Loading...
HomeMy WebLinkAboutContractAGREEMENT FOR LEGISLATIVE SERVICES  THIS AGREEMENT, dated for reference purposes only as November 1, 2022, is by and between  the City of Renton (the “City”), a Washington municipal corporation, and David Stewart Foster,  dba Foster Government Relations (“Consultant”), a sole proprietor. The City and the Consultant  are referred to collectively in this Agreement as the “Parties.” Once fully executed by the Parties,  this Agreement is effective as of the last date signed by both parties.  1.Scope of Work: Consultant agrees to provide legislative and governmental affairs services as may be requested by the City’s Mayor or designee and as specified in Exhibit A, which is attached and incorporated herein and may hereinafter be referred to as the “Work.” 2.Changes in Scope of Work: The City, without invalidating this Agreement, may order changes to the Work consisting of additions, deletions or modifications. Any such changes to the Work shall be ordered by the City in writing and the Compensation shall be equitably adjusted consistent with the rates set forth in Exhibit A or as otherwise mutually agreed by the Parties. 3.Time of Performance: Consultant shall commence Work on November 1, 2022, and continue through no later than December 31, 2023. 4.Compensation: A.Amount. Total annual compensation to Consultant for Work provided pursuant to this Agreement shall not exceed $77,000 for the length of the contract, including costs, plus any applicable state and local sales taxes. Compensation shall be paid at a flat rate of $5,500 per month, which includes costs and miscellaneous expenses unless separately agreed by amendment to this Agreement. The Consultant agrees that any monthly rate charged by it for its Work shall remain locked at the negotiated rate(s) unless otherwise agreed to in writing or provided in Exhibit A. Except as specifically provided herein, the Consultant shall be solely responsible for payment of any taxes imposed as a result of the performance and payment of this Agreement. B.Method of Payment. On a monthly or no less than quarterly basis during any quarter in which Work is performed, the Consultant shall submit a voucher or invoice in a form specified by the City, including a description of what Work has been performed, the name of the personnel performing such Work, and any hourly labor charge rate for such personnel. The Consultant shall also submit a final bill upon completion of all Work. Payment shall be made by the City for Work performed within thirty (30) CAG-22-355 PAGE 2 OF 12 calendar days after receipt and approval by the appropriate City representative of the  voucher or invoice. If the Consultant’s performance does not meet the requirements  of this Agreement, the Consultant will correct or modify its performance to comply  with the Agreement. The City may withhold payment for work that does not meet the  requirements of this Agreement.  C.Effect of Payment. Payment for any part of the Work shall not constitute a waiver by the City of any remedies it may have against the Consultant for failure of the Consultant to perform the Work or for any breach of this Agreement by the Consultant. D.Non‐Appropriation of Funds. If sufficient funds are not appropriated or allocated for payment under this Agreement for any future fiscal period, the City shall not be obligated to make payments for Work or amounts incurred after the end of the current fiscal period, and this Agreement will terminate upon the completion of all remaining Work for which funds are allocated. No penalty or expense shall accrue to the City in the event this provision applies. 5.Termination: A.The City reserves the right to terminate this Agreement at any time, with or without cause by giving ten (10) calendar days’ notice to the Consultant in writing. In the event of such termination or suspension, all finished or unfinished documents, data, studies, worksheets, models and reports, or other material prepared by the Consultant pursuant to this Agreement shall be submitted to the City, if any are required as part of the Work. B.In the event this Agreement is terminated by the City, the Consultant shall be entitled to payment for all hours worked to the effective date of termination, less all payments previously made. If the Agreement is terminated by the City after partial performance of Work for which the agreed compensation is a fixed fee, the City shall pay the Consultant an equitable share of the fixed fee. This provision shall not prevent the City from seeking any legal remedies it may have for the violation or nonperformance of any of the provisions of this Agreement and such charges due to the City shall be deducted from the final payment due the Consultant. No payment shall be made by the City for any expenses incurred or work done following the effective date of termination unless authorized in advance in writing by the City. 6.Warranties And Right To Use Work Product: Consultant represents and warrants that Consultant will perform all Work identified in this Agreement in a professional and workmanlike manner and in accordance with all reasonable and professional standards       PAGE 3 OF 12    and laws. Compliance with professional standards includes, as applicable, performing the  Work in compliance with applicable City standards or guidelines (e.g. design criteria and  Standard Plans for Road, Bridge and Municipal Construction). Professional engineers shall  certify engineering plans, specifications, plats, and reports, as applicable, pursuant to  RCW 18.43.070. Consultant further represents and warrants that all final work product  created for and delivered to the City pursuant to this Agreement shall be the original work  of the Consultant and free from any intellectual property encumbrance, which would  restrict the City from using the work product. Consultant grants to the City a non‐ exclusive, perpetual right and license to use, reproduce, distribute, adapt, modify, and  display all final work product produced pursuant to this Agreement. The City’s or other’s  adaptation, modification or use of the final work products other than for the purposes of  this Agreement shall be without liability to the Consultant. The provisions of this section  shall survive the expiration or termination of this Agreement.    7. Record Maintenance: The Consultant shall maintain accounts and records, which  properly reflect all direct and indirect costs expended and Work provided in the  performance of this Agreement and retain such records for as long as may be required by  applicable Washington State records retention laws, but in any event no less than six  years after the termination of this Agreement. The Consultant agrees to provide access  to and copies of any records related to this Agreement as required by the City to audit  expenditures and charges and/or to comply with the Washington State Public Records Act  (Chapter 42.56 RCW). The provisions of this section shall survive the expiration or  termination of this Agreement.    8. Public Records Compliance: To the full extent the City determines necessary to comply  with the Washington State Public Records Act, Consultant shall make a due diligent search  of all records in its possession or control relating to this Agreement and the Work,  including, but not limited to, e‐mail, correspondence, notes, saved telephone messages,  recordings, photos, or drawings and provide them to the City for production. In the event  Consultant believes said records need to be protected from disclosure, it may, at  Consultant’s own expense, seek judicial protection. Consultant shall indemnify, defend,  and hold harmless the City for all costs, including attorneys’ fees, attendant to any claim  or litigation related to a Public Records Act request for which Consultant has responsive  records and for which Consultant has withheld records or information contained therein,  or not provided them to the City in a timely manner. Consultant shall produce for  distribution any and all records responsive to the Public Records Act request in a timely  manner, unless those records are protected by court order. The provisions of this section  shall survive the expiration or termination of this Agreement.    9. Independent Contractor Relationship:        PAGE 4 OF 12    A. The Consultant is retained by the City only for the purposes and to the extent set forth  in this Agreement. The nature of the relationship between the Consultant and the City  during the period of the Work shall be that of an independent contractor, not  employee. The Consultant, not the City, shall have the power to control and direct the  details, manner or means of Work. Specifically, but not by means of limitation, the  Consultant shall have no obligation to work any particular hours or particular  schedule, unless otherwise indicated in the Scope of Work or where scheduling of  attendance or performance is mutually arranged due to the nature of the Work.  Consultant shall retain the right to designate the means of performing the Work  covered by this agreement, and the Consultant shall be entitled to employ other  workers at such compensation and such other conditions as it may deem proper,  provided, however, that any contract so made by the Consultant is to be paid by it  alone, and that employing such workers, it is acting individually and not as an agent  for the City.    B. The City shall not be responsible for withholding or otherwise deducting federal  income tax or Social Security or contributing to the State Industrial Insurance  Program, or otherwise assuming the duties of an employer with respect to Consultant  or any employee of the Consultant.    C. If the Consultant is a sole proprietorship or if this Agreement is with an individual, the  Consultant agrees to notify the City and complete any required form if the Consultant  retired under a State of Washington retirement system and agrees to indemnify any  losses the City may sustain through the Consultant’s failure to do so.    10. Hold Harmless: The Consultant agrees to release, indemnify, defend, and hold harmless  the City, elected officials, employees, officers, representatives, and volunteers from any  and all claims, demands, actions, suits, causes of action, arbitrations, mediations,  proceedings, judgments, awards, injuries, damages, liabilities, taxes, losses, fines, fees,  penalties, expenses, attorney’s or attorneys’ fees, costs, and/or litigation expenses to or  by any and all persons or entities, arising from, resulting from, or related to the negligent  acts, errors or omissions of the Consultant in its performance of this Agreement or a  breach of this Agreement by Consultant, except for that portion of the claims caused by  the City’s sole negligence.    Should a court of competent jurisdiction determine that this agreement is subject to RCW  4.24.115, (Validity of agreement to indemnify against liability for negligence relative to  construction, alteration, improvement, etc., of structure or improvement attached to real  estate…) then, in the event of liability for damages arising out of bodily injury to persons  or damages to property caused by or resulting from the concurrent negligence of the        PAGE 5 OF 12    Consultant and the City, its officers, officials, employees and volunteers, Consultant’s  liability shall be only to the extent of Consultant’s negligence.    It is further specifically and expressly understood that the indemnification provided in  this Agreement constitute Consultant’s waiver of immunity under the Industrial  Insurance Act, RCW Title 51, solely for the purposes of this indemnification. The Parties  have mutually negotiated and agreed to this waiver. The provisions of this section shall  survive the expiration or termination of this Agreement.    11. Gifts and Conflicts: The City’s Code of Ethics and Washington State law prohibit City  employees from soliciting, accepting, or receiving any gift, gratuity or favor from any  person, firm or corporation involved in a contract or transaction. To ensure compliance  with the City’s Code of Ethics and state law, the Consultant shall not give a gift of any kind  to City employees or officials. Consultant also confirms that Consultant does not have a  business interest or a close family relationship with any City officer or employee who was,  is, or will be involved in selecting the Consultant, negotiating or administering this  Agreement, or evaluating the Consultant’s performance of the Work.    12. City of Renton Business License: The Consultant shall obtain a City of Renton Business  License prior to performing any Work and maintain the business license in good standing  throughout the term of this agreement with the City.    Information regarding acquiring a city business license can be found at:   http://www.rentonwa.gov/cms/One.aspx?portalId=7922741&pageId=9824882    Information regarding State business licensing requirements can be found at:  http://dor.wa.gov/doing‐business/register‐my‐business     13. Insurance: Consultant shall secure and maintain:    A. Workers’ compensation coverage, as required by the Industrial Insurance laws of the  State of Washington, shall also be secured.    B. Commercial Automobile Liability for owned, leased, hired or non‐owned, leased, hired  or non‐owned, with minimum limits of $1,000,000 per occurrence combined single  limit, if there will be any use of Consultant’s vehicles on the City’s Premises by or on  behalf of the City, beyond normal commutes.            PAGE 6 OF 12    C. Subject to the City’s review and acceptance, a certificate of insurance showing the  proper endorsements, shall be delivered to the City before performing the Work.    D. Consultant shall provide the City with written notice of any policy cancellation, within  two (2) business days of their receipt of such notice.    14. Delays: Consultant is not responsible for delays caused by factors beyond the  Consultant’s reasonable control. When such delays beyond the Consultant’s reasonable  control occur, the City agrees the Consultant is not responsible for damages, nor shall the  Consultant be deemed to be in default of the Agreement.    15. Successors and Assigns: Neither the City nor the Consultant shall assign, transfer or  encumber any rights, duties or interests accruing from this Agreement without the  written consent of the other.    16. Notices: Any notice required under this Agreement will be in writing, addressed to the  appropriate party at the address which appears below (as modified in writing from time  to time by such party), and given personally, by registered or certified mail, return receipt  requested, by facsimile or by nationally recognized overnight courier service. Time period  for notices shall be deemed to have commenced upon the date of receipt, EXCEPT  facsimile delivery will be deemed to have commenced on the first business day following  transmission. Email and telephone may be used for purposes of administering the  Agreement, but should not be used to give any formal notice required by the Agreement.    CITY OF RENTON    Ed VanValey  1055 South Grady Way  Renton, WA 98057  Phone: (425) 430‐6524  evanvaley@rentonwa.gov    CONSULTANT    David Foster  3646 ‐ 48th Ave SW  Seattle, WA 98116  Phone: (206) 372‐8523  Davidfoster9@gmail.com        17. Discrimination Prohibited: Except to the extent permitted by a bona fide occupational  qualification, the Consultant agrees as follows:  A. Consultant, and Consultant’s agents, employees, representatives, and volunteers  with regard to the Work performed or to be performed under this Agreement, shall  not discriminate on the basis of race, color, sex, religion, nationality, creed, marital  status, sexual orientation or preference, age (except minimum age and retirement        PAGE 7 OF 12    provisions), honorably discharged veteran or military status, or the presence of any  sensory, mental or physical handicap, unless based upon a bona fide occupational  qualification in relationship to hiring and employment, in employment or application  for employment, the administration of the delivery of Work or any other benefits  under this Agreement, or procurement of materials or supplies.    B. The Consultant will take affirmative action to insure that applicants are employed and  that employees are treated during employment without regard to their race, creed,  color, national origin, sex, age, sexual orientation, physical, sensory or mental  handicaps, or marital status. Such action shall include, but not be limited to the  following employment, upgrading, demotion or transfer, recruitment or recruitment  advertising, layoff or termination, rates of pay or other forms of compensation and  selection for training.    C. If the Consultant fails to comply with any of this Agreement’s non‐discrimination  provisions, the City shall have the right, at its option, to cancel the Agreement in  whole or in part.    D. The Consultant is responsible to be aware of and in compliance with all federal, state  and local laws and regulations that may affect the satisfactory completion of the  project, which includes but is not limited to fair labor laws, worker's compensation,  and Title VI of the Federal Civil Rights Act of 1964, and will comply with City of Renton  Council Resolution Number 4085.    18. Miscellaneous: The parties hereby acknowledge:  A. The City is not responsible to train or provide training for Consultant.    B. Consultant will not be reimbursed for job related expenses except to the extent  specifically agreed within the attached exhibits.    C. Consultant shall furnish all tools and/or materials necessary to perform the Work  except to the extent specifically agreed within the attached exhibits.    D. In the event special training, licensing, or certification is required for Consultant to  provide Work he/she will acquire or maintain such at his/her own expense and, if  Consultant employs, sub‐contracts, or otherwise assigns the responsibility to perform  the Work, said employee/sub‐contractor/assignee will acquire and or maintain such  training, licensing, or certification.            PAGE 8 OF 12    E. This is a non‐exclusive agreement and Consultant is free to provide his/her Work to  other entities, so long as there is no interruption or interference with the provision of  Work called for in this Agreement.    F. Consultant is responsible for his/her own insurance, including, but not limited to  health insurance.    G. Consultant is responsible for his/her own Worker’s Compensation coverage as well as  that for any persons employed by the Consultant.    19. Other Provisions:  A. Approval Authority. Each individual executing this Agreement on behalf of the City  and Consultant represents and warrants that such individuals are duly authorized to  execute and deliver this Agreement on behalf of the City or Consultant.    B. General Administration and Management. The City’s project manager is Ed VanValey,  Chief Administrative Officer. In providing Work, Consultant shall coordinate with the  City’s contract manager or his/her designee.    C. Amendment and Modification. This Agreement may be amended only by an  instrument in writing, duly executed by both Parties.    D. Conflicts. In the event of any inconsistencies between Consultant proposals and this  Agreement, the terms of this Agreement shall prevail. Any exhibits/attachments to  this Agreement are incorporated by reference only to the extent of the purpose for  which they are referenced within this Agreement. To the extent a Consultant  prepared exhibit conflicts with the terms in the body of this Agreement or contains  terms that are extraneous to the purpose for which it is referenced, the terms in the  body of this Agreement shall prevail and the extraneous terms shall not be  incorporated herein.    E. Governing Law. This Agreement shall be made in and shall be governed by and  interpreted in accordance with the laws of the State of Washington and the City of  Renton. Consultant and all of the Consultant’s employees shall perform the Work in  accordance with all applicable federal, state, county and city laws, codes and  ordinances.    F. Joint Drafting Effort. This Agreement shall be considered for all purposes as prepared  by the joint efforts of the Parties and shall not be construed against one party or the  PAGE 9 OF 12 other as a result of the preparation, substitution, submission or other event of  negotiation, drafting or execution.  G.Jurisdiction and Venue. Any lawsuit or legal action brought by any party to enforce or interpret this Agreement or any of its terms or covenants shall be brought in the King County Superior Court for the State of Washington at the Maleng Regional Justice Center in Kent, King County, Washington, or its replacement or successor.  Consultant hereby expressly consents to the personal and exclusive jurisdiction and venue of such court even if Consultant is a foreign corporation not registered with the State of Washington. H.Severability. A court of competent jurisdiction’s determination that any provision or part of this Agreement is illegal or unenforceable shall not cancel or invalidate the remainder of this Agreement, which shall remain in full force and effect. I.Sole and Entire Agreement. This Agreement contains the entire agreement of the Parties and any representations or understandings, whether oral or written, not incorporated are excluded. J.Time is of the Essence. Time is of the essence of this Agreement and each and all of its provisions in which performance is a factor. Adherence to completion dates set forth in the description of the Work is essential to the Consultant’s performance of this Agreement. K.Third‐Party Beneficiaries. Nothing in this Agreement is intended to, nor shall be construed to give any rights or benefits in the Agreement to anyone other than the Parties, and all duties and responsibilities undertaken pursuant to this Agreement will be for the sole and exclusive benefit of the Parties and no one else. L.Binding Effect. The Parties each bind themselves, their partners, successors, assigns, and legal representatives to the other party to this Agreement, and to the partners, successors, assigns, and legal representatives of such other party with respect to all covenants of the Agreement. M.Waivers. All waivers shall be in writing and signed by the waiving party. Either party’s failure to enforce any provision of this Agreement shall not be a waiver and shall not prevent either the City or Consultant from enforcing that provision or any other provision of this Agreement in the future. Waiver of breach of any provision of this Agreement shall not be deemed to be a waiver of any prior or subsequent breach unless it is expressly waived in writing. CamScanner 11/02/2022       PAGE 11 OF 12    EXHIBIT A – SCOPE OF WORK    By‐Contract State Lobbyist ‐‐ 2023 Listing of Priorities & Work Items  2023 Key Projects and Deliverables     Capital Budget  o Work on pursuing funding for outdoor square/public plaza associated with the  renovation of the Pavilion Building (“Logan Place Market”) to complement FY  2023 federal funds. Suggest maximum ask of $2M  o Ensure repurposing/reallocation of $206,000 from 2020 Capital Budget so funds  can be applied toward 300 Building demolition and modular unit that provides  emergency sheltering, mental health services, homeless feeding program.  o Strongly support Doug Baldwin Foundation ‘ask’ of $1.75M to fully address  Family First Community Center funding gap.  o Support – if put forward by Rep. Bergquist – capital funds for phased (DNR)  portions of Sam Chastain Trail project  o If brought forward, strongly support effort by South King County law  enforcement, fire, and medical providers for 988‐related funding.     Transportation and Transportation Revenue Package  o Work on pursuing $2 million in 2023‐25 Transportation Budget for SR  167/Rainier and Grady Way study of best ways to minimize BRT delays.  o Ensure N. 8th Direct Access Ramp stays on 2027‐29 construction schedule in any  updates of “Move Ahead Washington” construction schedule.  o Work to ensure earliest possible funding and construction schedule for $6  million Eastrail “south corridor” allocation within Move Ahead Washington.     Racial Justice & Equity  o At regional, state, and federal levels, work on pursuit of funding that can better  enable Renton to assist with bolstering opportunities for communities of color,  underserved communities, and marginalized communities     Fiscal Matters  o Help ensure that “state‐shared revenues” are protected and seek to maximize  revenue flexibility for Renton and other local governments     Public Safety  o Help lead Blake reform measures at the state level.        PAGE 12 OF 12    o Help lead efforts to properly fund Basic Law Enforcement Academy and  establishment of new regional academies.  o Strong support for continued 988 funding and policy legislation.    Structure of position and ongoing Work Items   The city CAO will serve as the point of contact – transitioning to direct report to new  Regional Affairs Director when brought on board.   Provide weekly reports and convene weekly check‐in meetings with Mayor and  Department Heads during Session   Report and check‐in with Council at the halfway point of a session or the first cutoff  deadline for bills of 2023 Session   Produce final Session Report and follow up plan for post‐Session   Conduct necessary follow‐up work and meetings with area State Legislative Delegation.   Available as needed and where potential impacts on state legislative and regulatory  front during interim period   Available to assist on particular projects and initiatives where state funding, state  regulatory assistance, or state contacts are a significant component, such as Family First  Community Center, Sound Transit items, Eastrail, Sunset Area/Affordable Housing,  “1590” funds, etc.