c u r r e n t l y b e i n g u s e d . V I I . K C L S R E P O R T / A m y E g g l e r A m y E g g l e r p r o v i d e d a n u p d a t e r e p o r t f o r K C L S v i a e m a i l t o b o a r d m e m b e r s f o r t h e i r r e v i e w p r i o r t o t h e J a n u a r y m e e t i n g . A m y a s k e d i f s h e w a s i n c l u d i n g t h e c o r r e c t c o n t e n t i n h e r r e p o r t . R L A B m e m b e r s a g r e e d t h a t t h e y w e r e h a p p y w i t h w h a t w a s b e i n g c a p t u r e d i n A m y ’ s u p d a t e s . B o a r d m e m b e r s c o m m e n t e d o n t h e “ K C L S 1 0 T o T r y ” s e r i e s . T h e y r e a l l y l i k e d t h e i d e a a n d t h o u g h t i t w o u l d b e a g r e a t i n c e n t i v e f o r p e o p l e t o r e a d m o r e . A m y n o t e d t h a t t h e R L A B M e m b e r s w e r e i n t e r e s t e d i n R e n t o n “ F r i e n d s o f t h e L i b r a r y ” . A m y a d v i s e d t h a t t h i s g r o u p h a s l o c k e d i n m e e t i n g d a t e s a n d p r o v i d e d t h e f o l l o w i n g d a t e s : F e b r u a r y 9 — R e n t o n H i g h l a n d s M a y 1 1 — D o w n t o w n L i b r a r y A u g u s t 3 — R e n t o n H i g h l a n d s D e c e m b e r 9 — D o w n t o w n L i b r a r y D i s c u s s i o n f o l l o w e d ; m e m b e r s a s k e d i f t h e y a r e t o l e t “ F r i e n d s o f t h e L i b r a r y ” k n o w w h e n t h e y w i l l b e a t t e n d i n g t h e i r m e e t i n g . A m y s a i d t h e “ F r i e n d s o f t h e L i b r a r y ” w o u l d a p p r e c i a t e i t i f R L A B w o u l d n o t i f y t h e m a h e a d o f t i m e w h e n t h e y w i l l b e a t t e n d i n g t h e m e e t i n g . E r i c a R i c h e y , n o t e d t h e R L A B M e m b e r s w e r e i n a g r e e m e n t t o a t t e n d t h e A u g u s t 3 m e e t i n g . E r i c a r e q u e s t e d t h a t A m y E g g l e r l e t t h e m k n o w t h e y w i l l t r y t o a t t e n d t h i s m e e t i n g . A m y w i l l l e t F r e d G u r n e y k n o w . A m y E g g l e r a d v i s e d t h a t K C L S h a s f i n a l i z e d t h e i r S t r a t e g i c P l a n a n d s t a f f i s w o r k i n g o n g o a l s a n d s e r v i c e s t o m e e t t h e p l a n . S h e s u g g e s t e d t h a t F r e d G u r n e y c o u l d a t t e n d t h e n e x t m e e t i n g t o p r e s e n t t h e m a t e r i a l s i f t h e b o a r d m e m b e r s w e r e i n t e r e s t e d . M e m b e r s w e r e i n a g r e e m e n t a n d A m y s a i d s h e w o u l d a s k F r e d t o a t t e n d t h e F e b r u a r y m e e t i n g . T o p i c s f o r F u t u r e K C L S P r e s e n t a t i o n : A m y i n f o r m e d t h e R L A B t h a t i f t h e r e w e r e t o p i c s a b o u t K C L S t h a t t h e b o a r d i s i n t e r e s t e d i n ( i . e . , “ I n t e l l e c t u a l F r e e d o m P o l i c i e s ” , S a f e t y & S e c u r i t y — R u l e s o f C o n d u c t ) , s h e c o u l d t r y t o a r r a n g e f o r K C L S s t a f f t o c o m e t o a m o n t h l y m e e t i n g a n d p r e s e n t t o p i c . L y n n e K i n g a n d L a u r i e B e d e n i n d i c a t e d t h e y w o u l d b e i n t e r e s t e d i n h a v i n g s o m e o n e c o m e i n t o g i v e a p r e s e n t a t i o n o n S a f e t y & S e c u r i t y . E r i c a R i c h e y s a i d s h e w o u l d l i k e t o h e a r m o r e a b o u t d i g i t a l p u r c h a s i n g a n d c o l l e c t i o n d e v e l o p m e n t . L a u r i e a l s o m e n t i o n e d t h a t o n c e t h e K C L S S t r a t e g i c P l a n w a s f i n a l i z e d i t w o u l d b e g o o d t o h a v e s o m e o n e c o m e i n a n d s p e a k a b o u t t h a t a s w e l l . H : \ B o a r d s a n d C o m m i s s i o n s \ L i b r a r y B o a r d \ 2 0 1 7 \ 2 0 1 7 J A N \ 2 0 1 7 0 1 M i n u t e s d o c C i t y o f R e n t o n L i b r a r y B o a r d M i n u t e s J a n u a r y 1 8 , 2 0 1 7 P a g e 4 o f 7 A m y E g g l e r c o m m e n t e d o n t h e s e c u r i t y c a m e r a s a t t h e H i g h l a n d s L i b r a r y — t h e i r o n y o f n o w h a v i n g t h e s e c u r i t y c a m e r a s i n s t a l l e d i s t h a t n o t h i n g i s h a p p e n i n g n o w . [ r i c a R i c h e y r e p o r t e d s h e h a s s e e n s o m e u n w a n t e d b e h a v i o r i n t h e p a r k i n g g a r a g e — s o m e o n e s m o k i n g a p i p e . A m y r e i t e r a t e d t h a t a n y t i m e u n w a n t e d b e h a v i o r i s i d e n t i f i e d t o c o n t a c t t h e R e n t o n P o l i c e ( C a l l 9 1 1 ) . A m y n o t e d h o w g r e a t t h e R e n t o n P o l i c e a r e t o w o r k w i t h , t h e y a r e v e r y r e s p o n s i v e a n d a r e k e e p i n g a c l o s e e y e o n t h i s l o c a t i o n . G r a n d O p e n i n g f o r H i g h l a n d s L i b r a r y : A m y o p e n e d a d i s c u s s i o n o n p l a n s t o h o l d a p u b l i c c e l e b r a t i o n f o r c o m p l e t i n g t h e H i g h l a n d s L i b r a r y o p e n i n g . D e p e n d i n g o n w h e r e t h e y a r e w i t h t h e P a r k C o n s t r u c t i o n t h e y a r e s t i l l l o o k i n g a t h o l d i n g a n e v e n t i n M i d - A u g u s t , 2 0 1 7 . E r i c a R i c h e y a s k e d i f u s i n g t h e t e r m , “ G r a n d O p e n i n g ” w a s r e a l l y a p p r o p r i a t e ; t h e r e i s c o n c e r n t h e p u b l i c w i l l b e d e f e n s i v e s i n c e t h e a c t u a l o p e n i n g o c c u r r e d a l o n g t i m e b e f o r e t h e c e l e b r a t i o n . I t w a s a g r e e d a m o r e a p p r o p r i a t e t e r m w o u l d b e s o m e t h i n g a l o n g t h e l i n e s o f “ P a r k / L i b r a r y C e l e b r a t i o n ” i n c o n j u n c t i o n w i t h n e w p a r k . L a u r i e B e d e n a s k e d i f t h e n e w N e i g h b o r h o o d C o o r d i n a t o r w i l l s t i l l b e h o l d i n g s u m m e r p i c n i c s . K e l l y B e y m e r e x p l a i n e d t h a t t h e d e p a r t m e n t i s l o o k i n g a t b e t t e r m a n a g e m e n t o f t i m e a n d r e s o u r c e s f o r t h i s p o s i t i o n ; w i t h f e w e r p i c n i c s d u e t o t h e l o w a t t e n d a n c e . T h e y w i l l c o n t i n u e t o h a v e l a r g e r p i c n i c s t o i n c o r p o r a t e m o t e n e i g h b o r h o o d s a n d s t i l l h a v e a b i g b a r b e q u e w i t h p o s s i b l e t h i n g s s u c h a s “ S c r e e n o n G r e e n ” , o r g a n i z e d r u n , o r o t h e r a c t i v i t i e s d e p e n d i n g o n a v a i l a b l e f u n d i n g . E r i c a R i c h e y m e n t i o n e d t h a t s o m e t i m e s t h e p i c n i c s a r e p l a n n e d o n b a d d a t e s w h e r e t h e r e a r e o t h e r e v e n t s h a p p e n i n g t h a t c o u l d a f f e c t a t t e n d a n c e . K e l l y B e y m e r i n t r o d u c e d M a r y j a n e V a n C l e a v e . S h e a p o l o g i z e d i f e v e r y o n e d i d n o t k n o w M a r y j a n e a s s h e a t t e n d e d a p r i o r m e e t i n g a n d t h o u g h t m e m b e r s h a d b e e n i n t r o d u c e d p r e v i o u s l y . E r i c a R i c h e y i n q u i r e d a b o u t R e n t o n ’ s C o l d W e a t h e r S h e l t e r a n d w h a t t h e a t t e n d a n c e h a s b e e n . K e l l y B e y m e r n o t e d t h a t t h e s h e l t e r i s n o w h o u s e d a t t h e o l d C h a m b e r o f C o m m e r c e b u i l d i n g w h i c h i s a l s o c u r r e n t l y h o m e f o r R E A C H a n d t h e C l o t h i n g B a n k ( a s a t e m p o r a r y f a c i l i t y — h o u s e d f o r t w o y e a r s ) . T h e s h e l t e r i s o p e n e d w h e n t h e t e m p e r a t u r e i s 3 2 d e g r e e s o r b e l o w f o r o v e r 2 4 h o u r s . S h e l t e r i s a c t i v a t e d b y R E A C H e m p l o y e e s . T h e y p r o v i d e m a t s , b l a n k e t s , a n d f o o d ( s n a c k s i n t h e m o r n i n g a n d a t n i g h t ) . T h e s h e l t e r h a s b e e n o p e n e d f o r 3 ÷ w e e k s t h i s y e a r w h i c h h a s p u t a s t r a i n o n t h e b u d g e t a n d s t a f f . T h e a v e r a g e c o u n t i s 2 3 - 3 3 p e o p l e w i t h 7 - 1 1 w o m e n a n d t h e r e s t m e n ( c h i l d r e n a r e h o u s e d t h r o u g h H a r a m b e e ) . V I I I . O L D B U S I N E S S C e n t e r o f H o p e L i b r a r y C l e a n U p — J a n u a r y 2 8 , 2 0 1 7 : K e l l y r e p o r t e d t h a t s h e h a d r e c e i v e d a c o n f i r m i n g e m a i l f r o m W e n d y W h i t e , I n t e r i m P r o g r a m M a n a g e r f o r R E A C H . H o w e v e r , t h e r e h a s b e e n s o m e c h a n g e i n t h e a r e a s ( l i b r a r y ) f r o m l a s t y e a r . T h e a r e a i s n o w u s e d p r i m a r i l y b y 2 a n d 3 y e a r o l d s a n d i s m o r e o f a d a y c a r e r o o m t h a t g e t s d i s m a n t l e d b y t h e p r e s c h o o l e r s . T h e r e i s a s m a l l a r e a u s e d a s m o r e o f a n “ a d u l t ” r o o m w i t h a T V a n d a s m a l l s h e l f o f b o o k s . H : \ B o a r d s a n d C o m m i s s i o n s \ L i b r a r y B o a r d \ 2 0 1 7 \ 2 0 1 7 J A N \ 2 0 1 7 0 1 M i n u t e s . d o c C i t y o f R e n t o n L i b r a r y B o a r d M i n u t e s J a n u a r y 1 8 , 2 0 1 7 P a g e S o f 7 T h e R L A B M e m b e r s d e c i d e d t o r e f r a i n a t t h i s t i m e w i t h t h i s p r o j e c t . T h e R L A B w i l l n o t b e w o r k i n g w i t h R E A C H o n J a n u a r y 2 8 d u e t o t h e n o t e d c h a n g e s a t R E A C H — s i n c e t h i s i s n o t r e a l l y o n e o f t h e i r g o a l s a s a b o a r d . K e l l y B e y m e r w i l l n o t i f y W e n d y W h i t e a t R E A C H o f t h e i r d e c i s i o n n o t t o h e l p a t t h i s t i m e a n d i n c l u d e t h e m e m b e r s a s a c o p y o n t h e e m a i l . M a r y j a n e V a n C l e a v e a l s o n o t e d t h a t t h e r e c r e a t i o n s t a f f w o r k s w i t h R E A C H t o h e l p f a c i l i t a t e n e e d s / d o n a t i o n s w i t h t h i s g r o u p . V a c a n c y o n R e n t o n L i b r a r y A d v i s o r y B o a r d : E r i c a R i c h e y a n n o u n c e d t h a t R L A B d o e s h a v e a v a c a n t p o s i t i o n ; s h e h a s r e a c h e d o u t t o C a t h e r i n e P l o u e - S m i t h m o r e t h a n o n c e a n d h a s n o t h e a r d a n y t h i n g b a c k . P l e a s e m o v e f o r w a r d w i t h a d v e r t i s i n g a n d o u t r e a c h f o r a n e w m e m b e r . K e l l y B e y m e r i n d i c a t e d s h e w o u l d c h e c k w i t h A p r i l A l e x a n d e r i n t h e M a y o r ’ s o f f i c e o n a p p l i c a t i o n s a n d n o r m a l p r o c e s s f o r a d v e r t i s i n g , a n d t a k e C a t h e r i n e ’ s n a m e o f f o f R e n t o n ’ s w e b s i t e . A b r i e f d i s c u s s i o n f o l l o w e d o n t h e t y p e o f e x p e r i e n c e t h e b o a r d w o u l d v a l u e i n a n e w m e m b e r a n d w h a t v e n u e s t o a d v e r t i s e o r l o o k f o r w a y s t o g e t t h e w o r d o u t . T h e m e m b e r s a l s o d i s c u s s e d w h a t t i m e l i n e s h o u l d b e f o r a p p l i c a t i o n s u b m i t t a l s p r i o r t o r e v i e w i n g a n d c o n s i d e r a t i o n . L y n n e K i n g n o t e d t h a t t h e P T A c o n n e c t i o n t h a t C a t h e r i n e h a d w a s a h u g e s t r e n g t h a n d m a y b e a v a l u a b l e a s s e t i n l o o k i n g a t n e w m e m b e r s . M a r y j a n e b r o u g h t u p t h e i d e a o f l o o k i n g a t b o a r d m e e t i n g s i n a d i f f e r e n t a p p r o a c h ; p o s s i b l y h a v i n g q u a r t e r l y m e e t i n g s a n d c o n n e c t i n g m o r e t h r o u g h e m a i l c o m m u n i c a t i o n . B y t r y i n g a n e w a p p r o a c h , t h e b o a r d m i g h t b e a b l e t o a t t r a c t b o a r d m e m b e r s s u c h a s p a r e n t s w i t h c h i l d r e n w h o f i n d i t h a r d t o m e e t t i m e l i n e s f o r m e e t i n g s . Y o u t h I n t e r a c t i o n : I t w a s r e q u e s t e d t h a t A m y E g g l e r s p e a k w i t h J e n n i f e r a t K C L S t o a r r a n g e f o r o n e o r t w o o f t h e t e e n s w h o p a r t i c i p a t e o n t h e T e e n L i b r a r y A d v i s o r y B o a r d t o c o m e i n a n d s p e a k a t o n e o f t h e m o n t h l y R L A B m e e t i n g s . T h e R L A B i s i n t e r e s t e d i n h e a r i n g a y o u t h w h o u s e s t h e L i b r a r y S y s t e m s p e a k o n w h a t t h e y a r e d o i n g a n d w h a t c h a l l e n g e s t h e y r u n i n t o . M a r y j a n e p o i n t e d o u t t h a t t h e C i t y ’ s R e c r e a t i o n s t a f f w o r k s w i t h t h e S c h o o l D i s t r i c t a n d K i n g C o u n t y L i b r a r y S y s t e m t o c o o r d i n a t e h a v i n g t h e K C L S L i b r a r y B o o k M o b i l e a t t e n d s u m m e r p r o g r a m s . T h e p r o g r a m m i n g i n t h e P a r k s h e l p s p r o v i d e a n a u d i e n c e a n d e n c o u r a g e s r e a d i n g a n d p r o v i d e s f r e e b o o k s . ( F o r e x a m p l e , p a r e n t s w h o f o l l o w t h e s e e v e n t s a n d a t t e n d t o e n c o u r a g e t h e i r c h i l d r e n t o b e a c t i v e a n d r e a d m o r e . ) T h e R e c r e a t i o n S t a f f h e l p s s u p p o r t a n d e n c o u r a g e h e a l t h y h a b i t s b y s c h e d u l i n g t h e b o o k m o b i l e o u t s i d e o f H e n r y M o s e s A q u a t i c C e n t e r a n d t h e S u m m e r L u n c h P r o g r a m e v e n t s / s i t e s . M a r y j a n e a l s o m e n t i o n e d t h a t R e b e c c a a t K C L S h a s t h e e v e n t s c h e d u l e a n d k n o w s t h e t h e m e f o r e a c h s i t e v i s i t . A m y E g g l e r m e n t i o n e d t h a t t h i s s o r t o f c o o r d i n a t i o n a l s o p r o v i d e s o u t r e a c h o p p o r t u n i t i e s f o r t h e R L A B M e m b e r s — m e m b e r s a r e w e l c o m e t o c o m e a l o n g a n d t a l k t o m e m b e r s i n t h e a u d i e n c e a b o u t w h a t i s a v a i l a b l e i n t h e c o m m u n i t y a n d e n c o u r a g e c o m m u n i t y e n g a g e m e n t . C o m m u n i t y b u i l d i n g ( c o n n e c t i o n s ) i s a b i g t a s k f o r K C L S t h i s y e a r ; t h e y a r e s t i l l c u r r e n t l y b u i l d i n g a n d f o r m a t t i n g t h e i r a p p r o a c h t o r e a c h i n g t h i s g o a l . H : \ B o a r d s a n d C o m m i s s i o n s \ L i b r a r y B o a r d \ 2 0 1 7 \ 2 0 1 7 J A N \ 2 0 1 7 0 1 M i n u t e s d o c C i t y o f R e n t o n L i b r a r y B o a r d M i n u t e s J a n u a r y 1 8 , 2 0 1 7 P a g e 6 o f 7 I X . N E W B U S I N E S S 2 0 1 7 G o a l s — B r a i n s t o r m i n g : L y n n e K i n g r e c o m m e n d e d t h e b o a r d m e e t s e p a r a t e l y t o w o r k o n t h e 2 0 1 7 G o a l s , a s i t w o u l d b e b e t t e r t o c o n c e n t r a t e a n d p u l l t o g e t h e r t h e i r i d e a s . L a u r i e B e d e n s u g g e s t e d u s i n g t h e t i m e o r i g i n a l l y s e t a s i d e f o r R E A C H o n J a n u a r y 2 8 t o a c c o m p l i s h t h i s t a s k . B o a r d m e m b e r s a g r e e d t h a t t h e y c o u l d m e e t o n S a t u r d a y , J a n u a r y 2 8 f r o m 1 0 : 0 0 a . m . t o N o o n t o w o r k o n t h e i r 2 0 1 7 G o a l s . A m y w i l l c h e c k o n r o o m a v a i l a b i l i t y a t K C L S f o r m e e t i n g a n d n o t i f y a l l R L A B m e m b e r s . S u p p o r t M a t e r i a l s f o r g o a l p l a n n i n g : C i t y s t a f f t o p r o v i d e l a r g e f l i p c h a r t s ( s t i c k y - n o t e t y p e ) a n d m a r k e r s t o w r i t e o n . C i t y s t a f f a l s o v o l u n t e e r e d t o p r o v i d e c o f f e e a n d s o m e f o r m o f b r e a k f a s t s n a c k s . M a r y j a n e V a n C l e a v e i n q u i r e d w h a t R L A B ’ s v i s i o n f o r g o a l s e t t i n g w a s ; b a s e d o n t h e 2 0 1 6 r e v i s e d g o a l s . L y n n e K i n g e x p l a i n e d t h a t t h e b i g b u l l e t p o i n t s l i s t e d o n t h e 2 0 1 6 G o a l s w i l l l i k e l y s t a y t h e s a m e a s t h e b o a r d h a s i d e n t i f i e d t h o s e a s t h e m a i n a r e a s o f i n t e r e s t . W h a t m a y c h a n g e i s t h e w a y t h e y s u p p o r t t h e s e m a i n p o i n t s . L a u r i e a d d e d t h a t t h e g o a l s p r o v i d e a f r a m e w o r k f o r w h a t t h e y w a n t t o a c c o m p l i s h a s a b o a r d . E r i c a a l s o n o t e d t h a t w h e n t h e y p r o v i d e t h e i r a n n u a l u p d a t e t o t h e C i t y C o u n c i l t h e g o a l s h e l p t o r e p o r t t h e i r a c c o m p l i s h m e n t s . M a r y j a n e s t a t e d t h a t L i n d a H o s t e a t t h e R e n t o n S c h o o l D i s t r i c t m i g h t b e a g o o d c o n t a c t f o r p a r t n e r i n g . L i n d a h a s b e e n i n c o n t a c t w i t h t h e R e c r e a t i o n s t a f f r e g a r d i n g t h e S u m m e r P r o g r a m ; l o o k i n g a t h o w w e r u n S u m m e r C a m p s t o b r i n g t h a t e l e m e n t i n a s a m e a n s o f a d v e n t u r e , e x p e r i e n c e , k e e p t h e c h i l d r e n i n t e r e s t e d i n l e a r n i n g b e c a u s e i t i s a l s o a r e q u i r e m e n t — s t a r t i n g a t 3 t d g r a d e l e v e l . X . I N F O R M A T I O N E r i c a R i c h e y a d v i s e d t h e b o a r d t h a t t h e y p l a n t o p r e s e n t t o C i t y C o u n c i l e a r l y t o M i d - M a r c h ( M a r c h 6 o r M a r c h 1 3 ) . T h i s w i l l b e a c o o r d i n a t e d e f f o r t b e t w e e n h e r a n d A m y E g g l e r a n d t h e y w i l l p r e s e n t t h e K C L S S t r a t e g i c P l a n U p d a t e a n d R L A B b o a r d a c c o m p l i s h m e n t s a t t h e s a m e t i m e . M a r y j a n e a s k e d w h a t t h e p r e s e n t a t i o n w i l l i n c l u d e . T h e r e i s a P o w e r P o i n t p r e s e n t a t i o n s h o w i n g a c t i v i t i e s t o k e e p t h e C o u n c i l i n f o r m e d o n L i b r a r y S e r v i c e s ( n o r m a l l y 1 0 m i n u t e s o r l e s s ) a n d t o r e m i n d t h e C o u n c i l w h o t h e b o a r d i s a n d w h a t p u r p o s e o r v a l u e t h e y a r e t o t h e C i t y . E r i c a R i c h e y a l s o a s k e d A m y E g g l e r i f s h e c o u l d b r i n g o r p r o v i d e c i r c u l a t i o n n u m b e r s f o r t h e p r e s e n t a t i o n . “ F r i e n d s o f t h e L i b r a r y ” i n f o r m a t i o n w a s p r o v i d e d e a r l i e r w i t h t h e K C L S r e p o r t b y A m y E g g l e r . H : \ B o a r d s a n d C o m m i s s i o n s \ L i b r a r y B o a r d \ 2 0 1 7 \ 2 0 1 7 ] A N \ 2 0 1 7 0 1 M i n u t e s . d o c C i t y o f R e n t o n L i b r a r y B o a r d M i n u t e s J a n u a r y 1 8 , 2 0 1 7 P a g e 7 o f 7 X l . A D J O U R N M E N T L y n n e K i n g m a d e a m o t i o n t o a d j o u r n t h e J a n u a r y m e e t i n g . K i m U n t i s e c o n d e d . A l l w e r e i n f a v o r , m o t i o n c a r r i e d , t h e m e e t i n g a d j o u r n e d a t 6 : 5 5 p . m . N e x t M e e t i n g s : F e b r u a r y 1 5 , 2 0 1 7 R e n t o n C i t y H a l l C o u n c i l C o n f e r e n c e R o o m 7 t h f l o o r M a r c h 1 5 , 2 0 1 7 R e n t o n C i t y H a l l C o u n c i l C o n f e r e n c e R o o m 7 t h f l o o r H : \ B o a r d s a n d C o m m i s s o n s \ L i b r a r y B o a r d \ 2 0 1 7 \ 2 0 1 7 J A N \ 2 0 1 7 0 1 M i n u t e s . d o c SI G N - I N SH E E T CI T Y O F -- - - - — - - — R e n t o n c R e n t o n L i b r a r y A d v i s o r y B o a r d DA T E : W e d n e s d a y , J a n u a r y 18 , 20 1 7 Do yo u wi s h N a m e A d d r e s s Ci t y / Z i p P h o n e o r Em a i l to sp e a k ? P L E A S E P R I N T L A R G E & C L E A R Ye s No . , L 1 , , , . , . , . c s.,.,., L , , E — .n M 2. . . W . . . - I f l , . . .. . k , , , , , , . , , , . % 4 a u i - _ _ _ _ _ _ _ _ — City of Renton Library Advisory Board Agenda January 18, 2017 Page 2 Wheelchair Accessible. American Sign Language (ASL) interpreter available upon request. For this or other assistance, please call 48 hours in advance: 711 (TDD) or 425-430-6600 (voice). 2016 GOALS - REVISED Community Outreach & Advocacy • New Library Support and Celebration Support Opening Event Spread the Word Serve in Official Capacity – Coordinate with KCLS & City Staff Attend Preview Event • Neighborhood Picnic Support Each Member chooses a site to attend Schedule with Library-To-Go Van to assist Partnerships • Partner with Renton School District- Support Student ID Card Project • Friends of Renton Libraries – Schedule Joint Meeting • Support the Center of Hope – Schedule two (2) clean up days (Assist with Library Maintenance) Board Administration • Review ByLaws and Board Positions • Create manual/handbook Continuing Education & Updates • Capital Projects and Economic Development Updates (City) • Community Connect, KCLS Programming, KCLS Policies Intellectual Freedom Review Rules of Conduct Policy • Other Community Figures