Loading...
HomeMy WebLinkAbout370-06POLICY & PROCEDURE CITY OF Renton Subject: Hiring Process Index: Human Resources Risk Management Number: 370-06 e laces 300-06) Effective Date: Supersedes: Page: Staff Contact: Approv By: 2/22/2017 7/7/2009 1 of g Ellen Bradle -Mak 1.0 PURPOSE: To establish policy and procedure for specific phases of the hiring process, including applicant recruitment, examination, selection and appointment. 2.0 ORGANIZATIONS AFFECTED: All departments and divisions 3.0 REFERENCES: City Policy and Procedure #250-16 - Electronic Data Security City Policy and Procedure#340-03 - Fair Practices City Policy and Procedure #300-42 - Requests for Employee Information/Reference Checks City Policy and Procedure#300-44 - Criminal Background Check and/or Consumer Report City Policy and Procedure #330-11 -Types of Employment, Pay, Benefits and Retirement City Policy and Procedure #340-01 -Americans with Disabilities Act City Policy and Procedure#300-62 - Drug&Alcohol Testing for Drivers of Commercial Motor Vehicles City Policy and Procedure #700-08 - Drivers' Licenses City of Renton Civil Service Rules RCW 41.04.010-Veteran's Preference RCW 43.43.830-840- Background Checks RCW 10.97.010 et seq. - Washington State Criminal Privacy Act RCW 35A.12.100- Duties of the Mayor WAC 388-06- Background Checks Federal Fair Credit Reporting Act 15 U.S.C. Collective Bargaining Agreements Executive Order 11246 - Equal Employment Opportunity The Americans with Disabilities Act of 1990 Title VII of the Civil Rights Act of 1964 HIRING PROCESS 370‐06  Page 2  4.0 POLICY:    4.1 The Human Resources & Risk Management (HRRM) Department, in compliance with  contractual, legal, and equal opportunity requirements, shall conduct the recruitment  and selection process for most position vacancies (excludes consultants or positions  using national outreach).  The HRRM Administrator shall be responsible for ensuring  all recruitment and selection efforts are conducted in an objective, fair, and impartial  manner, and in the spirit of equal employment opportunity.    4.2 The selection process shall be conducted solely on the basis of ability, merit, fit with  core competencies, qualifications, and technical competence, without regard to race,  color, religion, national origin, gender, marital status, disability, sexual orientation,  gender identity, age, or any other protected class under federal, state or local law.    4.3 In partnership with the hiring department, Human Resources shall formulate a  recruitment strategy, post the job announcement, determine applicant sources and  develop the examination process.  HRRM positions in Civil Service follow specific  procedures for recruitment, examination, and formation of eligibility lists from which  selections are made.      4.4 Services of a private employment agency shall only occur with the concurrence of the  Mayor or his/her designee.    4.5 Residency within the City shall not be a condition of initial employment or continued  employment, provided that an employee’s selection of residence shall not interfere  with the essential functions of his or her duties and responsibilities.    4.6 Under certain circumstances, the HRRM Administrator may modify a recruiting  process based on resources and overall impact.      5.0 DEFINITIONS:    5.1 Continuous Posting:  These are positions that meet minimum posting requirements, if  any, and remain posted on a “continuous” basis.      5.2 Examination:  Any device used to select employees, which may include application  forms, skill sheets, written tests, practical skill tests, structured questionnaires,  interviews, or presentations, references, background checks, and any other tests  deemed appropriate and necessary.    5.3 External Posting:  Allows applicants outside the City to apply for a position, along with  internal City employees.     HIRING PROCESS 370‐06  Page 3  5.4 Internal Posting:  Allows applicants inside the City to apply for a position.  Unless  otherwise noted, all City employees, including employees in non‐regular positions,  may apply.  This may also be known as a promotional posting.    5.5 Limited Term positions: These are considered regular and benefited positions, hired to  work for a pre‐determined period not to exceed three years unless approved and  extended by Council.   These can be represented (union) or non‐represented positions.    5.6 Temporary positions:  These represent the seasonal, temporary, intermittent, intern  or project specific positions.  These positions are considered non‐benefited, non‐ regular, and non‐represented positions at hire, and can be filled on a part‐time or full‐ time basis, depending on the departmental needs and budget.      5.7 Regular positions:  These represent both full‐time and part‐time (20 hours or more per  week) employees that are considered benefited positions.  These can be represented  (union) or non‐represented position.    6.0 PROCEDURE:    6.1 Recruitment Process by Category    6.1.1 Department Administrator positions:  These positions shall be appointed by  the Mayor and confirmed by the City Council according to city code.    6.1.2 Management Positions:  Recruitment for management level positions shall be  based on the nature of the position, organizational needs, etc.  A high degree  of flexibility may be necessary in designing recruitment process for these  positions.    6.1.3 Regular and Limited Term positions:  Recruitment for these positions can be  limited to City employees, or open to City employees and the general public in  accordance with City policy, civil service rules, and/or applicable bargaining  unit contracts.  A non‐represented position may be open for any number of  days as deemed suitable for the position by the hiring manager and Human  Resources.       6.1.4 Non‐Regular Positions:  Recruitment for these positions may be open on a  continuous basis, or as needed, to the general public.     6.1.5 Civil Service Positions:  Recruitment for civil service positions shall be subject to  the Rules and Regulations of the Civil Service Commission and applicable  collective bargaining agreements, where appropriate.      HIRING PROCESS 370‐06  Page 4    6.2 Request to Fill Vacancy form      The hiring department’s Administrator or designee shall prepare and submit a  completed requisition to the HRRM Department for approval.      6.3 Job Announcements     6.3.1 Job announcements are prepared by Human Resources and typically contain  open/closing dates, salary, essential job duties, minimum requirements and a  description of the selection process.     6.3.2 Position openings for regular and limited term vacancies are communicated by  a formal job announcement on the City’s website.  Announcement of union‐ represented position openings shall also be distributed per applicable union  bargaining agreement.  When external postings occur, job announcements  may be distributed to select external sources and advertised as deemed  appropriate by the hiring manager and Human Resources.       6.4 Applications    6.4.1 All applications for public employment and their contents, including resumes  and other related materials, are exempt from public disclosure laws and,  therefore, shall not be made available to the public in compliance with RCW  42.56.250.  Copies of applications shall only be made for City hiring purposes.    6.4.2 Applicants are to complete and sign the City’s authorized application.   Additional supplemental information relating to the applicants' experience or  qualifications may be required.    6.4.3 If there is not a sufficient number of qualified candidates, as determined by the  HRRM Department and the hiring manager, by the closing date, the position  recruitment may be extended for an additional period and re‐advertised.    6.4.4 Applications for regular and limited term positions shall be accepted only  during the period of active recruitment.  Applications for non‐regular work or  for continuously open positions may be accepted at any time.      6.4.5 Applicants who apply for an open recruitment will be notified of their status by  Human Resources.          HIRING PROCESS 370‐06  Page 5  6.5 Screening/Testing Phase    6.5.1 After the close of the application period, Human Resources and the hiring  department will screen applications to eliminate applicants who do not meet  the minimum qualification requirements for the position as set forth in the  classification specification.  Applicants will be screened for qualifications,  including knowledge, skills, abilities, and other job‐related requirements  relevant to the position.  Human Resources and the hiring department will  determine a list of the candidates who most closely meet the requirements of  the position to continue in the selection process.      6.5.2 The testing process will be structured and documented by Human Resources  and the hiring department.  The hiring department may provide assistance  and/or approval in creating the technical portion of all examinations.  This  process will be documented by Human Resources.    6.5.3 Examinations utilized will be directly related to the duties of the position and  designed to determine candidates' knowledge, skills, and abilities for the  position.  The examination may consist of a practical/skill tests, written  tests/exercises, structured interview and other recognized methods, or a  combination thereof.  Applicants will be rated on the level of their skills,  knowledge, abilities, and overall suitability and fitness for the position.    6.5.4 Depending on the nature of the examination, one or more persons may  administer and score the test.  Human Resources will be responsible for  collecting and tabulating final scores.      6.5.5 All examination and documentation, such as rating sheets and interview notes,  are considered a part of the official selection file and are to be retained in the  HRRM Department to ensure confidentiality.     6.5.6 The use of an assessment center or other selection procedure may also be  used.  In these cases, outside professionals may be consulted to assist in  examination development and administration.    6.6 Job Offer    6.6.1 When a job offer is accepted, the candidate shall be formally notified of his or  her appointment with an offer letter signed by the HRRM Administrator.  This  letter will state the position title, salary, starting date, probation period  required, and other terms of employment.  Before beginning employment, the  candidate may be required to return a copy of the letter to the HRRM  Administrator, with their signature indicating acceptance of the terms and  conditions of employment.  HIRING PROCESS 370‐06  Page 6    6.6.2 If the job offer is rejected, the department may make an offer of employment  to any applicant remaining in the recruitment pool or re‐open the recruitment.      6.6.3 Applicants for positions where the applicant is expected to operate a motor  vehicle will require proof of a valid driver’s license recognized by the State of  Washington. Driving records of applicants may be checked prior to the start of  employment.  Applicants with poor driving records, as determined by the City,  may be disqualified for employment with the City in positions requiring driving  or use of city vehicles, per Policy #700‐08.    6.7 Pre‐Employment Test Requirements    6.7.1 Pre‐employment medical and/or psychological examinations may be required  when all employees in a particular job classification, such as police officers, are  subject to an examination regardless of a known disability.  These  examinations shall be job related and consistent with business necessity.   These examinations shall only be conducted after a finalist for a position has  been identified and given a conditional offer of employment.  Information  obtained concerning the medical and psychological condition and history of an  applicant or employee shall be kept confidential and separate from employee  personnel files and shall only be shared with supervisors or managers who  need to be informed of work restrictions of individuals with disabilities who  need accommodation or who otherwise would not be qualified.  All  employment offers shall be contingent on the newly hired person’s ability to  successfully pass the medical and psychological examination when all  employees in that particular job are required to pass such exams.  In certain  instances, failure to pass or submit to a pre‐employment medical and/or  psychological examination may be cause for withdrawal of an employment  offer.    6.7.2 Drug and alcohol testing shall be required for employees in safety sensitive  positions. All employment offers shall be contingent on the newly hired person  successfully passing a drug and alcohol test.  Candidates who test positive or  refuse testing may be terminated immediately or have an offer of employment  withdrawn.    6.8 Reference, Background, and Criminal History Record Checks    6.8.1 Reference checks conducted on prospective employees are considered an  integral part of the selection process, not an all‐inclusive device for selecting  the best candidate.  It shall be the responsibility of the HRRM Department,  with assistance from the hiring department, to conduct reference checks on  HIRING PROCESS 370‐06  Page 7  applicants before an offer of employment is made and/or when an offer of  employment is contingent on successfully passing a reference check.    6.8.1.1 Reference inquiries may be used to verify that an applicant meets  the minimum qualification requirements for the position, to provide  a basis for determining an applicant’s overall relative qualifications  and suitability, and to predict future job success.    6.8.1.2 An applicant shall be informed beforehand if a reference check will  be conducted regarding their qualifications.  Candidates must also  authorize release in order for present and former employers and  others listed or requested by the City as references to provide  employment related information.    6.8.1.3 When conducting a reference check, hiring departments shall only  request specific job‐related information (i.e., technical and/or  managerial skills, quality and quantity of work, attendance, work  history, and other job related attributes deemed appropriate).   Questions should be phrased so that references are asked to  describe only characteristics that are necessary for the applicant to  successfully perform the duties and responsibilities of the position.    6.8.2 Background and criminal history records are an integral part of the selection  process, depending on the nature of the position.  It shall be the responsibility  of Human Resources to conduct background and/or criminal records checks  before an offer of employment is made.   Employees requiring physical access  to the City’s telecommunications/computer rooms shall be required to pass  background checks in accordance with the City of Renton Policy and Procedure  250‐16, Electronic Data Security.    6.8.3 Policy 300‐44 shall be utilized when conducting criminal records and/or  background checks.  Background investigations and criminal record checks for  civil service positions shall be made in accordance with Civil Service Rules and  Regulations.    6.9 Disqualifications    6.9.1 Applicants may be disqualified from consideration for a position if they fail to  meet the minimum requirements, or do not meet legal requirements as set  forth in Federal and State law, or if they fail to submit a complete application  by the time and date of closing.     6.9.2 Applicants may be disqualified from consideration if they: knowingly make  false statements or attempt to practice fraud in the application or selection  HIRING PROCESS 370‐06  Page 8  process, have been convicted of a felony crime (or have pleaded nolo  contendere to a felony charge) where the nature of the charge or crime  renders an applicant unsuitable for the position, used drugs illegally including  prescription drugs, or are mentally or physically unable to perform essential  job tasks where no reasonable accommodation can be made for such disability.    6.9.3 Any applicant who was hired and is subsequently discovered to have supplied  false or misleading information during the application process, or if Human  Resources receives negative reference information after the start date, may be  subject to immediate termination or have his or her offer of employment  withdrawn.    6.9.4 Candidates who test positive or refuse testing may be terminated immediately  or have an offer of employment withdrawn.    6.9.5 In certain cases, failure to pass or submit to a pre‐employment medical and/or  psychological examination may be cause for withdrawal of an employment  offer.    6.9.6 Applicants for positions in which the applicant is expected to operate a motor  vehicle, and do not provide a valid driver’s license recognized by the State of  Washington within thirty days of hire, or if it is determined that they had a  poor driving record, as determined by the City, may be disqualified for  employment with the City in positions requiring driving.    6.9.7 Positions that have cash handling or financial responsibilities are subject to a  credit check under the Fair Credit Reporting Act.      6.9.8 Some applicants may be required to successfully pass a fingerprint‐based  background check conducted by the Renton Police Department as a condition  of employment based on the nature of the position in compliance with Policy  #250‐16, Electronic Data Security.     6.10 The Immigration Reform and Control Act of 1986 requires employers to verify work  eligibility and proof of identity for all employees hired after November 6, 1986, and  maintain documentation of such eligibility for three years or one year after the  person’s employment is terminated, whichever is later.  An I‐9 form shall be  completed for all newly hired employees.  The completed I‐9 form and documents  verifying employment eligibility and identity shall be submitted to the HRRM  Department within three working days of an employee’s start date.  The employee  shall provide acceptable identifying information, attest to the authenticity of his or  her employment eligibility and documents, and sign the form.  The HRRM  Department shall review and verify the documentation and certify to the genuine  appearance of the documents presented.